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六點下班 績效大好!

六點下班 績效大好!

小室淑惠

個人成長

ShutterStock

699期

2010-05-13 10:06

工作時間越長,做的工作越多?盯著員工,才能掌握工作進度?小室淑惠累積超過600家公司的諮詢能量顛覆傳統思惟,告訴大家,即使讓員工六點準時下班,也能把工作迅速準確地完成。

改變團隊的時候,必須以大家都了解的客觀事實為基礎,第一步就是管理者與員工必須共同掌握團隊的現狀。

我首先會推薦「晨間郵件」。作法很簡單,只要規定每位員工透過電子郵件把當天的預定行程寄給管理者,並且讓團隊的所有成員共享資訊。管理者也要把自己的預定行程傳給所有員工,就這麼簡單。

書寫「晨間郵件」時,有四個注意事項:時間以十五分鐘為一單位、工作與估計時間要一併考慮、不要期待靠加班完成工作,要訂定一個可以在上班時間完成工作的時間表,以及訂出各項工作的優先順序。

 

每天兩郵件 掌握員工工作狀況

 

前一天就要先想好隔天須進行的工作。這樣當天上午只要把估計時間填好寄出去就可以了。在還沒習慣之前,有時候光是一封晨間郵件就要耗費數十分鐘,但習慣之後,大約五分鐘就可以完成這項工作。

 

收到員工傳來的「晨間郵件」後,管理者要確認估計的時間與工作安排的優先順序。藉此就能夠明白員工是否正確了解工作的內容。

 

例如,員工在晨間郵件中寫著「製作企畫書三小時」。如果管理者要求的是草案的話,就可以指示「不用花到三個小時,花一個小時歸納整理,先傳大綱給我看就好。」如果可以留到隔日再做的工作被列為優先處理,也可以指示員工調整工作順序。

 

「晨間郵件」是報告預定的工作安排,而「傍晚郵件」則是報告實際的工作情況。具體來說,每一位員工在結束一天的工作之前,必須針對「晨間郵件」的內容工作追加以下三項資料,然後寄給管理者。

 

三項資料是估計時間與實際花費時間的差距、思考做得好與做得不好的部分,以及隔天的預定事項。

 

管理者確認「傍晚郵件」並且提出建議,然後寄回給員工。

 

這時,就算員工沒有完成「晨間郵件」裡的預定工作,管理者也絕對不能不分青紅皂白地斥責員工。反而需要優先找出員工的優點與做得好的地方,並且給予稱讚。

 

接著,再針對沒有按照預定計畫完成的部分,請員工自己思考「為什麼這項工作會超出時間?」聽聽看員工的回答,再給予「下次應該可以這樣做」的建議。

 

在傍晚郵件中的「反省的部分與做得好的部分」,必須要求員工把重點放在「得到誰的支援」。這麼做的話,員工就會意識到自己不是獨自一個人完成工作。管理者也可以知道表面上看不到的「支援他人的員工」的存在。

 

靠郵件往返 掌握工作執行進度

 

「晨間郵件」與「傍晚郵件」其實是我在待產時想出來的方法。

 

當時我的公司即將成立,該做的事堆積如山,而我又因為即將生產而住院,在醫院裡很擔心工作是否順利進行。但是,醫院裡又不能使用電話,於是,我便要求員工利用郵件把一天的預定工作與實際的完成狀況傳給我。

 

早上員工傳郵件來,報告今天打算要進行哪些工作。接著,我會再依照個別狀況加上短評「這樣很好」,或是「這樣的優先順序好像不對?」之後,再寄回給員工。

 

到了下班時間,員工會傳來這樣的郵件:「您今天辛苦了,我現在要回去了。今天完成了A工作,B工作的完成期限已經延後了,所以明天再做。」

 

在這樣的郵件往返之中,我突然驚覺「咦?感覺比在辦公室裡的時候還清楚員工的工作狀況。」

 

在辦公室的時候,我總是不停地盯著員工在做些什麼,好藉此把握工作進度。然後,部下在我面前工作時,也會忍不住說:「你應該這樣做啦。」如此一來,原本依照自己步調工作的部下不僅被我搞得焦慮不安,同時自己的工作量也增加許多。

(本文摘自第二部,陶曉嫚整理)


6點全部下班!打造黃金團隊的祕密武器

作者︰小室淑惠
1975年生於東京,曾服務於資生堂公司,2006年成立工作與生活均衡發展顧問公司,協助過600多家公司進行內部改革。現任日本內閣府「工作與生活均衡發展促進評量部」委員,著有《獲得成果又能準時下班的時間管理術》等書。

譯者:陳美瑛
出版:麥田(2010年5月9日)


師父:那些我在課堂外學會的本事
作者︰諾姆.布羅斯基、鮑.柏林罕
譯者︰林茂昌
出版:早安財經

內文簡介︰每個人都有生意上的師父,但他們在當我們師父時,我們未必察覺。而這些師父的教誨與生意邏輯,對我們的人生產生了潛移默化的效果,成了心智的習慣。

 

創業前,先想清楚這5件事
作者︰費南多.德里亞斯迪貝斯
譯者︰呂佩憶
出版︰遠流出版

內文簡介︰95%的新創事業在5年內會關門大吉,大部分創業指南專注在技術性的過程,卻忽略了創業前的自我省思。作者研究出創業失敗常見的5大類14個因素,幫你排除錯誤!

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