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一小時完成兩天份工作的方法

一小時完成兩天份工作的方法

高橋政史

個人成長

高橋政史

2017-02-23 14:48

花兩天埋首苦戰的提案書最後只用一小時就完成了

 

有一回,我在顧問公司花了整整兩天的時間,撰寫要呈給客戶的提案書。時間已是深夜兩點,截止時間是隔天上午十點。距離截止時間只剩八小時,而我不禁想在這一刻宣告放棄。

 

我向上司泣訴:「我不行了,這已經是我的極限了。」只見上司一邊說:「我不是早叫你不要傻傻盯著電腦嗎?」一邊拿出一張空白紙,開始整理提案,並解說道:「聽好了,這個才是主要課題吧?這份簡報最重要的部分是什麼?對客戶而言,最有價值的是這個吧?既然如此,中心主旨就是這個。

 

「這樣的話,不就能大致歸納出這樣的故事流程了嗎? 只要用這個當作概要,剩下的就只是充實相關的資料而已。」

 

「先把內容大致分成A、B、C,接著逐一過濾出重要的素材。這個和這個是絕不可少的,其他素材幾乎毫無用處,沒用的東西全部捨棄。」

 

結果我花了兩天還沒整理好的提案內容,上司卻在短短十五分鐘內就清清楚楚彙整在一張紙上。之後我根據上司的「一張紙」製作簡報資料,竟然花不到一小時就完成了。

 

先試著建立電影預告般的「假說」

 

我的上司究竟做了哪些事呢?

他針對問題建立假說,根據假說過濾出重要的素材,再決定要捨棄哪些素材。只要依循這個步驟,就能瞬間跳脫眼前一片茫然的狀態。

 

這種方法又稱「假說思考」。先建立假設的結論,再朝著那個方向進行作業。

 

如果我所進行的工作是在製作電影的「正片」,那麼上司所做的就是製作「預告」。

 

舉例而言,如果你現在要製作簡報資料,但你還沒整理好重點就坐在電腦前,想必你也會像當時的我一樣,陷入看不見出口的泥沼之中。不過,如果有「預告」的話,就能看見故事的梗概,因此接下來只要充實所需的內容,即可輕而易舉的完成資料。

 

重要的是先製作「預告」,也就是建立假說。唯有事先建立假說,才能夠將課題分門別類、決定重要性,並捨棄不必要的素材。

 

「建立假說」就是建立「預期」。只要能夠看見出口,就能朝著那個方向整理問題或課題。

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