清單學：管理人生的重要能力

作者︰李笑來

 

清單從來都是最有效的組織工具之一。據說用來組織或者管理的清單可以分為很多種，如任務清單、待處理清單、核對清單等。儘管我個人覺得那麼仔細地分辨這些概念沒有多大意義，但我確實認為清單本身非常有用，製作清單、運用清單確實是一種需要練習的重要能力。

先說一個清單給我帶來好處的例子。

很久以前，我發現自己到超市買東西之後經常懊惱：「怎麼又有兩樣東西忘買了呢？ ！」於是，我便養成了去超市之前列清單的習慣。具體的過程是：如果我決定今天去超市買東西，那麼，早上醒來，我會在一張紙上記下要買的東西，然後把這張紙貼在牆上的小白板上，而不是直接去超市。一般來講，到了上午九點，我可能會突然想起來還有一件東西應該加到這個清單中，到了十點還可能要補一件，而十一點也許又要加上一件……下午兩點的時候，我就可以去超市了。

每找到一樣東西，就在清單的相應位置上打一個勾；確定在超市裡找不到的，就在清單的相應位置上畫一個叉。這樣，我就不會因為忘記買某些東西而懊惱了。
製作這個清單的好處，我已經說清楚了。不過還有個細節需要說明：如果我沒有製作這個清單，那麼回到家之後為了自己的粗心懊惱不已時，我所面臨的情況可能有兩種—我要買的東西超市裡確實有，但我忘了買；我要買的東西超市裡根本沒有，再去了也沒用。

可以想像，當我懊惱不已卻又不得不重返超市，發現自己面臨的竟然是第二種情況時的反應—氣個半死，卻無可奈何。可有一點是確定的：時間已經被我浪費了。

當然，還有一種情況是當時忘了買，回家之後也記不起來，許多天後才想起自己還沒有買那件東西—實際上，這樣的人不在少數。

所以，製作一個清單，往往會使自己做事井井有條，並保證自己不會白白浪費時間。在長期使用清單的過程中，我發現有些經驗確實值得分享。

最方便的清單工具是紙和筆

最好有一個本子，裡面夾著一支筆—隨身攜帶。

我建議，儘量不要使用安裝在桌上型或筆記型電腦上的清單管理軟體—儘管那些程式都設計得非常好，但它們卻遠不如紙和筆來得方便、有效。桌上型電腦不大可能隨身攜帶，筆記型電腦倒是可以隨身攜帶，但遠比紙和筆笨重，而且從待機狀態恢復到工作狀態往往需要等待—更要命的是，萬一中途斷電還可能造成檔案損壞。

現在雖然有很多更加精巧的電子產品，如個人數位助理（Personal Digital Assistant，簡稱PDA）、智慧型手機等，但我依然不建議就此放棄紙和筆。而完全依靠它們，因為它們的價格還是相對昂貴，作業系統及配套軟體依然不是非常可靠，電池續航問題還沒有得到徹底解決，輸入依然不夠方便……

紙和筆很難被完全代替的另一個重要原因是：除了紙筆，我們很難再找到可以用來隨手寫寫畫畫的工具了。很多時候，畫比寫重要，哪怕可能僅僅是畫一個圈或者幾個箭頭而已。

清單沒必要工整

清單的讀者往往只有我們自己，所以清單只要自己能看懂就夠了。

用最簡便的方式製作清單才最合理：大量的縮寫、箭頭、線條，以及各種各樣的符號和圈框……除了極少數情況，一般來說，整理自己的清單、重新謄寫自己的清單，或者替自己的清單分類，幾乎都是徹頭徹尾地浪費時間。

每個人都有整潔的習慣，只不過表現的方式不同。例如，我可以忍受房間裡稍微亂一點，也常常拖上好一段時間才去理髮，但絕對不能忍受書架上的哪怕一點點不規矩，或者自己的電腦桌面上有任何多餘的圖示。這些整潔的習慣可能有價值，也可能無意義，這只有經過思考才能確定。就像我，曾經突然發現自己著迷於把各種清單做得工工整整，但這對實現清單的價值而言毫無意義，純粹是在浪費時間。想明白這一點後，我就開始有意識地控制自己，讓自己不要去做那些沒有實際意義的事情。

清單一定要隨手可及

如上所述，清單不用太規矩。可以用鉛筆、鋼筆、圓珠筆、簽字筆，或者任何其他可以寫出字的筆寫下—當然，不推薦使用毛筆。可以用任何一個本子上的任意一頁紙，可以用專門的黃色便利貼，也可以用牆上的白版……方便第一。

但有一件事需要照規矩來：清單必須隨手可及。如果你一整天都在家裡，清單記在你一抬頭就可以看見的白板上可能會好一些；如果你一整天都在辦公室，在辦公桌圍欄上貼黃色便利貼是不錯的選擇；如果你能確定今天要做的工作幾乎都是在電腦上完成的，作業系統內建的便利貼小工具用起來就非常方便；如果你今天要在外工作，可能會去好幾個地方，智慧手機或者隨身攜帶的小筆記本才是合適的選擇。

順帶一提，我並不喜歡那些花稍的、價格昂貴的、甚至是皮質封面的「高級筆記本」，往往中看不中用。搞笑的是，我在一個朋友那裡看到他有很多這種高級的本子，但都是新的。我很奇怪，問他為什麼不用，他說，這麼精美的本子，有點捨不得寫東西上去。我暈！對一個筆記本而言，精美與否其實並不重要，實現價值的關鍵在於隨時可以看到，隨時可以書寫和標記。

最重要的任務永遠只有一個

我見過很多專家講解任務的重要和緊急與否之間的關係，以及如何分配任務的優先順序。道理是很清楚的：先做既重要又緊急的；不重要又不緊急的當然不用理會；緊急卻不重要的，也可不必理會；可如果是重要卻不緊急的，反倒得優先處理……然而，透過我的觀察發現，大多數人面臨的真正問題並不是弄不清楚這個道理，而是無從分辨「真的重要」和「顯得重要」，以及「真的緊急」和「顯得緊急」。

判斷一件事情是否真的重要，標準只有一個：是否對目標（無論是長期還是短期）的實現有益。不過，判斷一項任務是否真的緊急，標準卻並不好找，因為人總會覺得每一件事都很緊急。

事實上，真正緊急的事少之又少，「十萬火急」幾乎只出現在故事裡。如果不信，你可以嘗試把所有覺得緊急的事情延遲一段時間再處理，如此堅持一個月左右。現實會讓我們明白，那些事情實際上沒有那麼緊急。所以，評價任務只需要一個判斷標準，那就是：它是否真的重要。再往後的道理一目了然：最重要的任務永遠只有一個—真正對實現目標有幫助的任務。

製作專門的下一階段任務清單

在按照清單逐一完成任務的過程中，我們會發現自己的創造能力激增。每次完成清單中的一個小項目，我們就會在心情愉悅的同時不由自主地展望未來，然後就有了新鮮的主意，甚至覺得自己太有才了！於是，我們會覺得這個清單的其他部分有修改的必要了……

但是，等一下！除非萬不得已，否則千萬不要在整個任務完成之前中途更改清單中的項目。一旦這麼做了，那隨之而來的就是發現自己「有必要」不停地更改這個清單中的某個或多個專案，最終甚至會導致整個任務永遠無法完成。

所以，如果有了什麼新鮮的主意，不用放棄—那太可惜了—只需要啟用另一個清單，標題是「下一階段任務清單」，把它們記下來就好。然後，馬上回到當前的任務清單，專注在現在應該完成的任務上。如果你又有了新鮮的主意，如法炮製即可。這樣做的好處在於：一方面，不會影響當前任務的進度；另一方面，在當前任務完成之後，那個「下一階段任務清單」上已經有相當數量、非常具體的待處理項目了，這些源於自己的新鮮主意，無法強求，做了歡喜。