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整理3步驟 每年多出10%的時間

林雅惠

個人成長

成功者的日常好習慣

2018-01-31 18:25

根據調查,每人每年竟花10%的時間在找東西,相當於每個人一年當中至少有36.5天、也就是超過1個月的時間都在「找東西」上;換句話說,如果你能夠養成「隨手整理」的好習慣,每年就多出10%的時間可以運用。

別把時間浪費在找東西上

 

「晨起泡杯茶展開新的一天,在心愛的書桌前專注寫作。」

「人生苦短,所剩無幾的時間,更應該要花費在美好的人、事、物上。」以上是日本知名小說家小川系在《這樣就很幸福了》書中所寫到的生活哲學。

聽起來很自在、輕鬆,但對一般人來說可能不是這麼回事!

「奇怪,上次買的茶葉放到哪去了?」、「去年到京都買來專門喝茶用的瓷杯怎麼不見了?」、「我要的筆跟紙都找不到。」面對雜亂無章的環境,要什麼沒什麼,愈找心情愈「阿紮」(台語,煩躁)。

一包茶、一個杯子、好用的紙筆⋯⋯看似再日常不過的物品,卻因為平常沒有整理,失去蹤影。人生苦短,難道你的時間都要浪費在找東西當中嗎?如果平常就能隨手做好整理的工作,就能夠像小川系一樣,把時間聚焦在美好的事物上。

 

開始整理3步驟 時間多出10%

 

根據調查,每人每年竟花10%的時間在找東西,相當於每個人一年當中至少有36.5天、也就是超過1個月的時間都在「找東西」上;換句話說,如果你能夠養成「隨手整理」的好習慣,每年就多出10%的時間可以運用。

「上班的事情那麼多,才剛整理完就又弄亂了,所以不如不要整理」、「每天工作那麼忙,很晚才下班,哪有時間整理」、「反正整理不完,今天就先這樣吧!下次有時間再說。」一提到「整理」,每個人總有不同的拖延藉口,總是有比整理更重要的事情得處理,所以生活環境就愈來愈亂了。

《強習慣》作者小川晉平及俣野成敏也曾經是個不愛整理、房間髒亂的單身族,當時覺得東西散亂反而比較有效率,直到有一天,他們發現「沒有東西的話,想要弄亂也沒辦法。」

從此以後,不亂買東西、不堆東西,因為家中沒有多餘的物品,也就不會顯得雜亂,不需要常常在一堆雜物當中尋找自己要的東西,更不用常常面對「什麼該丟、什麼又可以留」的痛苦決定。

如果真的沒有時間每天整理的話,可以利用每週放假的時間來做這件事情,一開始可能會花比較多時間,後來愈整理愈上手之後,就會大幅縮短時間,甚至養成平日不亂買、不浪費的好習慣。

 

Step1.列出整理範圍清單

 

幾乎每一個人都知道整理環境的重要性,可是一看到滿桌的文件、滿抽屜的小東西,還真不知道該從何下手。因此,一定要規畫出具體的時間、整理的範圍、達成的品質。

舉例來說,週五晚上下班後,拿出一張紙跟筆來,寫下週六上午要花2個小時的時間,整理電腦桌,這包括了桌上的一疊文件、2個筆筒、抽屜裡還有一疊發票跟繳費文件,連電腦裡的程式及文件也都要一併整理。

在紙上寫下這些待整理清單後,列出整理的優先順序,如果擔心自己打開電腦整理檔案就會開始用不停的話,那就建議先從桌面及抽屜開始整理,1個小時以後,再來整理電腦檔案。

把這些排序好的待整理清單重新謄寫在一張紙上,放在早餐桌上,提醒自己,吃完早餐就要開始動手整理,每做完一項就用筆畫掉或是打勾,讓自己很有成就感,心情好,自然就會愈做愈勤快,整理的效率也就大為提升了。

最重要的是「合乎能力範圍」,例如,第一次開始動手大整理,就限定自己要在30分鐘內完成桌面整理的工作,或是一次要整理太大的範圍,往往會因為「覺得自己一定做不完」的心理狀態,又或是勉強自己做完,但心理壓力大到下一次不想再整理,那就事倍功半了。

 

Step2. 開始動手整理

 

工作的範圍有多大,就是你每個星期必定要整理的範圍。所以這個區域可能包括:公司的辦公桌(桌面上、抽屜及OA空間裡的雜物)、家裡的書房(工作檯、抽屜、文件夾、電腦檔案、書櫃)等等。

  1. 首先,拿一個大垃圾袋,把藏在抽屜深處或桌子底下的垃圾一口氣清乾淨;早就用不到的文件報告,拿去回收或銷毀。另外準備一個小紙袋,裝些不確定要不要丟的物品,下一週整理這一袋的時候,如果都沒有拿出來用,就直接丟掉。
  2. 慣用的文具放桌上,而且是方便拿取的位置,不常用的先收進抽屜裡,根本沒在用的就轉送他人或丟掉,別再依依不捨了。另外,善用收納盒,桌上放檔案櫃裝「待處理」的文件,抽屜裡可以放淺收納格來分別裝進螢光筆、鉛筆、立可帶等小文具。
  3.  至於大型物品如午睡小枕或是不敢帶回家放的新鞋子,就統統塞進辦公桌子底下的空間吧!因為空間不大,所以也能夠適時提醒自己,「別買太多」!

 

Step3. 結束後犒賞自己

 

整理完之後,記得遵守「物歸原位」,用完的東西隨時把它放回原來的位置,這樣才不會一直花時間整理。此外,別忘了好好「獎賞」自己,告訴自己整理完這週的進度後,就可以吃一頓大餐、看一部電影,或是買一本好書等,讓自己保持定期整理的好習慣。

大嶋祥譽在《麥肯錫菁英最重視的39個工作習慣》中提到,能夠創造出重大價值的人都有一個共通點,那就是「即使再忙碌,桌面依然保持整齊清潔」。因為,為了創造出最高的工作效率,工作場所隨時保持乾淨整齊是很重要的事情,「桌子的狀態,就等於使用者腦袋的狀態。」

 

所以,別再用忙碌當藉口,想要成為高效能工作者,首先要做的就是開始動手整理!

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