在今天看見明天
熱門: 台積電 兆豐金 勞退 特斯拉 航運股

偶爾也要中斷一下工作節奏?

偶爾也要中斷一下工作節奏?

圓神書活網

個人成長

2017-11-07 11:43

雖然把握狀況、看清問題點不保證能讓我們立刻解決問題。但是在最後出現失敗結果之前,提早發現自己是否在模糊不清的狀況中掙扎前進,也是一件重要的事。因為提早發現,就能設法解決。

每週一次,中斷工作的節奏

無用的努力=總是以同樣步調埋頭苦幹

 

請每週一次,中斷工作的節奏。這麼做能夠從平常的工作中抽離(後退一步),眺望整體的樣貌。譬如觀察最近一個星期的工作行程。

 

「現在的工作進度如何?照這樣的節奏進行下去,什麼時候能獲得什麼樣的結果?」每週保留一段時間,大致檢視行程,停下來思考。

 

譬如「每週日晚上」「每週一早上」,或是「每週五晚上」等。請選擇適合自己的時間,規定自己一定要這麼做。檢視行程不需要太久,十分鐘或十五分鐘都可以。

 

無論多麼忙碌,都應該能夠騰出這點時間。

 

不曾「停下來思考」的人,應該不是忙到沒有任何一點思考時間,而是每天被流逝的時間追趕。這麼一來無論是提前負載,還是領先一步都很困難。所以我希望這樣的人,首先能夠從後退一步,也就是騰出停下來思考的時間開始。

 

我後退一步的時間,是每週日晚上,我會在這段時間重新檢視每項工作的交期與作業計畫,並且在紙上寫下對於每件工作關鍵部分的假設。

 

這個習慣持續了二十年以上。

 

我會根據看到的結果,寫出必須做的事情,調整工作的順序。此外我也會掌握最麻煩的工作的進度,以及現階段對未來的預測與雙方的妥協點。

 

「我是否朝著一開始決定的目標,腳踏實地找出對課題的解決之道?」

「接下來這幾個禮拜最大的關卡可能會在哪裡出現?」

「現在正在做的事,對於解決最困難的問題而言是什麼樣的定位?」

 

停下來檢查,能讓逐漸短淺的視野變寬闊,從更宏觀的角度重新看待工作。只要停下這幾分鐘,就能減少落後的情況。這幾分鐘能讓我們冷靜把握現狀,確認手邊正在進行的工作「是否偏離目標」,或者判斷「本週最好改變一下工作的優先順序」。

 

雖然把握狀況、看清問題點不保證能讓我們立刻解決問題。但是在最後出現失敗結果之前,提早發現自己是否在模糊不清的狀況中掙扎前進,也是一件重要的事。因為提早發現,就能設法解決。

 

「總而言之拚命完成眼前工作」是被工作管理的做事方式。如果想要產生有用的努力,就必須掌握每項工作的優先順序,並且在整體的藍圖中,進行個別的工作。

 

時間管理

把時間花在無關的事物上

無用的努力=只知工作,不懂休閒

 

「像這樣的人,才有能力進行高生產力的深入思考。」讓我打從心底這麼想的人,就是剛才也提過的前輩橫山禎德。他的發想力即使在麥肯錫也特別出色,思考的複雜度與完成度都出類拔萃。他曾是建築師,經歷相當特殊,而他的思考風格就像素描一樣,用一條又一條的線堆疊成畫。

 

橫山前輩給了我關於創造力與資源力的指導。具有優異創造力的建築師萬中選一,其他絕大多數的建築師都是運用「某個地方的某個人做了某個作品」之類的知識,組合出新的設計。能夠憑空蹦出想法的人只有一小部分,所以擁有廣泛而深入的知識非常重要。

 

橫山前輩讀書的速度是我們的兩倍以上,他讀過各式各樣的書。而且他讀的書類型廣泛,既有腦科學與思想等艱澀書籍,書架上也擺了成排的漫畫單行本。這些廣博的見識為工作帶來加分,休閒與工作的界線逐漸變得模糊。他是花時間在乍看之下無關的事物上,汲取更廣泛的知識,增加思考深度的好例子。

 

除了橫山前輩之外,我在麥肯錫也有其他乍看之下是在浪費時間,但其實非常擅長運用時間的前輩與朋友。

 

當我還是菜鳥合夥人的時候,倫敦辦公室有一位資深前輩,他是我的榜樣。他每天一到傍晚就會結束工作,前往倫敦市中心的各家熱門餐廳,和與工作無關的人一起享用美食與美酒。

 

這些累積,建立了獨一無二的網路,而輸入他腦中的各種資訊,隨著時間的經過熟成、混合,孕育出誰也模仿不來的獨特發想。

 

我還有一位朋友很重視自己的各種興趣,他投入這些興趣的樣子,和從事顧問工作時沒什麼兩樣。無論工作多麼忙碌,只要他的某項興趣到了關鍵時刻,他就會立刻停下工作,一二○%埋首於興趣當中。這種有輕有重的生活,將成為高生產力與大膽創意的土壤。

 

或許他們在專注於這些興趣的同時,也能學到新的資訊與想法,為日後的工作帶來啟示。

 

從事「乍看之下無謂的事情」,能讓思考產生廣度,進行出色的判斷,所以時間會變得寬裕,也能做出成果。如此一來就能有更多的時間思考、累積知識、拓展自己的眼界。

 

只要做出成果就能取得自信與他信,即使看起來是在浪費時間,周遭的人也能接受,帶來好的循環。如果只是追求效率,絕對無法擁有這樣的工作方式。

 

從事無關的事乍看之下雖然效率很差,但花在上面的時間,能夠讓人獲得獨一無二的發想與成長。

 

「自己是不是在浪費時間⋯⋯」忍受這樣的不安需要膽量,但為了獲得廣而深的知識,我希望大家都能模仿這樣的「努力」。

延伸閱讀

別再浪費時間做錯的事了!

2017-11-06

想離職?你找得到下個工作嗎?

2017-11-02

4 個工作中關鍵小事,將帶來升遷機會

2017-09-25

工作煩惱千萬別找同事商量

2017-09-19

別浪費時間,從最重要的一件事開始做!

2017-05-05