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別因為小細節,害你的專業減分 留意3 個常見錯誤讓表格不NG

別因為小細節,害你的專業減分 留意3 個常見錯誤讓表格不NG

楊善婷

個人成長

達志

外商超強圖表Excel

2018-03-14 11:25

要做出「好看」的報表,除了正確性之外,在儲存格格式的安排上,也要多加留心,若是忽略重要的小細節,反而會讓人看不下去;如此一來,即使報表做得再好,也會事倍功半。以下幾個NG的表格毛病,要特別小心。

NG1. 內容與格線太緊密

 

一般微軟預設列高是16.5,這樣的列高製作出來的表格,文字間的空隙較小,容易有擁擠沾黏的感覺;但只要將列高稍微調整,例如改為18以上,就可以讓文字間有較多空隙。

在欄寬的部分若只用適合數字大小的欄寬,同樣也會形成擁擠感;但若將欄寬修改為10,不僅讓數字與數字間有較大的空隙,更可以讓閱讀者可以清楚閱讀。

 

列高、欄寬過窄,造成內容產生擁擠感。

 

可以從上方「常用」標籤中「儲存格」中的「格式」去調整欄列的寬度和高度。

 

NG2. 數字沒有千分位符號

 

一份報表最重要的靈魂就是在數字的部分,但若數字超過百分位卻沒有標記 (,) 符號的話,閱讀者就必須一個一個數字去算出它的位數,若是數字太大,例如:萬元、百萬元、千萬元、億元,更會影響閱讀。但若是加上了位數的符號,就可以讓閱讀者快速掌握數字,所以位數符號對報表來說可是不可或缺的大功臣!

 

沒有千分位的數字,無法讓人一眼掌握。

 

選取表格後按右鍵,點「儲存格格式」。

 

再從左欄的「數值」裡去設定。

 

設定完成後,報表數字讓人一目了然。

 

NG3. 留下無意義的空格

表格中如果突然有空格的話,可能會讓人覺得疑惑,不知道是本來就空的,還是遺漏了什麼資訊。

我們可以在不須填入內容的儲存格標示「N/A」,「N/A」是notapplicable(不適用)的縮寫;一般儲存格中若沒有公式存在就不會自動出現「N/A」,所以我們在不須填入資料的空格填入「N/A」,一方面讓報表製作者清楚此為不須填入資料的儲存格外,另一方面也可以讓閱讀者清楚知道該儲存格為無須填入資料的空值。

 

表格中有空格,會讓人覺得是否有遺漏資料。

 

在不用填入資料的空格填入「N/A」,較不會引發誤會。

本文摘自今周刊特刊<​外商超強圖表EXCEL>

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