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高明職場禮儀:商務用餐時如何脫穎而出?

高明職場禮儀:商務用餐時如何脫穎而出?

遠流出版

個人成長

2014-12-18 16:47

許多生意機會都是在午餐時做對而成功,或是做錯而搞砸的。不論是招待者或是來賓都應該考慮的一些小細節,以確保順利和最享受的商務用餐。

用餐禮儀才是大考驗

商務用餐

別人建議一起吃午餐可不是因為覺得我們看起來很餓,需要吃一頓!午餐或任何其他商務用餐,小自一杯咖啡,大至正式晚宴,都是脫穎而出、與眾不同絕佳的機會。

許多生意機會都是在午餐時做對而成功,或是做錯而搞砸的。不論是招待者或是來賓都應該考慮的一些小細節,以確保順利而且最有收穫和最享受的商務用餐。而且要記住,所有規範休閒與正式用餐的規定都是要確保商務用餐與娛樂體驗能更輕鬆,而不是更困難。

其實,用餐前、用餐時及用餐後的一些小事,都是非常明確的小差異,一旦做到,就會有很大功效。你在餐桌上的行為舉止可能會帶來信任,展現這些特定的細微差異、了解用餐禮儀、建立起信任感、培養重要的人際關係、以各種積極的方式脫穎而出、讓事業更上一層樓。

餐廳裡的商務用餐
 
選擇餐廳......
由誰決定該去哪裡用餐?是邀請者,還是受邀者?
正解:邀請者根據自己對受邀者的了解選擇餐廳。
 
你該如何知道受邀者喜歡哪間餐廳?
你和對方一開始是怎麼認識的?通常是透過雙方都敬重的第三人。所以,詢問雙方都敬重的第三人,也就是所謂的守門人:「某先生女士喜歡去哪裡用餐?」
 
「我真的有那麼令你重視?你竟然會建議要和我見面,你甚至來接我、帶我去我最喜歡的餐廳?你怎麼會知道「喬伊小館」是我最喜歡的餐廳?」主動這麼做可以讓你邀請的對象感到榮幸,做得好的話,也能讓人對你留下好印象。
 
這是個微妙的差異;同樣的也能反映在商場上:你這位邀請人(未來的新廠商/服務供應商)還會多花時間、多付出心力調查、事先練習、精通並優秀地執行哪些其他事。結果是與你用餐的對象會覺得:「我信任你,我想和你做生意。」
 
前往餐廳......
提議親自接送來賓—不論有沒有司機。

因為每天都有壓力和時間限制,我們都需要「停工的時間」。因此,雖然接送對方的提議未必會被接受,但是會被正面地看待,而且肯定會被感謝。提議做這件事就會讓你與眾不同。
 
在餐廳見面......
情況:你們同意在餐廳見面,而且你先到了。
正解:站在等候區,準備好親自招呼並接待你的來賓。
規則:來賓抵達前,絕對不要坐下。
請站著,不論是站在外面(在氣候允許的情況下)還是站在接待區並把右手空出來,在來賓抵達時握手。
 
「準時」其實是遲到。要遵守「十五分鐘原則」。(至少)提早十五分鐘抵達……你還有事情要先做!而且你一定要先到。約定日的前一天先以電子郵件或電話聯絡再次確認。事先交換行動電話號碼,以防意外,然後把電話開機直到所有人都抵達為止。

如果你在用餐時也在等待一通非常重要的電話或訊息......
不必告訴來賓相關的細節。事先告知和你一起用餐的人,你可能會接到一通重要的來電,然後把手機設定為震動。如果電話打來時,向其他人道歉(不必告訴對方原因)然後到餐廳外面或是洗手間去接電話—來賓看不到的任何地方都可以,才不會令他們覺得別的事,比出席這場餐會還更重要,你出席的原因,應該是在非辦公環境下和對方相處。在沒有雙方同意的情況下,智慧型手機及其他資訊科技裝置絕對不該出現在餐桌上。

在餐廳裡
預先安排......
 
你已經先訂了位。提早抵達以便:
選擇桌子。
向服務生自我介紹,並記住他們的名字。
與服務人員一起查看座位安排。
查看點餐的順序。
事先安排付帳的事。
熟悉餐廳裡的一切,包括裡面的洗手間,因為你可不希望被任何人提出問題時,你只能回答「不知道」。
 
前往座位
根據位階、身分,讓來賓直接跟著領班走。你是有禮的主辦人,應該要最後一位走向桌子,不論性別為何。

注意:在美國,要讓最重要的人直接跟著領班,這是表示對於對方的敬重。社交場合則不同:如果一位男士和一位女士見面用社交性的晚餐,要由女士直接跟著領班。
在歐洲,主辦人,也就是男士應該帶路,以便查看餐廳的安全性。

請注意:商場上並沒有性別規定。女性主辦人應該讓來賓—不分男女—先跟著領班走,主辦人再跟在後面。雖然如此,但大部分的男士都很有風度,會讓女士優先。還有,為了避免互向過度禮讓,原則上,女士在禮讓過一次後,女性主辦人可以客氣地接受對方的好意並且先行。
 
座位......
主辦人的座位
主辦人坐在桌首。桌首的位置要視房間的門在哪裡而定,因為幾乎每個人都會看著入口。面對門的座位能讓主辦人、或任何試圖掌控情況的人控制桌子以及屋內的情形,知道哪些人進來、哪些人出去、哪些人靠近……等等。
 
座位順序
對最重要的人表示尊重,就讓他坐在主辦人的右側。
次重要的人則坐在主辦人左邊。共同主辦人則是坐在主辦人正對面的座位,這樣兩人就可以一起透過視線、無聲的信號和肢體語言掌握屋內的情況。

有共同主辦人時的座位:
• 最重要的人坐在主辦人的右側。
• 次重要的人坐在共同主辦人的右側。
• 第三重要的人坐在主辦人的左側。
• 第四重要的人坐在共同主辦人的左側。
• 其他來賓則是分散在桌子的左右側。
例外:一定要提供來賓最好的景觀、最舒適的座位、長椅。

坐下之後,先查看時間......
一坐下,在你想打開菜單時,先看一下時間然後問來賓:「我們可以在這邊待多久?」並遵守時間限制。這麼做展現出你的體貼和尊重。把這個重要的資訊告訴服務生,並依此安排用餐的過程。這麼做會被注意,而且會被欣賞,而且讓來賓有時間做後續要做的事,他就會對你印象深刻。

通常,來賓可能會說只有一個小時,但是可能最後你們在一起的時間更久,這並不奇怪,這肯定是很棒的情況!不論如何,禮貌上和為了展現體貼,最好還是先問。詢問對方的時間是很好的做法,會被別人記得你的好並感激。

點餐......
當你坐下來時,就是一個掌控用餐環境的機會,展現你身為主辦人的角色並脫穎而出。
在詢問過時間後,立即建議所有人看菜單並點餐,才能把時間花在彼此的身上。否則,你可能會失去這個好不容易能見面的時間。這麼做能展現出你有效率、想得遠、尊重別人,並掌控商務午餐的情況。
 
點酒精類飲料......
來賓點了一杯葡萄酒。但你並不想要喝雞尾酒,或是(不管是什麼理由)你根本不喝酒。
 
你該不該點杯葡萄酒或雞尾酒,這樣你的來賓才不會自己喝酒?
說到酒精類飲料,很多人因為不同的原因而不喝酒,例如宗教、健康、身材、品味、酒精的影響、想在商務用餐時維持頭腦清醒等。沒有必要引起注意,或解釋何不點酒精類飲料。

點一杯非酒精類飲料。可以考慮點蔓越莓汁、礦泉水或是柳橙類飲料,例如一半冰茶、一半檸檬汁的飲料,或是汽泡類飲料,例如汽泡水或是薑汁汽水。除了白開水,什麼都可以點。
點酒

點酒也是一個脫穎而出的機會,或是如果不懂這門藝術,就是個出糗的機會。如果主辦人知道其中一位來賓很懂葡萄酒,可以客氣地請來賓點酒。確認來賓是否要喝一杯或是多喝幾杯,再決定是否要點一整瓶。 

拒絕飲酒......
許多人會選擇不在商務用餐(或任何)場合飲酒。如果你基於任何理由,不希望面前有酒杯,可以客氣地拒絕服務生或是侍酒師給你酒杯。如果你面前有酒杯,而且服務生為你上酒,拒絕的時候也是個脫穎而出的機會:
用食指和中指在酒杯上揮動,表示不要喝酒。
 
倒酒......
倒至酒杯頂端留兩根手指寬度的空間。
 
如何拿酒杯......
用前三隻手指握酒杯:姆指、食指、中指。有杯腳的酒杯應該盡可能拿著杯腳,盡可能接近杯身底部。
雞尾酒杯應該用前三隻手指拿著,也要盡可能拿著杯身底部,而且一定要配合使用杯墊

餐具擺放
餐具


餐具的擺放,包括如何放置餐具以及使用哪些及何時使用,都可能令人感到困擾;展現你知道該怎麼做自然能讓形象不言而喻。
使用餐具的順序是從擺在最外面的餐具先用,再往裡面使用。
 
重點瀏覽—用餐的基本事項
•叉子永遠都在左邊。
•刀子和湯匙永遠都在右邊。

•如果你忘了,記得:「叉子」(fork)和「左」(left)都是四個字母,「刀子」(knife)、「湯匙」(spoon)和「右」(right)都是五個字母。
 
其他基本重點
•固體永遠在左邊(固體包括:沙拉、麵包、奶油、湯等等)。
•飲料永遠在右邊(飲料包括:水、酒、咖啡、茶等等)。

•如果你忘了,記得用左手姆指和食指形成字母b,用右手姆指和食指形成字母d—b是麵包(bread)、d則是飲料(drink)。或者,可以想BMW: B — 麵包、M — 主餐、W — 水。不管哪個對你有用就行。
 
餐巾放在哪裡
餐巾:放在盤子左側,或是放在晚餐、主盤上面—不是叉子下面。
如果來賓穿黑色服裝,你可以提供黑色餐巾(以減少綿絮)。高級的餐廳和外燴公司愈來愈常這麼做。
 
甜點叉和湯匙
甜點叉和湯匙水平放置在主菜盤或主盤上方。
 
點菜—其他事項
點菜的順序......

 
安排點餐的順序如下:
•主賓(坐在主辦人右側)一定先點餐。
•接下來:同桌的女士點餐。
•接下來:男士點餐。
•最後:主辦人點餐。
 
情況:來賓點了開胃菜、湯、沙拉和熱主菜。你是主辦人,但你只想點一份簡單的沙拉。
不論個人的喜好如何,高明的主辦人應該配合一同用餐者的餐點,這樣來賓才不會在吃東西時被你尷尬地看著。而且,你為了義務才點這道菜時,你可以「撥弄」盤中的食物,這和我們從小被教誨的不一樣。

記住你的目標:讓來賓覺得自在、親近對方。因此,你點的每一道都要和一起用餐的點象相同。〈本文選自第9章,曾琳之 整理〉

作者:茱迪斯.博曼(Judith Bowman)
博曼在一九九三年創辦了禮儀顧問公司,是美國有關公司禮儀、國際禮儀、用餐、結交人脈、行為模式、報告技巧等首屈一指的專家。博曼女士為財星五百大企業提供公司禮儀和專業形象方面的演講、訓練和研習。

博曼女士畢業於波士頓學院,並在哈佛大學研習有效的商業傳播。她在一九九三年和一九九五年獲得兒童、青少年和成人禮儀,以及公司禮儀、國際禮儀和用餐禮儀方面的證書。她也積極參與許多專業組織,包括世界事務委員會、美國廣播電視女性從業人員協會、國際女性技術人員組織、波士頓女性傳播工作者組織,以及無數的商會和圓桌會議、新英格蘭演說人協會、新英格蘭人力資源協會、大波士頓顧客服務員協會、女性商業網路和女性教育及產業工會。

博曼同時也主持《禮貌第一》、《注意你的禮貌》等節目,同時每週擔任新英格蘭有線新聞特別來賓,為期四年,也經常出現在美國地方性和全國性廣播電視節目,同時主持名為「日常禮儀」的每週專欄。

出版:遠流

書名:公事包裡不要放衛生紙

目錄:

推薦文1 禮儀,養成內在氣質/朱立安 2 推薦文2 成功,就從做好一件小事開始/邱詩瑜 4 獻詞 9 前言 11 

第1章 拓展人脈的高招 20 
我們一直都在拓展人脈關係/當你是「雙方都敬重的第三人」/專業人士拓展人脈關係的活動/改變是條寂寞的路/事前準備/活動期間/進場/介紹/適當的商務介紹/活動時交換名片/活動之後/善用社交場合/公司的社交活動 

第2章 握手與交換名片的細節 56 
握手/名片/在會議中交換名片/拜訪卡:所有舊的東西都會再次流行
 
第3章 說電話說出好業績 80 
簡介/電話vs.電子通訊/一般電話技巧/免持聽筒/視訊通話/視訊會議/電話行銷手腕/如何接電話(業務方面)/在語音信箱留言/傳送資料/打完電話後/行政人員的電話訓練(櫃檯人員、總機、行政助理和執行助理)/恰當的電話招呼與回應
 
第4章 容易忽略的電子通訊禮儀 108 
公務vs.社交/使用科技的手腕/電子郵件的禮節/其他小細節/簡訊/使用推特的禮節/社交媒體平台/LinkedIn/狀態更新/推薦/臉書/選擇溝通的媒介/使用iPod/使用iPad/科技與出差/結論
 
第5章 穿出好人緣 140 
社交vs.商務穿著/男士/女士
 
第6章 成功的商務會議 197 
商務會議/會議前──獲得會面的機會/透過電話第一次聯絡/透過電子郵件初次聯絡和傳送資料/介紹性的通訊/進一步合作/要求會面/會議的準備/會議的穿著/路線/會議何時開始?/手機和通訊裝置/與接待人員打招呼/主辦人抵達/對話技巧與閒聊/坐下與座位/開始會議/會議過程中/強調重點/完成交易/會議結束/視訊會議/視訊會議前/準備背景/語音/音量/主辦人的責任/視訊會議時/會議後
 
第7章 完美的簡報技巧 259 
事先準備/抵達簡報會場時/開場/開始簡報/簡報時的細微差異/一定會有這樣的人!
 
第8章 面試時你應該知道的事 285 
拓展人脈關係/呈現自己/面試技巧/收集資訊的訪談/正式的工作面試/應徵者/面試過後
 
第9章 用餐禮儀才是大考驗 316 
商務用餐/餐廳裡的商務用餐/在餐廳裡/座位/點餐/主辦人的責任/餐具擺放/點菜──其他事項/用餐/美式與歐式用餐/無聲的服務密碼/用餐的其他注意事項/請求別人遞食物/傳遞和上菜/留住餐具/其他關於食物的小訣竅/離席/與安靜的人聊天/棘手的情況/咖啡、茶、甜點/你用完餐點了/用餐時,何時可以做簡報/敬酒/音量/清理桌面/餐桌禮儀/全球用餐禮儀/用餐結束/與身障者一起用餐
 
第10章 出差與國際禮儀需知 388 
出差/小費與出差/差旅費報告/科技與出差/結論/國際禮儀認識/事先研究與事先計畫
 
致謝 421

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