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待辦清單如何列得有重點、夠具體、易執行?

撰文: SmartM人才培訓網、圖片來源:達志 日期:2018-02-13 分類: 個人成長

待辦清單如何列得有重點、夠具體、易執行?

撰文: SmartM人才培訓網、圖片來源:達志 日期:2018-02-13 分類: 個人成長

許多人可能沒有花太多心思在待辦事項的安排上,導致有時待辦事項變成緊急任務、會議的綜合體。

文/SmartM/黃靜涵

 

缺乏規劃的待辦清單,執行上反而讓人疲累,也會不清楚任務的重點在哪裡,網站develop goodhabits提出幾個擬定待辦事項清單時常見的錯誤及改善方案,讓工作者在處理事務時,能花最少的時間,完成最多的任務。

 

NG1:待辦事項冗長、沒有重點

 

制定待辦清單不該只是記錄成堆的工作,而是要考慮任務的重要性,從自己最能掌握的工作內容下手。


由於每項工作的準備過程及重要性不一,因此在列待辦事項清單時,不能只是草草寫上,而是要將工作重要性高的三個任務排在前面。這麼做不僅能夠讓自己快速識別工作的重要性,也能夠幫助提升工作效率。因為每天的上班時間固定,就算其他工作沒做完,至少最重要的幾項任務已經完成。


很多人為了怕忘記做重要的工作,於是將一天要做的事情全部列在待辦清單上,未區分任務的重要性,只會對工作造成困擾,看到堆積如山的工作清單,更會增加壓力。

 

NG2:待辦事項不具體,無從執行起

 

待辦事項的規劃沒有具體的時間點及工作內容,容易使執行時不知該從何開始,進而造成工作時間的浪費。例如在工作清單中寫下「思考提案報告的內容」,然而何時開始思考、思考多久、要想多少個提案點子都沒有確切寫出,這樣模糊的工作清單,只會增加執行時的困難。


列待辦事項時,工作內容及工作起始與結束的時間都要明確列出,如「pm 3:00~4:00 思考三個提案報告的點子」,確切追蹤自己大致為完成每項任務的時間,並具體掌握工作的執行內容,讓工作更有方向和目的。

 

NG3:沒有緩衝時間,節奏容易被打亂

 

每天的工作情況都不相同,有時待辦事項安排妥當後,又有臨時、急迫性高的工作需要立即處理,這時若是將待辦事項的時間安排得太緊,便容易導致工作節奏被打亂。工作清單原有的結構固然重要,但保持靈活性也是必須的,為了避免失去工作節奏,在待辦事項的安排上可以多檢視清單,確保每天的工作安排至少有一小時可運用在處理突發事務上,增加待辦事項的靈活度,避免緊迫的待辦清單制約,使工作更忙亂。

 

NG4:與個人成長目標不符,致使動力降低

 

工作動機往往來自於擁有自我的成長,許多人在某些工作階段,都有對自己的期許以及目標,但很多時候,列在待辦事項裡的工作卻時常與這些目標不符。檢視待辦清單時,不該只是將「該做」的工作列進去,而是去考慮每個工作背後的動機,是不是有助於自己達成自我成長的目標。


有時覺得工作疲累,待辦事項眾多難以達成,原因多半是只將急迫性的工作列進清單,而未考慮自己是否真的想做,導致自己失去工作的熱情。因此,在待辦事項裡,應適時列出利於自己職涯或工作成長的任務,加深成就感,會感覺工作更自在,也更充滿動機與熱情,不再覺得待辦清單是綑綁自己的工具,而是自我成長的利器。
 

原文連結

延伸閱讀:下午三點後戰鬥力降低?4個訣竅提高效率

參考資料:develop goodhabits

 

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