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拒當濫好人—怎樣說No 才不會得罪人?

拒當濫好人—怎樣說No 才不會得罪人?

葉美媚

職場

今周刊

2011-08-08 15:08

今年30歲的小天,已經到這家公司上班半年。由於小天認真、勤快、能力又好,同事的疑難雜症、老闆十萬火急的任務,都喜歡找他幫忙。一開始小天很高興受到同事與老闆的重視,樂於接下同事與老闆的請託,可是半年下來,小天覺得很累,希望做些調整,怎樣才不會傷害辦公室情誼,繼續維持好的關係呢?

圖說:職場上互相幫忙在所難免,但也要懂得適時拒絕,運用一些說話技巧,不僅讓人容易接受,也避免得罪對方。

 

凡事都答應 只會累死自己

 

其實,小天不是個案,很多人在職場上都面臨同樣的問題。華頓國際企管顧問公司總經理李飛彤觀察,之所以會陷入這種困境,多數與想維持好人緣、不想得罪別人,或者覺得可以多學一點等因素有關。

 

「可是,這只是短暫的,除非你能一直這樣維持下去,否則當哪一天你不想接受、無法配合時,容易讓別人覺得你怎麼跟以前落差那麼大。(To名娣:這段文字可加粗)如果大家無法接受你的改變,就會在背後閒言閒語,最後反而傷害自己的人際關係,以及同事、老闆之間的印象,而自己也深感委屈、感情受傷。」

 

更糟糕的後遺症是,因為沒有設下底線,造成工作負荷增加,長期下來反而導致效率減低、工作品質下降,成為工作生涯的大災難!

 

李飛彤強調,透過以下2步驟,可以培養你工作上能大聲說「不」,又不會傷害辦公室情誼的能力。

 

步驟1:檢視自己的情況

 

所謂「自己的情況」,不是單單指你一個人的工作時間與工作安排,而是包括陪伴、探望或照顧家人、親人、配偶、小孩等,以及個人學習、健康照顧、興趣等生活安排。

 

「很多人平常太過於聚焦工作,在考慮是否接受別人請托時,往往只想到下班後沒有其他的事情就說好。殊不知,生活是要自己安排的,每個人都同時身兼多種角色:父親(母親)、女婿(媳婦)、兒子(女兒)、好友等,這些角色需要經營。此外,自身的身心健康也需要被照顧,包括適當的休息、與好友相聚抒發壓力、自我進修等。這些事情或角色你都忘記安排、疏於聯繫,當然會覺得下班沒事,時間很多。」李飛彤指出。

 

李飛彤說,當你把與自己相關的情況都想到、排進生活裡後,你會發現要做的事情其實很多,下次遇到同事請託或老闆又丟出新任務時,就不會輕易接受,讓新增的工作佔滿所有時間。

 

步驟2:列出可以接受的底線

 

當你盤點並列出要做的事情後,就容易畫出底線,區分出那些忙該幫、哪些忙不該幫,而該幫的忙中,又可進一步分成哪些應該從頭幫到尾、哪些是部分幫忙就好。

 

李飛彤指出,不是經常發生、非常態性的請求,都應該要幫、且從頭幫到尾,包括公司大型活動、部門活動、重大客戶臨時需求等。例如公司的年度活動通常為求完美,事情一定特別多,加班次數也較平常頻繁,這時都應該接受。或者,有個重要客戶臨時要求隔天會議上要提供數據報告,這方面數據報告正好是你業務範圍,這樣的忙也應該幫。

 

如果是同事因為手邊工作太多、或者接到非熟悉事務而要求你幫忙,則可視情況決定幫忙的程度。例如有個同事下周要進行報告,必須運用到大量圖表,他因為不熟悉如何製作而請你幫忙製作,這時候你可以婉轉的告訴他,你手上有哪些事情正在趕,但是你可以花時間教他怎麼做,事後不懂的話你也十分樂意再次告訴他,最後可以鼓勵這位同事因距離報告時間還有一周,一定可以做完。(To名娣:這段文字可加粗)

 

哪種人的忙最好不要幫呢?就是習慣將自己工作「外包」給同事的人。例如有人不喜歡這項工作或加班,習慣性的找各種理由拜託同事幫他完成,私底下再請吃飯或送禮物,這種同事通常缺乏責任感,幫他的忙只會給自己找麻煩。

 

如果你一進職場或到一家公司,就始終用這些成熟的態度與技巧來處裡,其實不必擔心得罪人或者被貼上負面的標籤,反倒是一開始就當濫好人,隱忍太久、沒有如何處理,後果才糟糕。

 

 

表:拒絕也要講究說話技巧

拒絕技巧

錯誤的說法

正確的說法

緩和說「不」的語氣

我不能幫這個忙……

  1. 抱歉,這件事我真的幫不上忙……如果早點跟我說,也許還有辦法……
  2. 保留回答「讓我考慮一下!」

提議其他辦法

你幹嘛不去找別人?

  1. Alan這方面比我強……
  2. 你的能力應該可以應付,不如你先做,到時再看看我能幫你什麼……

表現對事情的慎重

我不想把自己搞得壓力那麼大!

我是很想幫忙,但是我這邊工作很滿,怕會耽誤到你的進度……

 

 

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