開會開會　開了還是不會？

不少上班族提到開會，要不是感到四肢無力，總覺得會議一點意義也沒有，既耽誤時間、又討論不出結論，要不就是根本無法落實決議，由於「會無好會」，導致大家益發不喜歡開會、厭倦開會、逃避開會。

但是，難道開會一定得這麼痛苦不可？沒有開會的好辦法嗎？富軒達管理顧問總經理葉作建直指問題的核心在於：「弄不清楚會議的目的，沒有周詳的會議策略」。

關鍵祕訣一：
先確定要「決」還是「議」

什麼是「會議的目的」？簡單地說，開會到底是為了「議」？還是「決」？葉作建解釋， 「議」就是有討論的空間，開會的目的，是徵詢大家的意見，作為決策前的參考；「決」則是由上到下的布達，政令宣導，命令交代下來後，務必貫徹執行，沒有太多商量的餘地。

「就是因為常常搞錯開會到底是為了『議』還是『決』，很多會議明明只是單方面的『決』，卻讓其他人造成錯誤的期待，結果就會產生『反正上面都決定了，不聽我們的意見，那還開什麼會』的不滿聲浪。」如果開會的目的是為了「議」，葉作建提醒，搞清楚問題的關鍵，將左右會議的成敗。

召開會議不外乎為了解決問題，但參加會議的人可曾真的想過，提出的問題到底是「真問題」還是「假問題」？葉作建舉例，「業績不好，大家討論的方向是怎樣激勵夥伴，怎樣增加拜訪，但根本沒想到，或不願意承認真正的問題在於產品賣相差。」問題問錯了，開會當然沒有效果。

關鍵祕訣二：
研擬策略 提高實踐效率

「會議策略」則是有心開好會的人都應該學習的技巧。所謂的「會議」，從字面上可以解釋為「眾人集會決議」，要怎麼讓其他人同意、接受你的意見，事先策略的擬定與沙盤推演絕對不可少。會議是難得的舞台，若把握時機，在平日難以直接接觸的上級長官、大老闆面前好好表現一番，在公司的地位可望不同凡響；然而水能載舟亦能覆舟，該如何在會議上提案、建言？學問相當大！

葉作建祭出六字真言「天時、地利、人和」。「天時」、「地利」是指在正確的時間講正確的話，「人和」則是重視、尊重他人以獲得支持。「新進員工往往急於表現，疏忽了『人和』的部分」，葉作建觀察到，未經會前的溝通協調，常常會發生得不到財務、人事、行政等其他部門的支持，甚至自己部門的配合，即使有再好的提案也是枉然。

「你是不是應該先與部門主管取得共識，藉由他的嘴巴把想法提出來，一方面公信力比較夠，一方面把功勞歸給你的主管，一旦你的主管獲得提拔，他當然不會忘了你。」葉作建提醒，「如果你今天的成就是因為你在會議上幹掉某某人，其他人對你的防備心絕對會升級，也有可能你的中階主管會在更高層的主管面前捅你一刀，『某某人辦事不牢，只會說不會做』，何必犯下損人不利己的行為呢？」

關鍵祕訣三：
完善會後管理　畫下漂亮休止符

開完了會，若不持續追蹤決議事項是否明確傳達，交辦事項是否確實執行，執行進度是否充分 掌控，就算開再多的會也只是浪費時間。日本人對於會後管理的極高效率，讓葉作建印象深刻。

他回憶， 日方在會前會時，就會明確要求當日參與會議的人必須擁有決策權，不必向上回報，以免之後花費過多的時間在等候回應；會議上直接分配指派任務，也會要求在場人士當下畫押執行的進度與時間。

葉作建強調，日本人的開會方式有許多值得我們借鏡、學習之處；一場流暢、成功的會議，與會人必須了解自己的溝通目標，進行充分的計畫和準備工作，最後持續不斷地追蹤、落實會議決策，才能讓會議畫下完美的休止符。

劉必榮的四點談判小技巧

在會議上，除了討論決議某些事項，有時候也免不了會遇到與合作對象談判的機會。東吳大學政治系教授、和風談判學院主持人劉必榮表示，談判大致上區分為「術」、「藝」、「道」三個階層；談判的「術」，泛指一般說話技巧；談判的「藝」重點在於說話的節奏，關鍵在於什麼時候該快？該慢？什麼時候應該讓步？什麼時候又該堅持？談判的「道」，則是利用人、時、事三大要素，抓住解決衝突的機會。

劉必榮解釋，談判與辯論的重點十分不一樣，「談判，是賺對方的心；辯論，是封對方的口。」談判時不能光想著駁倒對方，否則不可能建立長久關係；務必用問問題的方式，觸碰到對方感覺，引導出真實感受。

想要透過談判達成協議，而非讓關係破裂，劉必榮提出4點值得學習的小技巧：

第1點 支撐立場
當你說出：「我認為比較『公平』的解決方案是……」意味著你的決策後面有「公平」兩字支撐，對方不認同你的看法時，就必須拿出另一個「公平」的解決辦法。

第2點 引導思緒
引導對方的思考，你可以說：「你有沒有想過，我們可以一起把餅做大……」意思是指：「如果你想過，那我聽聽你的意見，如果沒有，那不妨聽聽我的意見。」

第3點 模糊空間
當你想拒絕別人，又不願把話說死，保留轉圜的空間，不妨說：「以目前的情形來說，答案是No。」但以後仍有機會變Yes。

第4點 做出小結
為了掌握談判的節奏，避免超出控制，不管談判是否已經有了結果，你都可以說：「雖然目前沒達成共識，但大家都很清楚彼此的立場了，相信再給我們一點時間，一定可以找到讓大家都滿意的方案，不妨在某某時間，我們再談如何？」