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主管多說一句話,反而造成反效果

主管多說一句話,反而造成反效果

大田出版

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2016-08-28 17:06

其他會讓人反感的說話方式還有「不斷說自己的事」「用威嚇的命令口吻說話」「馬上下結論」「說話時總是拿自己和其他人做比較」。還有,有些主管給部屬添了麻煩,要道歉時,卻說:「真的給大家添了莫大的麻煩,但是,我也想請大家理解我想說的。」

作者︰有川真由美Mayumi Arikawa 
 
主管好不容易指導部屬,卻造成反效果,多餘的一句話會招致部屬反感。

有些人會用討人厭的方式說話,比如讓人冒火的說話方式、動不動就傷人的說話方式、冷冷疏遠對方的說話方式等,這些應該是變成那種人的「習慣」了吧?
  
習慣只說自己想說的話,不顧對方和周圍,因為完全缺少「稍微思考一下」的步驟,換句話說就是缺乏「體貼」吧。
  
這樣的人大多沒有自覺,不知不覺就讓別人心情不好,變成被漸漸疏遠的人。
我也曾經在一個讓我覺得「改變一下說話方式會更好……」的主管手下工作過。
  
他要請部屬工作時,就會說這種討厭的話:
「這件事雖然想要麻煩你,可是如果你像之前那樣犯錯的話,我會很困擾。」
聽到這樣就會很想說:「那不然你去拜託別人啊。」
「這個工作對你而言也是個機會,我很看好你,請好好做,不要犯錯了喔。」
  
如果他能這樣說,就會讓人覺得被信賴,而燃起鬥志……
而且,那位主管還會對犯錯而意志消沉的人邊嘆氣邊說:
「我就知道你會這麼做。」
如此說會讓人覺得:「那主管你就要好好幫忙啊。」
  
「沒關係,一定有辦法解決的,一起來想對策吧。」
如果能這樣鼓勵一下,別人也會心存感激,下定決心「我要跟隨他」!
說話方式是左右人的一生的重要技巧。
  
我問了周遭朋友:「討厭主管怎麼樣的說話方式?」大家可以滔滔不絕講出一堆,大多數的人都有過「不那麼說也不會怎樣吧!」的場面,例如:
  
C朋友說:「主管在教訓我時,說『大家也這麼想』,我一方面很難過,一方面覺得他把責任推給周遭的人,真的很卑鄙,真受不了。我雖然認為他說得沒錯,不過也強烈覺得那種主管說的話,我才不想聽呢!」
  
就像這樣,主管好不容易指導部屬,卻造成反效果,多餘的一句話會招致部屬反感,部屬即使有反省,下次工作時也不會注意,這樣無法從根本解決問題。
  
另外,E朋友也說:「有位主管講話大概都會以『這個月的營業額完全不能看啊』這種否定或消極的說法當開場白,希望他至少說句『大家都經歷了一番苦戰吧』,這樣部屬的士氣也不會下降。在平常的對話裡,也總是以『可是』『不過』等反話為開頭,這樣旁人就覺得被否定。」
  
不管說什麼都從否定的字眼當開頭的主管,只要一開口,(即使沒有講出讓人討厭的話)大家就會反射式地想「他這次又要說什麼了」,會讓部屬陷入不安的情緒裡。
  
其他會讓人反感的說話方式還有「不斷說自己的事」「用威嚇的命令口吻說話」「馬上下結論」「說話時總是拿自己和其他人做比較」。還有,有些主管給部屬添了麻煩,要道歉時,卻說:「真的給大家添了莫大的麻煩,但是,我也想請大家理解我想說的。」有人覺得這種特別講得很有禮貌的說話方式,反而更讓人感到強烈的攻擊性。
  
只要隨時注意說話的習慣,就可以改變。首先,建議在跟對方說話時,先深呼吸一次,再開口。
  
然後,並不是想「『自己』要說什麼?」而是想「要怎麼說才能讓『對方』懂?」之後再把話說出來。
  
例如想對因工作沒做好而找藉口的部屬說:「別盡找些有的沒的的藉口!」時,先呼吸緩緩情緒。
如果和對方的信任關係夠深厚,直接講,對方也能理解。
  
可是,如果信任關係還不夠深厚,我常用的方法就是先給對方肯定,最後再以肯定為結尾的「三明治說話方式」。會用開朗的語氣說:「我了解整件事情經過了,不過請不要想做不到的理由,而是要想想怎麼樣才能做到,你是做得到的,加油!」這樣部屬也不會情緒低落。
  
還有,有時用「商量對話方法」也有效,有時我會問:「有遇到什麼問題嗎?」貫徹聽取對方意見的做法,這樣,有時對方也會說:「可是這樣不行耶,我要好好振作才行。」他自己就會解決了。

這樣的溝通方式正是女性擅長的,不是嗎?

以前有位和我一起工作的女性主管,在工作上出了問題,整個團隊陷入沉重鬱悶的氣氛時,她買了很多可樂餅,笑著說:「來吧,先把肚子填飽吧,有精神後,再來想接下來的作戰計畫!」所有人都因為這句話而安心了。她雖然會在一些小地方很要求,不過對於大事,她就不生氣了。如果只是責備部屬說:「到底是哪裡沒做好?」「接下來到底要怎麼做?」部屬也只會焦急,讓事情更加惡化而已。
  
另外,我還有位朋友是女社長,她進公司後,或是要和人見面時,一定會漱口。
「這是不讓我說出來的話傷到任何人的魔法,我也不喜歡傷到別人,也不喜歡哪天因為這樣反而讓自己受傷,傷人完全沒任何好處呀!」
女性領導人完全不需要戰鬥就能贏。只要靠高明的說話方式,即使對方是敵人,也可以讓他變成自己的夥伴。
 
(本文選自全書,周政池整理)

作者︰有川真由美Mayumi Arikawa

作家、攝影家,鹿兒島縣始良市人。
台灣國立高雄第一科技大學應用日語科碩士課程畢業。
曾擔任過補習班講師、服飾店店長、和服穿著講師、婚禮顧問、自由編輯等,活用諸多不同職業的經驗,主要致力於寫給工作中的女性看的散文並舉辦演講,同時旅行世界四十個國家以上,也寫旅行散文。

出版:大田出版

書名:成為人氣女主管的50個point:寫給強悍又溫柔的未來領導者
 

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