經常聽到學生說，希望英文Email可以寫得更「精準」。但哪裡不精準，要如何才叫精準，也說不上來。這裡給大家幾個方向。
1. 給事實，不要用籠統的概念
要精確，最好能夠給事實。就像如果你說，今天很熱，聽到的人其實不知道多熱。但你說今天高溫39°C，那就到底有多熱也就清楚了。比較這兩句：
（感覺）Mark’s work is bad. Mark的報告很糟。
（事實）Mark’s reports contain statistical and factual errors. Mark的報告有數字錯誤，也有和事實出入之處。
一般我們最熟悉的字good/bad/soon/many就是造成訊息模糊的元凶。調整最好的方法，就是給據體的事實
- many→ 1,000 or 500 to 1,000
- early → 5 a.m.
- most → 92.9 percent
- others → business partners
- very rich → a millionaire
- soon → 7 p.m., Tuesday
- Good job →You’ve worked for a long time
2. 代名詞濫用，會造成誤解
代名詞的使用不恰當，很多母語人士也可能犯這樣的錯。來看例句：
（不準）Bill would like those delivered to Jake ASAP. He needs to make a decision right away.
Bill希望這些能趕快遞送給Jake。他必須立即做決定。
這裡的he是Bill還是Jake，這句話就讓人搞不清楚，誰要做決定。
（準）Bill would like those delivered to Jake ASAP. Jake needs to make a decision right away.
3. Write like you speak：怎麼說就怎麼寫
這是商業書信的通則：怎麼說就怎麼寫。我們平常講話不用attached please find/ per our conversation這一類用字，信件裡也別用了，講白話文給人親切感，感覺活在當代。
（拗口）Please be advised that the conference will end at 4:00 instead of 3:30.
（白話）The conference will end at 4:00 instead of 3:30.
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拗口 |
白話 |
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please find attached （附件請看） |
I have attached attached is |
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please be advised that （請注意..） |
直接去掉 |
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per your request （按你的要求…） |
as you requested |
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per our conversation (就我們討論的…) |
as we discussed |
4. 不要老套
有些句子其實沒有錯，但看多了覺得陳腔濫調、像沒誠意的套版。
（老套）Please do not hesitate to contact me. 請別猶豫，隨時可以聯繫我。
還不如用口語化，直接一點的句子，來得更真誠：
Please call me. 請打電話給我。
Send me an email. 發郵件給我。
I would be glad to answer any questions. 我很樂意回答你的問題。
Please call me with any suggestions. 有任何建議請打電話給我。
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