在今天看見明天
熱門: 理財 etf 台股 殖利率 美股

等主管開口問,你已經被扣分了

等主管開口問,你已經被扣分了

大是文化

職場

2016-06-28 18:01

主管的時間觀念,和部屬也有所不同。他們認定的「盡量早點完成」,時間的測量標準和部屬不一樣。而這種標準的不同,容易導致主管產生「怎麼還沒做好!」的焦躁

作者︰濱田秀彥 (Hamada Hidehiko)
 
等主管開口問,你已經被扣分了

表面話 主管:「那件事進行得怎麼樣?」
部屬的誤解 「只要跟主管說明進度就好了吧!」

「我不是都有附件、副本給你嗎……」
主管的真心話 「在我問你之前,就要先來跟我報告啊!」

現在的主管其實很辛苦。過去,公事上的聯繫都以電話為主,所以即使沒有詳細的匯報,主管還是能大致掌握部屬的工作狀況。可是現在,工作上的聯絡都以電子郵件為主,所以許多主管根本不知道部屬究竟在忙些什麼。
  
但是,如果主管不掌握部屬的狀況,便無法管理工作。因此,主管一切都只能仰賴對方的報告,但部屬又不能回:「我已經把副本寄給您了。」來當作回應,交差了事。
  
實際上,對每天必須過目一百封以上電子郵件的管理者而言,並不會一封封仔細閱讀寄件副本。而且,對他們來說與其看電子郵件,還不如直接開口問部屬,要來得簡單、迅速。
  
當主管問:「那件事現在進行得怎麼樣?」代表你在主管的心中,已經被扣分了。
 
所造成的影響要比你想得還大。根據我過去的工作經驗顯示,在大多數企業的考核項目中,都看得到「報告、聯絡、商量」這幾個關鍵字;而在該項目,每個人的分數就這樣一點一點的被扣除。
  
「那件事進行得怎麼樣了?」這句話的意思可以分成兩種,第一,是主管想了解正在進行的重要案件後續發展;另一種,則是部屬和主管商量了一件事後,主管想了解後續發展如何。
  
針對進行中的工作案件,即使你都有把進度以副本的方式寄給主管,但還是要以「基本上主管都沒看」來思考比較安全。
  
因此我建議,只要一找到機會,就要對主管做簡單的口頭報告。部屬其實並不需要很頻繁的匯報,比起報告的次數,更重要的是,懂得觀察主管什麼時候想聽到該進度的報告。
  
主管不可能一天二十四小時都在關心部屬的工作進度,但在主管會議之前,他最在意的便是進度。因為在會議中,主管必須向上級匯報整個部門的狀況,所以他得從部屬那兒收集一些情報。因此,在主管會議的兩到三天前,在主管開口問你之前,部屬可以主動做重要的工作進度報告。
  
另一個報告進度的好機會是,當主管在問其他人:「那件事現在進行得怎麼樣啦?」這也是你主動開口報告的好時機。因為在這種狀況下,主管的腦中會一個接一個,聯想到其他案件。這時,你就可以在主管詢問前,搶先一步開口。
  
至於曾經和主管商量過的工作,也得向主管報告結果。同時,還要對主管表達感謝,因為他願意為你提出建議。
  
如果能在被主管問到前,就能在適當時機主動提出報告,那麼一定能夠提升你的考核成績。

「快點」的意思是──今天內

表面話 主管:「盡量早點完成!」
部屬的誤解 「盡量早點做就可以了吧?那這樣,我在兩、三天內完成就好了。」
主管的真心話 「最好是今天就做好,最晚明天完成!」

主管的時間觀念,和部屬也有所不同。他們認定的「盡量早點完成」,時間的測量標準和部屬不一樣。而這種標準的不同,容易導致主管產生「怎麼還沒做好!」的焦躁,甚至可能引發工作上的紛爭。
  
如果主管說:「盡量早點完成!」請不要把工作擺在一邊,應該趕快確認工作期限;確認時,也要在詢問方式上多花一點功夫。畢竟主管說的是﹁盡量早點﹂這種抽象的期限,你如果直接問他:「那什麼時候要做好?」便有點冒犯、不客氣。我建議可以這樣問:「在○○日期前完成可以嗎?」
  
遇到這種狀況,部屬請把主管說的盡量早點完成,想成原則上是今天之內要做好,最晚也得在明天之內完成,會比較妥當。所以可以問:「明天之內完成可以嗎?」但千萬別說:「後天可以嗎?」主管絕對會覺得:「你在說什麼拖泥帶水的話?」因為在主管的字典裡,沒有「後天」這個字。
  
儘管明天和後天只有一日之隔,但只要你說出「後天」,就會被認為:「這個人工作進度很慢、效率很差。」這對你來說,實在是得不償失。
時間管理是種印象分數
  
這句話其實和主管問你:「要花多久時間才能做好?」或是「什麼時候可以完成?」一樣。就算你說:「我後天可以做好」,主管也不會有什麼好感。我們先不討論必須花整整三天才能完成的工作;一般來說,只要花半天就能完成的工作,原則上必須在一天內做完。
  
不過,我想也有很多人曾經有過這樣的經驗。當主管對你說:「請盡快做好。」而你急急忙忙在一天內完成工作,提交給主管後,卻被他擱置了兩、三天。這時你可能會覺得:「虧我當初拚死拚活的完成這項工作,真是有夠吃虧。」
  
我能理解這種不平衡的心情,但請別太過在意。如果你覺得:「反正早點做完交出去,還不是被主管晾在桌上,所以根本沒有著急的必要。」因而慢吞吞做事,你在對方心目中的印象一定會被大大扣分。
 
(本文選自全書,周政池整理)

作者︰濱田秀彥 (Hamada Hidehiko)

Human Tech股份有限公司社長。1960年出生於東京,畢業於早稻田大學教育學系。曾任職於住宅改造工程公司,並成為當時公司當中最年輕的分店店長。之後轉換跑道,進入知名人力開發公司,在成為頂尖業務員時,仍一邊學習企業教育訓練的方法與訣竅。

1996年離開公司自立門戶,目前為企業管理與溝通技巧研習營的專門講師,活躍於各職級的教育訓練、簡報技巧、口語表達技巧等領域,每年舉辦一百五十多場演講,至今指導過的商業人士超過兩萬人。主要著作包括《主管不說,但你一定要懂的50件事》、《下屬都在仰望你,主管怎能不爭氣!下屬不說,但主管一定要知道的50件事》等書。

出版:大是文化

書名:聽懂主管的暗示
「我很看好你、你好有行動力、就交給你啦……」這些話到底是主管的關心,還是對你很灰心?
 

延伸閱讀

16人在這8家防疫旅館「陰轉陽」,北市5家最嚴重!陳時中:目前暫不改「入境國」分層分棟

2022-02-09

資深藝人巴戈胰臟癌擴散病逝 享壽67歲

2022-02-16

不用怕孩子聽不懂,金錢觀從幼兒時期即開始萌芽

2022-03-30

台幣貶破29元將成新常態?29.5很快會看到?專家提點「3大因素」:後市也全得看它

2022-04-11

普丁怎麼了?芬蘭決加入北約,他致電說明竟得這反應:普丁竟沒威脅我…只說「這句話」

2022-05-16