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任何會議都提早十分鐘到

任何會議都提早十分鐘到

2014-12-07 14:21

日本有句諺語說「眼為心聲」,自己的右眼看著對方的右眼,傳達出的訊息會比嘴巴說出來的還要多。你的動作、手勢、服裝、翹腳姿勢,都是語言。

懂得「閒聊」,工作更順利 
 
「對了,之前你不是去打高爾夫球賽,怎麼樣,成績如何?」
 
「怕我會忘記,先拿給你。之前大嫂不是說想吃玫瑰果醬嗎?剛好今天經過就買過來了。」
 
懂得在進入正題之前知道如何「閒聊」的人,工作會更順利。這也是因為建立私人關係,比商務往來容易。對方竟然記得自己無意中說過的話,不管你是哪國人,一定都會感到開心。
 
在我就讀MBA的時候,有位專門教授創業精神、企業收購的人氣教授。那位教授在當老師之前,擔任某大企業的業務時所作的「閒聊資料庫」,到現在都還能派上用場。例如在跟客戶談話的時候,無意間得知對方的生日,便記錄下來回家後輸入在電腦的資料庫中。之後每年就能定期寄送電子生日賀卡給客戶。
 
因為閒聊,而獲知對方的興趣或家人的資訊,這種關係的建立對於獲得案件非常有幫助。「十五年前只有一面之緣的人,到現在每年還會寄送電子生日賀卡過來,不覺得很誇張嗎?」雖然會忍不住想這樣問,但其實很多人對於這種舉動感到十分窩心。 

歐美的商業文化常常讓人誤以為很冷酷,事實上很多頂尖菁英都將「閒聊」所得到的資訊存入資料庫中,活用於建立關係和推展業務上。
 
的確,「記住無意間的『閒聊』,之後還付諸實行」是非常能夠抓住人心的方式。以外資金融機構、企管顧問業為目標的學生經常會找我做就業諮詢,某次我無意中提到「我喜歡虎屋的羊羹和桃子果凍」,

結果那位學生在錄取後就真的送了虎屋的羊羹和桃子果凍來。
 
我除了由衷的佩服之外,也暗自決定「如果有需要幫忙的時候,我一定幫你!」。小小的體貼會換來莫大的回饋,這就是人際關係微妙之處。 
 
溝通不只是說話,肢體語言很重要 
 
日本有句諺語說「眼為心聲」,自己的右眼看著對方的右眼,傳達出的訊息會比嘴巴說出來的還要多。你的動作、手勢、服裝、翹腳姿勢,都是語言。
 
在MBA課程中專門教溝通和領導的教授曾說:「說話的時候手臂的位置、手掌的方向、聲音的音質,都會大大影響親和力和信任感。」 

這是有根據的。姿勢會讓肺活量和呼吸方式不一樣,造成體內氧氣濃度改變,讓音調、音質也隨之改變。尤其想要用手勢讓英語具象化,一定要在適合的時機加上抑揚頓挫,否則不會達到效果。實際看看歐美頂尖菁英的簡報,會讓人有種「好像明天開始就可以當總統」的錯覺,他們靈活使用眼神、手勢,以及腹式呼吸法,雄辯滔滔。還有像是使用整個身體一樣,誠懇聆聽你說的話。
 
在資金調度的會議上,大家都是雙手交疊的前傾姿勢,基本上說話時身體要往前推(為了給人誠懇、認真的印象)。非語言溝通不限於展現肢體語言。在會議中要把補充的資料交給客戶時,不是隔著桌子單手遞過去,而是站起來走到客戶身邊,微笑的雙手奉上。
 
只要能完美運用這些「非語言」的要素,說話技巧也能跟著提升許多。
 
所說的語言不同,喉嚨、胸部使用的部位也不一樣,結果就造成音調有所差異。有的美國人說話的時候動作和手勢都很誇張,因為這種方式適合美式英語的呼吸及音質。

別忘了在人類悠久的歷史中,我們的祖先長期是以非言語的方式來傳情達意。表情、音質、手臂的位置、服裝等,在溝通上都扮演重要角色。有的教授光靠講授這個主題,一年賺好幾億日圓。非語言溝通,是商業人士都該加強的一環。 
 
任何會議都提早十分鐘到 
 
會議遲到,在商場上可是傷及信用的嚴重問題。對於商業人士而言,沒有一種缺點像遲到這麼顯而易見,不管你實力如何都會被判出局。
 
在我過去工作的職場,從來沒有任何一位主管在會議上遲到。不管會議多麼繁多,即使還有連日國外出差的時差和疲憊,早上七點的早餐會報,全體成員都會提早十分鐘集合完畢。
 
在就讀MBA的時候,頂尖菁英出席的會議大家必然都是開會十分鐘前到齊,連參加派對都會準時出席。
 
過去我也有過慘痛的經驗,在MBA入學面試當天,計程車司機搞錯地方,結果一生一次的面試卻遲到了。還有在十年前,美國總經理主持的視訊電話會議,我竟然沒有出席,結果後來被主管嚴厲責罵。 有了這些經驗,我害怕遲到已經達到恐慌症的地步。
 
前些日子約了一位重要人物,早上八點半在新加坡浮爾頓酒店開會,想到可能會有招不到計程車或睡過頭的風險,所以我前一晚就住進飯店。
 
雖然「什麼事都要提前完成」的個性,以及「拖到最後不見棺材不掉淚」的個性,都屬於「與生俱來」的個性。但幸好只要透過適當訓練,便會得到改善。所以如果對於自己「都要拖到最後一刻才做的個性」有所自覺,只要有約會不要說十分鐘,至少應該提早二十分鐘到達。
 
早睡、早起、即時回覆
 
「早睡、早起、信件立即回覆」這是我所知的出色人才一定會實踐的原則。 

我和一些日本、韓國政府的前官員、國會議員,以及多位知名經營者偶爾會有一些連繫,他們之中特別出類拔萃的人,都是早上四點就起床。日本有句俗語說「早起三文錢」,我真的認為這些人每天都累積三文錢才當上官員和富豪。
 
他們怎麼看都比我還忙,但是電子郵件卻總是即時回覆。我連絡某國會議員時,沒想到這麼忙碌的他,立刻就回信給我了。在寫這本書的時候,我寫信跟某知名基金創始人(超級忙的人)報告此事,沒過幾分鐘就收到他的回信了。如果是二流菁英,經常可以看到總是「晚睡、晚起、不會即時回信」的人。
 
總是想著「明天早上再做……明天傍晚再做……到週末一定做……」結果往往機會就這麼溜走了。一旦不回信理虧在先,萬一哪天
有事相求,才會發現「糟了!現在怎麼有臉連絡!」而悔恨交加。 

商務人士的電子郵件總是一封封接著來,只要一延遲,也許最後就會淹沒在信件堆裡,永遠都不會看到。
 
這麼一來,接收新信件的速度比回信的頻率還快,結果未讀的信愈堆愈多,之後乾脆自暴自棄說:「全部都不要看好了。」
 
為了避免這種狀況發生,和朋友、同事喝酒不要續攤,盡量在晚上十一點前就趕快床上躺平。重要的是要早起,早上利用一個小時的時間,將待辦事項都列在紙上,信件也不要拖拖拉拉,要立即回覆才是。 
 
厚厚的簡報資料不會有魔法 
 
「我能夠獲得某國政府長年且規模龐大的顧問案,是因為我和其他競標的知名教授不一樣,在政府首腦面前的最終簡報,我只準備了一頁資料。」
 
這是以「藍海策略」聞名於世,歐洲工商管理學院的金偉燦教授跟我說的話。教授說視覺強而有力的一頁資料,比厚重充滿華麗圖表的資料更有說服力。
 
能在首相等級的最終簡報上只準備一頁資料,果然是有兩把刷子。其實客戶也都希望「簡報的資料愈短愈好」。顧問案的簡報資料,一百頁、兩百頁等也不稀奇。其實資料愈厚,就表示愈沒有內容。真正「有價值」也有自信可以提給客戶的「精華」只有二到三頁,剩下的都是食之無味棄之可惜,根本不需要的內容。

很多人都誤以為「資料厚厚一疊」,會讓客戶覺得「你好努力」,但客戶其實想說的是,「厚厚的資料不會有魔法(沒效果)」。
 
同樣的事情,上海中歐國際工商學院(我曾交換留學過的學校)專授投資銀行的教授也說過。這位教授曾擔任某大投資銀行某國分公司的投資銀行部門主管,過去最受客戶好評的簡報,只有三頁資料。 
 
又臭又長的簡報資料,不但做的人和看的人都浪費時間,而且容易模糊焦點,還會破壞森林。龐大無謂的作業應該被驅逐,提案資料能夠濃縮至一到三頁的重點精華就好。不過如果篩選出來的幾頁對聽者來說也沒什麼價值,那就會淪為是一場偷懶的簡報了。 
 
講究簡報技巧,不如一股熱情 
 
 與其去讀學不起來的簡報技巧,還不如問問自己,是不是很明確的知道「我真正想熱情傳達的訊息到底是什麼」。
 
以我自身的經驗來說,簡報、演講要好,只有一個重點,就是:「誠心傳達訊息」。簡報和演講好或不好,「說話者是否真心想要傳達訊息」,會有很大的影響。如果心裡面沒有想要傳達的事情,不管你寫什麼或說什麼,內容都會流於表面而且無趣。與其去研讀資訊滿滿的資料,更重要的應該是即使多少忘記細部內容,也要把你最想傳達的重點,也就是話題的骨幹弄明確,而且要有強烈表達的意念。 想要傳達什麼事的時候,與其講究技巧,還不如思考「什麼是非得傳達的訊息」。而誠懇和熱情,是簡報成功的要素。〈本文選自全書,曾琳之 整理〉

作者:金武貴
投資專家。1977年生,慶應義塾大學綜合政策學系畢業,歐洲工商管理學院(INSEAD)企管碩士,通曉日、韓、英、中四國語言。
大學畢業後進入世界最大外商金融機構的投資銀行部門,負責企業上市和資金調度工作;之後進入世界歷史最悠久的大型跨國顧問集團,負責規劃企業的發展策略,足跡遍及歐洲、美洲、亞洲等地。
2005年,在世界最大的外商資產管理公司擔任分析師,負責上市公司的調查與評估;後移居香港,改從事私募基金投資,經手亞洲、太平洋地區的投資業務。
由於多年近身與全球頂尖菁英共事的獨特工作經驗,在歐洲工商管理學院留學期間受邀為「東洋經濟ON LINE」主持「世界菁英直擊!」專欄,內容主要披露頂尖菁英們的奇聞軼事,不僅獲得日本廣大上班族的迴響,一年瀏覽人數更超過3000萬人次,成為該網站人氣第一的專欄。

出版:先覺出版社

書名:將世界菁英的工作方式整理成冊

 
目錄:
【台灣版序】 你好,下一位國際工作人!
【前  言】 一次學會頂尖菁英的工作奧義

序 章 世界頂尖菁英的七大共通特點
共通點一:「微小的堅持」是勝敗關鍵
共通點二:算盤打得精
共通點三:億萬富豪也很樸素
共通點四:信任與口碑重於一切
共通點五:無聊的工作也會做到完美
共通點六:效法「醫龍」,籌組「最強團隊」
共通點七:任何產業都一樣,「有長輩緣」很重要

向投資銀行的頂尖菁英學習
工作奧義一:眼前工作迅速、正確、大量的完成
頂尖菁英,重效率、有恆心
投資銀行,是「賺手續費的生意」
被丟進垃圾桶的辛苦,家常便飯
專業的眉角,就在文書處理能力
工作奧義二:獲得人望的六個祕訣
愈是居高位,愈要拓展人脈
沒有人脈的菁英,如同「坐領高薪的記者」
善於帶人的菁英的六個特點
在任何業界都會被尊敬的上司是……
一流的人都對自己的工作自豪
【關於投資銀行的 Q&A】

向企管顧問公司的頂尖菁英學習
工作奧義三:培養受人信賴的「傾聽力」
企管顧問最重要的特質:「親和力」
懂「傾聽」,才是好顧問
酒店的紅牌公關也適合當顧問?!
「傾聽力」,可不只是聽對方講話而已
工作奧義四:掌握問題並加以組織
藉由徹底「傾聽」,找出問題點
將問題「組織化」的三個步驟
工作奧義五:巧妙控制對方的期待值
一開始別讓對方「太滿意」
控制期待值,戀愛也適用
最重要的,是「不要承諾做不到的事」
「救火員」的共通點
【關於企管顧問公司的Q&A】

向資產管理公司的頂尖菁英學習
工作奧義六:不求大勝,但求持續成功
不求大勝,所以成為傳奇
短期進出,還是長期投資?
什麼是「高品質基金」?
「洞悉大局的能力」,造就少數的勝利者
不要在意別人,長期投資自己更重要
工作奧義七:不受常識所囿,逆勢操作
雜誌和鄉下大嬸,選股最佳反指標
法人利用「反向投資」致勝
專家都推薦的股票,會大漲嗎?
只冒自己能夠承受的風險
工作奧義八:勇於承認自己的錯誤
無法乾脆認錯的三個理由
要有勇於認錯的勇氣
保持冷靜、理性,不可讓情感沖昏頭
見微知著,小錯不理、大錯難彌
自己相信的事,並非絕對
隨時向前輩請益
【關於資產管理公司的Q&A】

向私募基金的頂尖菁英學習
私募基金和「禿鷹基金」有何不同?
工作奧義九:「擇善固執」與「透明」,取得信任
信任,就是一切
取得對方信任的三個重點
工作奧義十:創造「最強團隊」,而非一枝獨秀
打造「最強團隊」的三個要點
是否有共同的工作價值觀很重要
【關於私募基金的Q&A】
 
二流菁英與一流菁英的差別
工作奧義十一:一流菁英虛懷若谷,二流菁英華而不實
只有學歷漂亮的菁英,等於無能
愈飽滿的稻穗,頭垂得愈低
工作奧義十二:一流菁英關注社會,二流菁英埋頭苦幹
關注潮流,掌握市場關心的話題
工作奧義十三:一流菁英受人愛戴,二流菁英被人討厭
留意是否指派太多無謂工作
解雇的時候,要溫柔
工作奧義十四:一流菁英刻意被解雇,二流菁英被動離職
洞燭機先,縱使離職仍保有身價
工作奧義十五:就算無法成為一流,也要與一流為友
跟全世界交朋友

菁英們的愛情與婚姻
菁英結婚快,離婚也快
「辦公室戀情」很多的理由
菁英們的聯誼活動
高收入的菁英,喜歡什麼樣的女性?
典型美女難與菁英走入婚姻
結婚和投資一樣,時機很重要
東大畢業女菁英結不了婚的理由
企管顧問,也是最棒的結婚伴侶?
辦公室戀情也存在愛情騙子
投資銀行菁英們,習慣速食愛情
談感情也是短線思考的基金經理人
私募基金菁英們,勇於追求幸福
幫酒店小姐贖身的基金經理人,目的是?
無論是不是菁英,記得活得像個人

為什麼菁英離婚率高?
菁英間的婚姻維持不易
我的人生一事無成──東大美女菁英的心聲
一流菁英留學後便離婚的三個理由
再多榮華富貴,也比不上幸福的家庭

頂尖菁英的十二個工作小撇步
菁英溝通術一:懂得「閒聊」,工作更順利
菁英溝通術二:溝通不只是說話,肢體語言很重要
菁英時間管理術一:任何會議都提早十分鐘到
菁英時間管理術二:早睡、早起、即時回覆
菁英簡報術一:厚厚的資料不會有魔法
菁英簡報術二:講究技巧,不如一股熱情
菁英人脈術一:手寫賀卡的力量
菁英人脈術二:交際費不能省,顧禮數也固交情
菁英宴客術一:選擇餐廳要謹慎,飲食文化要掌握
菁英宴客術二:宴客不談公事,才叫「賓至如歸」
菁英社交術一:隨時準備自己的「電梯簡報」
菁英社交術二:成為辦公室政治的專家

【後  記】 做你所愛,走向世界

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