怕破壞同事情誼，許多人寧可忍氣吞聲，卻發現問題始終沒有改善。日本溝通大師戶田久實認為，適當的負面回饋，反而更有機會帶來正向改變。
提供負面回饋的時刻1：造成其他人的困擾
當團隊成員在工作上犯了錯，有些人因為經驗不足，無法想像自己對周圍的人造成多大的困擾，也有人不明白自己的錯誤帶來多大的影響。所以，為了幫助對方建立具體的畫面，反覆溝通是非常重要。
請向當事人確認事實後，試著像這樣告訴他：「因為你沒有分享資訊，導致收件方延誤處理。客戶是由整個團隊負責的，你這麼做，甚至可能損害其他一直努力付出的夥伴，以及與客戶之間的信任關係喔！」
像這樣給予回饋，可以幫助當事人理解：自己的行動對周遭的人造成哪些困擾、產生哪些影響。
讓對方意識到自己造成困擾
給予負面回饋時，如果這樣說：「你知道自己帶給周遭的人多大的困擾嗎？」、「大家都說你造成他們的困擾了。」可能會導致當事人過度消沉，覺得「原來大家都這麼想。我被夥伴討厭了……」
因此請有意識地改用這樣的說法：「你也是團隊裡重要的一員，希望今後你能這樣做。」尤其是多人團隊共同合作時，如果不把握時機及時修正，甚至可能會影響到其他成員的表現。要是當事人沒有意識到自己造成其他人的困擾，可能會招致夥伴不滿、彼此關係惡化。若進一步放任不管，甚至可能引發對主管的不信任，埋怨起：「主管為什麼都不提醒他？」
如果有成員對周圍的人造成困擾，就要持續溝通，直到對方能夠理解自己的失誤造成了什麼樣的影響。
提供負面回饋的時刻2：希望對方加以改善
希望對方改善時，當然必須告訴他：「希望你能改掉這些地方。」如果不讓對方理解到以下這兩點，問題就會每況愈下：
▪現狀。
▪該如何改變才好。
就拿回饋部屬製作的資料為例：「這頁加入圖表之後，變得非常容易理解呢！不過，從這頁開始的內容沒有附上佐證資料，導致缺乏說服力。能夠請你針對這個部分再予以補充嗎？」
即使是指出有待改善之處，也請將「希望改進的部分」搭配「優點」一併告訴對方。這麼一來，就能讓對方知道哪些部分沒問題，今後又該如何做出改變才好。如果當事人並沒有意識到自己需要改變，結果也不會變好。
因此，為了讓情況多少有所好轉，這種「希望你能改善」的回饋，還是要盡早告訴對方。
提供負面回饋的時刻3：想要傳達自己的負面心情
當同事對周圍的人造成困擾時，有時候也必須將自己的情緒表達出來。近年來，也有不少主管刻意不在工作場合將情緒帶入對話之中，但主動揭露情緒，有時也能讓對方理解事態的嚴重性：「這樣的情況一直持續下去，會讓我非常困擾。」
如果不把情緒也化為語言說出來，對方就不會知道。整個團隊都知道主管在不安或擔心什麼，做事時也會多一層考量：「主管說這件事讓他很困擾，所以這裡必須謹慎推進。」
表達情緒，不代表就是情緒化
說到底，表達負面情緒只是推進工作的其中一種手段，與情緒化地抱怨或發牢騷完全不同。如果對方的行為遲遲沒有改善，除了告知事實，也要讓對方知道周遭的人可能因此有了什麼樣的感覺。
「如果你一直沒有分享資訊，有些夥伴會很擔心喔！」
「如果發生這種事，夥伴們也不知道該如何應對喔！」
為了讓彼此能相互理解並體貼對方的處境，從而做出更好的行為選擇，不妨試著將包含負面心情在內的感受，也如實回饋給對方吧。
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