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有建設性的意見是什麼樣子?

有建設性的意見是什麼樣子?

席薇雅.安.惠烈

職場

席薇雅.安.惠烈

2015-08-27 12:22

身為領導者,需要學習如何提出意見,同時以身作則,展現你如何接納他人的意見。

如果領導者應該針對將才風範給予他人意見,那麼當你的意見確實可行時,你就是卓越的領導者。
 
根據我們的訪問,大家對於建設性的意見有一致的共識,以下是一些例子:

■ 克莉絲蒂娜獲得升遷不久,某天去和執行長的直屬人馬開會。會前,新老闆先召見她,對她說:「妳對事業的充分瞭解會幫妳獲得信賴。」老闆微笑給予肯定,「但我注意到妳一緊張,說話就變快,那給人的感覺比較生澀。妳可以先深呼吸,花點時間適應觀眾,言談間不要害怕稍作停頓。」

■ 塔拉是阿南德在索迪斯公司裡的團隊新成員,她出去外面開會後,阿南德的同事給予她意見,教她如何更稱職地代表公司。「這分工作需要經常和人互動,我帶妳出去開會時,注意到妳只和自家人互動。我希望妳出去參加這種會議時,可以蒐集很多名片回來,會後繼續和那些人保持聯繫,因為妳身為這個團隊的資深成員,應該讓潛在客戶認識妳。」

■ 「面對這位特殊的領導者,你必須塑造不同的形象,否則他會把你踢出團隊。」一位高階管理者回憶,他剛進某家金融服務公司時,老闆這麼對他說,「這位領導者非常重視精確和細節,你的態度和穿著風格讓他覺得你不是那麼重視那些東西。開會要準時到場,不要遲到五分鐘。多花點心司準備簡報,你的衣著也需要加強,你的西裝不太合身,你也需要更好的襯衫和鞋子,我可以推薦三個不錯的地方,幫你找到合適的衣服。」

這些意見乍聽之下都很刺耳,對吧?但是你可以想想,接受這種震撼教育之後,你可以從領導者的意見中學到什麼:

■ 你更清楚問題所在。
■ 你更瞭解為什麼那些問題需要解決。
■ 你確切知道你需要做什麼才能改正。

總之,我們從研究資料中得知,好的意見反饋是(1)及時的,亦即在你犯錯之前或之後馬上告知;(2)和某個行為有關,而不是籠統地謾罵;(3)清楚說明你需要採取什麼行動。那也應該放在商業結果的脈絡下陳述,無論那個結果是你的個人成就(例如,和上司開會時展現穩重氣勢),或是團隊的成就(例如留住大客戶)。
 
當然,這個公式可能有無限多種小變化,但這是根本的指導原則。

我們在訪問中也詢問大家,什麼意見很「糟糕」。我們歸納出來的結果,也應驗了上面的說法很有道理。當意見過於狹隘時,那意見就很糟糕。例如,女性被告知脾氣太差或是脾氣太好,太被動或太咄咄逼人,太年輕或太老。女性被要求應該「收斂一點」或「積極一點」,「控制一下情緒」或「多展現關懷」等等。意見模糊兩可時也很糟糕,曾在安永領導全球衛生保健部門的盧斯回憶,她當資深管理者時,有人建議她變得「更脆弱一點」(more vulnerable),這說法讓人聽了丈二金剛,不知該如何反應。由於職場上隨處可見糟糕的意見,這也難怪絕大多數的受訪者表示,他們面對意見時,常不知道該如何行動。

改進意見反饋需要雙管齊下。
 
首先,你身為後輩,需要學習更懂得徵求批評指教,接受意見並採取行動改進。
 
第二,你身為領導者,需要學習如何提出意見,同時以身作則,展現你如何接納他人的意見。
 
Photo: TEDxKyoto, C.C.Licensed.
 
 

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