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為什麼他都聽不懂我表達的內容呢?

為什麼他都聽不懂我表達的內容呢?

高寶書版

教育

2017-02-23 13:50

為什麼他聽不懂我表達的內容呢?這個問題也是只要站在對方立場,就會變得非常簡單。站在傾聽者的立場,閱讀我寫的企劃書,聽我講述的簡報,在他的大腦認知裡,這也是一場「學習」。

那麼,該如何成功傳達我的企劃案呢?只要站在對方的立場並用他最容易了解的方式傳遞即可。擅於簡報的人就是懂得將內容轉化成聽眾容易吸收的方式來演說。世界知名教育學家麥克卡錫(Bernice McCarthy)博士曾說過,我們的大腦在學習時,會經歷以下四個階段。

學習四階段(4MAT)
第一階段:why
第二階段:what
第三階段:how
第四階段:if

若要仔細講解4MAT系統,光是時間與紙張頁數可能就會增加好幾倍,所以我只針對可以立即應用的部分說明。假設現在要教導一位叫信榮的小朋友數學,如果你用「信榮啊,這裡有兩百條數學公式」的方式來教她,可想而知信榮是絕對不可能微笑滿面地回你:「哇!我要將它們通通背起來!」甚至還會漠不關心、反應冷淡。首先,我們要先從吸引信榮的注意力開始,你必須設法找出要教她的事物與她的連結。

-why
信榮啊,妳要學數學公式是因為○○○的關係喔。

光是這樣就已經成功邁進一小步了,即便當下她不會立刻出現「我要來背!」的意願,她的腦海中也會浮現「是嗎?」的疑問,至少原本與她毫無相關的數學公式,多少已經與她產生了一點點連結。接下來則是要告訴她,需要背起來的數學公式有哪些。

-what
是啊,信榮,妳要背的數學公式有這些喔。

此時,信榮心中開始會浮現「是喔?」的念頭,而我們不應該就此打住,因為真正厲害的老師會趁現在施展更進一步的說服策略。

-how
信榮啊,其實在這些公式的背後,有著這些故事(根本原理)喔!

「喔!」當信榮對數學有更深的了解,差不多要再進一步思考時,真正的強者會抓緊機會接著對信榮這樣說。

-if
信榮啊,如果妳把這些都背起來的話啊,那麼妳就會變成這樣喔,非常酷吧!

當下那一瞬間,數學公式不再是與信榮毫無關連的理論,只要能夠背下來套用在信榮身上,就能改變她的人生,成為非背不可的事項。當信榮的大腦裡被輸入了這樣的認知以後,她就會自己開始思考「是嗎?那我還是來背一下好了。」

當你只專注在說明what的內容時,不妨觀察一下信榮是否帶著世界上最不幸的表情感到鬱鬱寡歡。切記當你要說服對方時,一定要具備以下幾點。站在信榮的立場,給予她充分的理由為什麼要做這件事情(why),以及她要進行哪些事(what),背後的根本原理與詳細內容是什麼(how),以及如果做了這件事的話會有什麼樣的影響(if),進而讓信榮自己產生「啊,我想要做這件事情」的念頭,並付諸行動。

記得有一天,我搭乘捷運時不小心聽見隔壁的男高中生通話內容,那段對話讓我深深體會到原來4MAT是人類最自然的學習流程。

一位憨厚老實的男學生,接起電話後只問了對方四句話。
「為什麼?」
「要幹麼?」
「所以是要我怎樣?」
「一定要做嗎?」

這不就是完美的企劃四階段嗎?當男學生詢問對方「為什麼?」時,要是對方的回答無法令他滿意,絕對會以「不要,掰掰」作為了結。我們也可以將此套用於企劃書中,重新檢視是自己的企劃書是否已明確寫出關於「為什麼?」的答案,「要幹麼?」的回答,甚至如果對方拋出「所以是要我怎樣?」這樣的質疑,是否也已準備好可以提供對方能馬上聯想到的畫面清楚說明?

假設到此為止都能給予對方明確且具體的答案,面對男學生最後再度拋出的「一定要做嗎?」質疑時,是否可以提供對方「是啊,一定要做,因為你如果做了這件事,就會產生這樣這樣的結果。」這樣肯定的回答呢?

為什麼?→why
要幹麼?→what
所以是要我怎樣?→how
一定要做嗎?→if

人們在潛意識裡會習慣將自認為重要的部分加強語氣,不重要的部分則大略跳過。而在企劃四個階段中,每個人同樣也會有自認為重要與不重要的部分。因此,當講述者與聽者認為重要的部分不一致時,在訊息的溝通傳遞上就會容易產生問題與誤解。在規劃一份企劃案時,這四個階段中有缺一的話,任何人都會下意識地查覺到內容不夠完善,所以切記必須全面地綜合這四個階段。

如果你是how重視型人,準備了一大堆執行方案,企劃背景(why)只有草草帶過,而簡報對象卻是重視為什麼要做這件事的why重視型人,他絕對會認為「怎麼企劃書裡什麼內容也沒有,簡直是一團垃圾,這人有沒有帶腦袋來上班?」又或者你是why重視型人,但對方是不喜歡探討意義,只注重如何執行的how重視型人的話,當他看著你所寫的那份充滿許多why的企劃書時,就會認為「這人執行度不佳,整天只會在那裡空想,如果那麼執著於意義還不如回學校去」,抓一些你的小毛病大肆批評。

假設今天有一位部屬是why重視型人,但上司是how重視型人的話,部屬就會得不到為何要做這件事情的理由而沒有動力執行,上司則會因為叫不動部屬而感到焦躁不安。當初為了聽麥克卡錫的4MAT演講與公司同仁前往美國時,我們就曾透過診斷表測試自己屬於哪一型人,當時才發現彼此重視的元素都不盡相同。也藉此讓我們解開了過去合作時看不慣某人行事作風等誤會,除了對彼此有了更深一層的了解與認識,也變得更能採用適合彼此的方式來提升工作效率。

你的企劃案是否也陷入只專注於what內容的迷思呢?如果是的話,看不到why的消費者就不會願意買你的單,換句話說,你熱情準備的what最終也只會淪為做白工。如果只是單純靈光一現想到一個好點子(what)想提供給對方呢?即便是編造也要找出一個why才能使對方安心下決策。雖然要依照對方重視的部分加強重點式地撰寫,但基本上四個階段都應該要全部納入企劃書中,才能夠稱得上是完整的企劃書。

這樣的概念除了可以應用在企劃的三個階段planning、proposal、presentation外,在撰寫郵件或平日溝通交談時也是很重要的元素。如果要寫一封邀請函,大部分的人都會以「我們要進行這樣的活動,歡迎踴躍參加。詳細活動資訊如下」以充滿what與how的形式來描述,收到信的人可能會認為「為什麼我要參加?」如果信件是用why來撰寫呢?想必自然會提高對方想要參加的意願。

在信件一開始就明確寫出「為什麼(why)你一定要來的原因,並於最後順帶一提如果(if)真的來參加的話」,其結果和一開始就劈頭告訴對方「我要進行what與how,你要來嗎?」絕對會大不相同。

無論是下一句標語,或是為一件事情定位、接受訪談、進行面試等,比起劈頭就向對方說明what,不如試著站在對方的立場套用企劃四階段。舉例來說,當組長對部屬指示或分配工作時,如果只是單純地下達what指令,職員會很容易滿腹why的疑問甚至心生不滿。

最好的方式是先向職員說明為什麼會拜託他做這件事,並告知內容是什麼(你必須為我做的事是什麼),再告訴其細部事項(如果你實際執行這件事會遇到哪些情況),以及如果真的做這件事會有什麼後果(對你有什麼利益),都一一說明清楚。如此一來,不僅可以提升職員對於組長的信賴度,工作也能如願有效地進行。

從相反的立場來看,一旦主管沒有交待清楚工作分配時,站在屬下的立場只會覺得沒頭沒尾地為什麼要對我說那些話?並且理所當然地對那件事不感任何興趣。但倘若主管可以站在員工的立場告訴他為什麼要做這件事,並且有什麼好處,員工自然會願意聽從主管指示的事項。

傑羅姆.大衛.沙林格曾說:「寫作時,別忘了在成為作者身分之前,你也是一位讀者的事實。」我們也必須謹記身為企劃人員之前,我們也是被企劃的對象這件事實。當企劃者越不像個企劃工作者時,那份企劃案的成功機率自然就會越高。


(本文選自全書,張若儀整理)

作者:朴信榮

出版:高寶出版

書名:教你寫出神企劃:三星、首爾大學都在用的企劃力培養法

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