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想提升效率,得先知道犯錯的原因

想提升效率,得先知道犯錯的原因

2015-07-06 14:23

沒做事前計畫只憑想法和感情進行工作,便會發生許多失誤。如果在這個時候,能夠停下來分析出「為什麼會犯錯」的原因,肯定就不會一再重複同樣的失敗。

錯誤是成長、改善的線索,可以成為助力

錯誤是壞蛋、令人嫌惡的敵人?不對,若用長遠的眼光來看,它可以成為你強大的援軍。從失敗中成長,並獲得經驗,這一點也不言過其實。

很多事起因或許只是一點小事,卻造成我們意想不到的後果,而且損害嚴重程度也令人大吃一驚,我們事後往往會感覺相當後悔,並且做了一番事後反省,而這反省,正是一種資產。

各位知道PDCA管理循環這個詞彙嗎?為慎重起見再確認一遍,Plan =計畫、Do =執行、Check =回顧、Action =改善。

沒做事前計畫只憑想法和感情進行工作,便會發生許多失誤。如果在這個時候,能夠停下來分析出「為什麼會犯錯」的原因,肯定就不會一再重複同樣的失敗。

換句話說,只會一直不斷重複Do的人完全沒有學到教訓。相反地,若是認真地回顧核檢狀況,到了下一回,就會因為想要改善情況而訂立相關計畫。

就拿學生時代的考試為例子吧。如果使用電腦閱卷答案卡作答,光是一個答案格畫錯,就有可能從100分變成0分。所以,要是考試時間為60分鐘的話,就得在一開始時考慮好時間分配,先用50分鐘將問題作完一遍,剩下的10分鐘則用來檢查,一旦發現錯誤就能及時修正。

和讀書一樣,回顧檢查在預防工作失誤方面也相當重要。只要能夠回答這張表裡提出的3個問題,就可以完成PDCA管理循環,因此請大家一定要試著寫寫看。事實→分析理由→明明白白地將教訓化成文字,從今以後每犯一次錯都要在筆記本裡留下記錄。




說起來,幾個月前我聽到一件很有趣的事情。那時我與客戶公司的女職員私底下約好一起吃午餐,當時我在位於名古屋某間高樓大廈的41樓餐廳等候,可是她似乎誤以為是14樓,結果在辦公樓層徘徊打轉了一陣子,後來她才坦白跟我說,「其實我還滿常出現這類數字倒錯的失誤」。

她在金融機關裡擔任的是行政事務訓練員,需要站在指導的立場上巡視現場,工作起來乾脆俐落,總是給人一種『能幹』的印象,我從來沒見過她出錯的樣子,那時我才知道她還是有弱點。然而,為何她能在工作上保持正確無誤呢,說起來正是因為她可以客觀地找出自己的弱點,對在工作中經手處理的數字常會做二次、三次的確認。

就像這個樣子,你應該也會有容易犯錯的面向,以及相應的防範對策才是。

在我的情況中,我有點驕傲自己至今從來沒有延誤過交期,可是去年卻頭一次不小心忘記研討會文件的交件日期,還讓合作公司督促提醒。原因應該是撐過了忙碌高峰期以後,緊張感一下子放鬆的緣故吧。仔細一看,明明記事本上清楚寫著交件日期,而自己卻一點也沒察覺。從那天以後,我就力行「打開並直立在桌面上」以增加翻閱記事本的次數。

如果能從這類失敗經驗中取得線索,並且重點針對自己的弱點採取因應對策,就可以在日常生活中減少錯誤發生的機率。

雖然做事出錯讓人一時之間陷入低潮是沒辦法的事情,但還請積極正面地找出問題所在吧。無論如何,要冷靜下來思考「該怎麼做才能充分運用這次錯誤所得到的教訓」。

留點時間放空,更能集中精神

繼優先順序之後,來談談提高集中力的方法。

據說人類的集中力最長可持續90分鐘。比較好懂一點的說法就是大學的上課時間。




這樣的話,以上班時間從早上9點到下午5點的情況看來,最少上午12點前要休息一次,中間夾著午休,直到下午1點到5點為止必須要有3次休息時間。

為了正確無誤地創造出成果,集中力是不可或缺的條件。現在本來就是壓力過多的時代,沒有適當休息,持續保持在充滿緊張感的工作狀態會讓身心方面受到傷害喔。

因此我有個建議。要不要特意留點時間放空、浪費,讓工作分出輕重緩急,以提高集中力呢?

我覺得近年來,職場上逐漸喪失了互相幫助的精神,造成這種現象的原因有好幾種。

譬如說,在秉持成果主義,拉大薪資差距的企業裡,同事之間互相敵對,也出現不想教、更不想轉交工作給別人的員工。

另外,以電子郵件往來的方式取代電話成為主流,常常辦公室裡一片靜悄悄地只聽得到敲打鍵盤咔噠咔噠的聲響,其中甚至還有「禁止聊天」的工作場所,這樣一來,也難怪報告、聯絡、商談等等流程會變得很難用口頭方式進行。

關於職場環境方面,我也可以說說自己的經驗談。我在重回職場到成為講師的過程中,曾經在許多業界工作過,依照打工、計時人員、派遣員工、自由業的順序,體驗了各式各樣的雇傭型態。

其中有個工作環境,上司監督控管十分的嚴格,只要誰閒聊了一句還是兩句,上司就會生氣並大喊「吵死了!」。同時更禁止我們站在走廊講話,員工只得忍住想說的話,每天戰戰兢兢地工作。

相反地,在別的職場裡,上司規定「3點為休息時間」,讓大家養成一邊喝茶一邊閒聊幾分鐘的習慣。

要是一看到有人對著電腦皺眉頭,毫不猶豫便開口說「去休息一下吧」。有時主管也會拿零錢到辦公室隔壁的便利商店買點心和冰淇淋給我們3個部下。

雖然沒有嚴格規定休息時間,不過大概都是用10∼15分鐘的時間,聊聊家庭、健康、工作上的失敗經驗,還有被客戶褒獎稱讚的記錄等等,也讓這個職場裡的成員互相了解並且擁有很高的凝聚力。「到下班前再加把勁囉!」休息之後,也可產生自我激勵的效果。

人類不是機器,集中力終究有個極限。所以我認為休息一下喝個茶,與同事談天說笑會很有效。比起僵硬緊繃的工作場合,讓人放鬆的環境反倒更能提高集中力,不是嗎?

不過這2個環境的差異,取決於上司的想法,年輕職員或是在一個公司資歷尚淺的時候,很難去改變整個職場環境,所以請找出充滿個人風格的工作規律吧。

比方說,在辦公桌抽屜裡偷偷放置裝有茶水、點心的「獎勵盒」,也是一種方式,還可以在To Do List寫上「○○結束之後喝茶」之類的安排。

〈本文選自全書 李幸臻 整理〉

作者:
鈴木 真理子
Vitamin M公司 董事長


1968年在東京出生。共立女子大學畢業之後,進入三井海上火災保險公司(現三井住友海上)任職。歷經損害調查部、人事部人才開發室等職務後離職結婚。而後,認真地檢視個人經歷,謀求二度就業。並決定更進一步磨練「表達」、「說話」、「書寫」能力,以邁向講師之路。2006年設立Vitamin M公司,擔任董事長。

現在,透過眾多企業研修、公開研討會,指導超過3萬名以上的企業人士。以「正確迅速的工作,讓身心康健有活力」為宗旨,開發輕鬆有趣、不煩膩又有益處的方案,並廣獲好評。除了講師工作外,也接觸以報章雜誌為首的媒體採訪、原稿執筆等等,活動範圍十分廣泛。

書名:效率UP!準時下班的77個工作神技



出版:東販出版


目錄:
前言
第1章 電子郵件.商業文書 篇

01 撰寫郵件之前制定作戰計畫……16
02 內文太長的郵件沒人想讀……18
03 在書寫本文之前插入附加檔案……20
04 對方的公司名稱與名字絕對不能有錯……22
05 將休假預定放在郵件署名處……24
06 收件匣的郵件控制在5封以內……26
07 季節問候語統一使用「目前」……28
08 用紅字標出文書裡改寫的地方……30
09 FAX單要填入正確的情報……32
10 重要郵件和FAX需取得「收到」的回覆……34
11 將主觀視角改成客觀視角……36
12 藉由估價單或確認表解決「轉告問題」……38
13 重要文件需妥善備份後再寄出……40

第2章 整理.整頓 篇

14 辦公桌面不要堆放東西……44
15 文件不可平放、堆疊……46
16 丟掉過時的文件……48
17 無法丟棄的文件就收納在電腦裡……50
18 拿出來的文件要放回原位……52
19 檔案名稱要添加日期……54
20 各種文具都有一個……56
21 制定規則,解決沒有庫存的情況……58
22 利用袋子收納法解決忘記東西……60
23 製作出差用品清單……62

第3章 備忘.筆記 篇

24 要隨時攜帶便條紙與筆記用具……66
25 在聯絡便條中寫下優先順序……68
26 防止便條紙遺失!……70
27 『帝國飯店流』個人垃圾筒……72
28 筆記要1頁1個案子……74
29 與公司之外的人見面時,要用『病歷式筆記本』……76
30 下達指令者也要寫下備忘……78
31 將談話要點寫在便利貼上……80
32 交換名片之後要在空白處寫下註記……82
33 一注意到需要修正或改善的地方就當場修改……84
34 別把用於發表的備忘錄寫成文章……86
35 以會議記錄留下證據……88

第4章 溝通.報連相 篇

36 依照6W3H聆聽指示……92
37 報告得注重時機與順序……94
38 在進行到3成的時候做個中間報告……96
39 可以解決事情忘記傳達的編號……98
40 難以啟齒的事情要用聲音表達……100
41 消除誤解的表達方法……102
42 自行判斷很危險……104
43 偶爾說「做不到」也沒有關係……106
44 將個人行動視覺化……108
45 若要與成員共享情報就採用對話……110
46 電話轉接要以2次為限……112

第5章 行事曆.時間管理 篇

47 運用數位方式管理行事曆時的注意要點……116
48 手帳要用可消除的筆書寫……118
49 時間估算要正確……120
50 設置預備日……122
51 在TO DO List裡加入時間……124
52 提交工作方面,設置『You截止日期』與『My截止日期』……126
53 製作檢查表……128
54 做出空檔時間選單……130
55 新幹線要用網路預約……132
56 網路搜索不分散注意力……134
57 10分鐘前行動主義……136
58 會議目標要先決定下來……138

第6章 工作習慣 篇

59 「另存新檔」風險較高……142
60 要時常備份以及更新個人情報……144
61 需要再手動計算,確認Excel的總金額……146
62 想郵寄的物品,在走到郵局之前都要拿在手上……148
63 使用手冊要自己製作……150
64 一旦犯錯,就用漫畫對白框書寫反省註解……152
65 臨時插入的工作適用「書籤作戰」……154
66 不要約在車站會合……156
67 名片絕對不可以用完……158
68 別在辦公桌前飲食……160
69 也可用手指點確認!……162
70 來做風險預測圖吧……164

第7章 每一天的心理準備 篇

71 完全不會犯錯的人並不存在……168
72 錯誤是成長、改善的線索,可以成為助力……172
73 減少錯誤的措施……176
74 獲得成果者與無法做出成果者的不同之處……180
75 有點浪費,更能集中精神……184
76 將理所當然的事情轉變成強項!……188
77 若能消除錯誤,機會之神便會降臨……192

結語

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