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大老闆管理時間3金律

大老闆管理時間3金律

時間就是金錢,對一般人是如此,對曾經身在1分鐘就有千萬資金之差金融市場的周文德更是如此,對他來說,懂得善用時間,更能創造效益與財富。

攤開康搏顧問公司創辦人周文德的履歷表,25歲升上台灣IBM業務經理,兩年取得美國華頓商學院MBA與國際關係雙碩士,並進入金融業的殺戮戰場--紐約摩根士丹利投資銀行(Morgan Stanley)工作,每週工作超過100小時。爾後一路高升匯豐銀行環球投資銀行大中華區董事總經理、英商渣打銀行台灣環球企業金融董事總經理等。

 

直到2010年,周文德離開國際職場,創業當老闆,成立管理顧問公司,擔任多家科技大廠的管理顧問,回首過去職場生涯,周文德直言,除了專業能力,懂得掌控時間,不被時間綁住是他贏得財富與績效主要關鍵之一。

 

確實,有效率的時間管理是創造財富與績效的必備功夫。管理大師彼得.杜拉克(Peter F. Druck)在其著作《杜拉克談高效能的5個習慣》便談到,想要成為有效能的經營者,要練習5種管理習慣,其中之一是有效的管理時間。

 

杜拉克也進一步指出,組織愈龐大,管理者實際擁有的時間愈少,愈需要知道自己把時間花在哪裡,並且要懂得好好管理自己可支配的少量時間。

 

金律1:專注做某件事 減少時間被切割

 

對此,周文德很有感觸,他笑說,累積將近30年的工作歷程,他發現一項有趣的現象,在過去,只有少數位處高位的人會覺得自己非常忙碌,現在則是無論從事何種工作、哪一個位階的人都會覺得自己忙碌不堪。

 

周文德笑說,常看到年輕同事坐在辦公桌前,電腦螢幕顯示的,除了正在進行的工作,還會有各式訊息不斷傳進來,同時放在一旁的手機APP、LINE也會一直發出鈴聲,年輕同事原本心想:「瞄一眼,看看誰找我就好。」

 

結果年輕同事卻花了10分鐘在回覆訊息,後來第二個、第三個訊息又湧入,導致原本的1小時空檔,立刻剩下20分鐘,可見一般人常感到忙碌,常有時間過於零破碎的焦慮感,其實大部分原因來自個人所為。

 

對此,周文德也很有體會,過去,他也是是手機與通訊設備不離手,但擔任科技大廠顧問後,周文德經常一進到科技公司便被要求關機或不得上網,「剛開始也會擔心漏接訊息,」後來某天他排了一整天會議,直到傍晚才打開手機,當下他發現所有信件與訊息根本花不到30分鐘,便可處理完畢。

 

自此,他更深刻體認到,所有事都要立刻處理與回覆也是造成時間漏洞的迷思。其實,周文德從工作以來,即使再忙碌,也會想辦法幫自己保留專注的時間,「當你專注於某事時,會發現就算只有30分鐘,也能創造出3小時的效益。」

 

金律2:掌握每天行程 抓出未來可用的時間

 

專注能創造小時間的大效益。「確實腦袋空空,口袋空空,」周文德直言,想要用時間賺取財富的另一項必要關鍵是,提升思考力,並能夠時時清楚自己的下一步,同時也要懂得掌控時間,譬如周文德與人開會時,常碰到對方告訴他:「我再回去看看公司的行事曆,我再確認一下時間。」他認為,這無形中已顯現出對方對自我時間掌控度不高。

 

周文德的習慣是隨時整理公司與個人行事曆,並同步輸入到自己專屬的行事曆表,隨身攜帶,這樣不管臨時要增加會議,或需要多出時間與客戶溝通,他都能隨時規畫時間,而且任何零碎小時都不漏掉。

 

為了幫時間抓漏,周文德還會如同記帳般,每天針對當天的所有行程,舉凡是午間小睡片刻、寫報告多花30分鐘等,都會詳實記錄,並記載所花時間,周文德笑說:「記錄過去的時間與規畫未來的時間是同等重要,」他認為,做好每一件大小事的時間記錄,才能從中抓出未來可善用的零碎時間。

 

金律3:釐清事情輕重緩急 時間運用更有效益

 

除了不浪費時間,周文德也非常懂得為每一個小時間創造效益。基本上,零碎時間有時很難預測,常常聽到人們說:「我現在有空檔,可以來做什麼……。」結果發現所需資料都不在手上,可見想要善用零碎時間,便要備齊工具在手。

 

對此,周文德很有方法,他善用科技工具,譬如隨身攜帶平板電腦,並定期把目前正在進行的工作存檔在平板電腦,而且把所有相關的聯絡資訊都同步輸入到平板電腦與手機中,如此一來,當他突然有零碎空檔時間,便能立刻工作或完成聯繫事項。

 

同時,周文德認為,既然可掌控時間愈來愈少,不如幫自己創造時間,像是周文德每天準時7點鐘起床,先利用早起的1小時禪坐,保持思緒與情緒的穩定度,之後再親自動筆寫下每天的「To Do List」。

 

怎麼寫?周文德運用減法原則,他認為:「事情並非做得多、做得快,就會做得好。」既然現代可掌控的時間愈來愈少,就必須愈來愈懂得先做重要、緊急、必定要做的事,這樣才能真正創造時間的效益。

 

坐而言,不如起而行,透過周文德的時間管理方法,相信你也能善用零碎時間,創造想像不到的意外收穫。

 

向大老闆學時間管理態度

 

細數周文德的工作歷程,除了靠有效率的時間管理為自己創造財富外,周文德也仔細觀察了身旁許多高階經理人與大老闆的時間管理哲學:


 
1. 懂得要求別人遷就自己:
 
 
也許你會說:「他是大老闆才能這樣做。」其實,這是一種對於掌控自我時間的態度,仔細回想,一般人確實經常因為遷就別人,而造成時間被切得很破碎,無法好好運用。
 
 
譬如,你明明覺得早上10點開會,會卡住時間,卻為了遷就別人而答應,其實你不妨試著多問對方一句:「是否可提早1小時?」其它舉凡剪頭髮、上館子吃飯等生活瑣事,一般人也常常在遷就別人的時間。

 
2. 授權與分工:
 
 
別把所有工作攔在自己身上,適當分配工作,你更有餘裕做更重要的事。試想每人1天有24小時,假如有5個人一齊工作,一共就有120小時可應用,因此可善用它人的才能,創造出時間的效益。

 
如何判斷事情的輕重緩急?
 
 
想要善用零碎時間,就要懂得判斷事情處理的先後順序,成功學大師史蒂芬.柯維(Stephen R. Covey)在其著作《與成功有約》便幫讀者整理出事情處理先後順序的建議:

 
1.緊急與重要的:危機或急迫的問題。
 
2.重要的,但不緊急的:可幫助提升產能,或防患未然的事務。
 
3.緊急的,但不重要的:例如某些會議、必要而不重要的問題。
 
4.不緊急,也不重要的:例如對事情沒有幫助的信件與訊息等。
 
 

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