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用excel畫出甘特圖讓你填入時間後自動調整日期長短

游振昌(ProjectClub 專案管理顧問公司執行長)
2018-03-14
個人成長
達志

用excel畫出甘特圖讓你填入時間後自動調整日期長短

游振昌(ProjectClub 專案管理顧問公司執行長)
2018-03-14
用excel畫出甘特圖讓你填入時間後自動調整日期長短
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達志

提到專案管理,一般人第一個想到的代表圖大概就是「甘特圖」了。的確!如果我們在專案報告中加上一個甘特圖,這份報告,給主管或是客戶的感覺的確就會「狠」專業,這也是為什麼許多專案報告一定會附帶一份甘特圖!

其實,根據美國專案管理知識體系指南PMBOK定義,如果我們畫出來的圖只是單一的矩形圖,該圖實際上應稱之為「長條圖」;長條圖代表的是每一個任務需要多少工作時間或稱之工期。而如果圖與圖之間有一條連結線,即任務與任務之間有一個相依性,也就是說,前一個任務延誤,後一個任務也會跟著影響,該圖才稱之為「甘特圖」或者稱之為「邏輯長條圖」。

 

填滿色彩、插入圖案 你還在手動調整甘特圖嗎?

 

接下來,我們便直接進入主題,如何用Excel 畫出甘特圖?第一種最簡單的方式,便是用人工的方式,利用「填滿色彩」的功能直接在儲存格中填滿顏色以代表該任務所需的開始與完成時間。

 

這種做法好處是很簡單,只是一旦任務的時間變更後,又要重新針對任務變更後的開始與結束時間重新填滿顏色。

 

另外一種方式則是先以「插入」中的圖案線條來當作每一個任務所需要的工期長度。這樣的做法好處在於,當我們想要重新修正該任務的開始與完成時間時,只需利用拖拉的方式即可重新繪製出來!

這兩種方法最大的問題是都需要人工進行調整;如果我們修改任務的開始與結束時間,就必須一格一格填滿,或是一條一條調整長度……。

 

只要改數據 甘特圖就能自動改變長短

接下來,筆者要與各位分享一個小技巧,便是利用Excel自動繪製出甘特圖。準備好開始學習了嗎?趕快打開電腦跟我們一個一個步驟做下去吧!

 

首先,我們先製作出一個表格,欄位包含了「任務名稱」、「開始時間」、「完成時間」和「任務工期」。其中「任務工期」的公式為:「完成時間」-「開始時間」+1(之所以加1主要是解決當任務為指定日期可以在圖表中呈現)。

 

選擇B2到B6(「開始時間」)後,選擇「插入」,再選擇「圖表」中的「平面橫條圖」,最後選擇「堆疊橫條圖」。

 

點選圖表後,再由「圖表工具」中選擇「資料」裡的「選取資料」。

 

由「選取資料來源」對話方塊中,選擇「水平(類別)座標軸標籤」中的「編輯」。

 

接著選擇A2到A6 (「任務名稱」),以便將圖表的標籤改為任務名稱,完成的效果如圖所示。

 

將滑鼠游標移動到圖表座標處按兩下,右邊工作表會出現「座標軸格式」(Of f ice 2010則是彈出對話方塊)。

在「座標軸選項」裡的「座標軸位置」勾選「類別次序反轉」,將圖表的標籤進行反向排序,以符合我們表格原先的任務順序。

 

為了讓甘特圖更加美觀,我們可以在圖表加上方的「+」,點選後取消已勾選的「圖表標題」,此時原先的圖表標題便不會顯示。

 

接著在「圖表工具」裡選擇「資料」中的「選取資料」,此時會彈出「編輯數列」對話方塊,或是在左邊數列處按「新增」。

 

選擇於此對話方塊中的「數列值」,選擇範圍為D2到D6(「任務工期」),圖表將變更如左圖所示。

 

最後,將游標點選圖表中預設的藍色長條圖,也就是「開始時間」的範圍。

 

將此顏色由原先的藍色填滿變更為「無填滿」。甘特圖即將完成!

 

完成後每個任務根據開始與結束時間其長條圖也會跟著連動!如此一來,我們不僅可以掌握每個任務所需要的時間,同時還可以在圖表中掌握時間軸。

 

1張圖 工作項目全掌握

在專案報告中,其實第一個專案的圖表不應該是甘特圖,甘特圖的左邊顯示的是有哪些任務需要運作,右邊則是估算所需要花費的時間;但如果專案模糊不清,我們需要產出的圖表應該是「專案里程碑圖」。

 

實際上,運作專案過程中時常有許多變數發生,所以有人說:專案不變的事實便是:一定會改變!以下是「專案里程碑圖」的大致長相:

我們畫押的是大方向,可以把專案想像成是切長崎蛋糕,蛋糕大小代表專案的總時間,在進行切蛋糕時,我們需要確定有多少人要吃,多少人要吃才能知道要切幾塊,以及每一塊有多大塊。切幾塊代表專案有多少任務需要進行;切多大塊代表每個任務有多少工作時間。

 

如果我們不清楚專案有哪些任務需要運作,就很難確定每一個任務最多有多少時間可以運作,也因為這樣,縱使有許多人在提交報告時會畫甘特圖,但實際運作專案時,一定會因為環境市場等等因素而發生許多改變,最後,畫出來的報表便很難跟實際狀況相互連結了!

 

總而言之,如果大家可以進一步了解專案管理的概念,並配合著工作,規畫出正確的圖表,一定可以更聚焦的朝目標前進!

本文摘自今周刊特刊<​外商超強圖表EXCEL>

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