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如何提升工作效率?別再寫電子郵件了!

皇冠文化集團

個人成長

達志

2018-03-16 16:37

在規劃行程時,很多人都會用電子郵件詢問大家方便的時間,但他們不知道的是,這麼做只是在為自己找麻煩。

你的「拖延」是在浪費大家的時間

 

來到日本後,有件事情讓我非常驚訝,那就是日本人非常喜歡「拖」。他們經常把「回去再弄」或「之後再說」掛在嘴邊,拖延一次可以處理好的事情。

 

還記得有一次,我到區公所繳交資料,因漏填了一個欄位,被櫃檯人員要求之後補交。

 

我當下立刻拿出電腦,開啟之前的存檔,將資料補填好後上傳雲端,然後用雲端列印服務將文件列印出來,蓋好印章,在便利商店買了一把釘書機,把資料釘好,前後不到十五分鐘,又回到了區公所。

 

櫃檯人員看到我時嚇了一跳。

 

「您怎麼那麼快?大多人都會把資料帶回去,過幾天再來補交。」

 

聽到他這麼說,這次換我驚訝了。

 

「過幾天?資料可以當場修改不是嗎?再跑一趟很麻煩耶。」

 

櫃檯人員告訴我,這是他第一次碰到這種情況。

 

雖說這只是我的個人經驗,但我認為,就是因為這樣「愛拖」的個性,不把事情一次完成,工作才會永遠做不完。

 

如果上一件事還沒處理完,自然沒辦法專心做下一件事,浪費時間之餘,還會降低效率。

 

也許你會覺得上述只是生活瑣事,但其實,這樣的「浪費」在職場上處處可見。

 

在這科技萬能的社會,大部分事情都可以隨時隨地完成。一點小事也要「帶回去處理」,只是在浪費自己的時間。

 

切記,辦公室並不在公司,你人在哪裡,辦公室就在哪裡!請務必時時提醒自己當下把事情做完,只要有心,整個城市都是你完成任務的工具。

 

那麼,具體而言,要怎麼一次把事情做完呢?讓我們繼續看下去。

 

不用電子郵件,可節省九成時間?

切勿用電子郵件「喬時間」

 

在規劃行程時,很多人都會用電子郵件詢問大家方便的時間,但他們不知道的是,這麼做只是在為自己找麻煩。

 

假設你發郵件詢問大家某個日期有沒有空,只要成員中有一個人無法配合,你就必須再發一封詢問另一個日程。繁複的聯絡程序讓召集人苦不堪言,更別提不是每個成員都會立刻回信。

 

還記得有次我跟某家公司討論開會日期,對方跟我說:「我希望其他部門的人也能一起開會,我安排好時間後再聯絡你。」結果這一安排,就花了兩天。

 

只是安排日程,有必要花到整整兩天嗎?

 

工作最忌諱浪費時間在沒有成效的事情上。

 

只要使用雲端功能安排行程,即可避免這些情形。

 

最近不少公司都推出行程管理系統,但員工頂多只能在上面預約會議室,實在可惜。在此推薦大家使用功能更豐富的「Google日曆」(Google Calendar)。

 

比方說,你可以跟指定對象共同編輯行事曆,請他輸入會議等預定行程。這麼一來,你的行事曆中就會自動出現會議行程,點開還可以瀏覽議題內容等詳細資訊,甚至可下載當天的會議資料。在種種事先準備之下,開會當天就可省去不必要的開場白,直接進入主題,提升討論品質。

 

下屬有事找你時,也不用一來一往地「喬時間」了。他可以在「Google日曆」中查詢你的行程,直接在雲端上預約你的時間。如果你臨時有事,只要修改行事曆,對方就能查詢到。有了雲端日曆,就不用一天到晚檢查電子信箱了。不過,平常還是要對下屬做心理建設:「我如果臨時更改行程,不是故意放你們鴿子喔,是真的忙不過來。」

 

很多時候只差上司點頭就可以開始執行了,卻因為不清楚主管的行程、不斷撲空,導致企劃遲遲未能開始。因此,我特別推薦主管人員使用這個方法管理行程,在雲端上與下屬共享行事曆,下屬想要找上司,只要配合行事曆上的空檔即可。

 

如果下屬一天到晚煩主管「您什麼時候有空?」、「今天可以去找您嗎?」,其實也是變相在剝奪主管的時間,使用雲端日曆可節省彼此的時間,提升整體的工作速度。

 

我個人則是將行事曆上的「空檔」設為公開,同時與多位客戶共享行事曆,管理行程既方便又快速。

 

「Google日曆」可設定共享範圍,若有需要,也可以與特定使用者共享私人行程。

 

公私行事曆分開管理其實挺麻煩的,有時改了東就忘了西。「Google日曆」可在同一個行事曆上管理公私行程,只要將共享對象分為幾個群組,就不用擔心發生遺漏的問題。

 

有些夫妻會在雲端上共用行事曆,每天晚上更新彼此的行程,藉此確定對方哪幾天回家吃晚餐。這個方式比傳訊溝通更有效率,老婆只要查查行事曆,就能知道老公哪天要加班,當天就不用特別煮了。

 

善用行事曆可省去傳訊息一來一往的麻煩,讓溝通更順利。「喬時間」是標準浪費時間的行為,想要分秒必爭,可先從這方面下手。

 

 

直接見面,事半功倍

 

用電子郵件較難把事情說明清楚,有時反而會拖到工作進度。

 

相信各位一定有這樣的經驗,來來回回傳了幾封郵件後,還是在雞同鴨講,搞不懂對方的用意。遇到這種情形,建議你可以改用電話溝通,又或是約對方當面談。

 

再方便的溝通工具,都沒有「當面談」來得有效率。與其打字打得要死要活,倒不如一句「我們當面談」,開啟Google hangout視訊功能直接討論。直接看到表情更能了解對方的想法,其溝通效果是文字、聲音所比不上的。

 

當面談還有一個好處,那就是可以當場解決問題不拖延。富士達(Fujitec)的友岡賢二就讓電梯修理人員直接跟工程師視訊溝通,藉此提升作業效率。

 

很多人以為像Google這種資訊科技公司,肯定是利用電子郵件溝通工作。說了你可能會嚇一跳,Google員工其實常常舉行小型會議。

 

Google公司裡到處都設有談話區,公共區域自是不必說,許多地方都設有桌椅、咖啡廳,供員工溝通交流。

 

Google開會的方式非常有效率。

 

他們發現問題後,會先評估需要哪些人來解決這個問題,隨後立刻召集四、五個必要人員來到現場,盡快開完會議。

 

很多人都以為「臨時召集」大家一定沒空,事實上卻是恰恰相反。大多企業都習慣寄電子郵件跟參加者一一確認開會日程,既費時又費力。

 

開會的目的並非「集合」,而是「決議」,因此,只需召集幾名關鍵人員就夠了。

 

制度是死的,人是活的,即便是定期會議,也無須強迫全員到齊。建議大家可因應需求變通,像是根據開會內容安排參加人員;重要成員因出差而無法到場時,可將會議延期;如果當天感覺討論不出什麼結果,也可直接取消會議。

 

 

〈本文選自全書 李幸臻 整理〉

 

 

作者:

彼優特・菲利克斯・吉瓦奇Piotr Feliks Grzywacz

 

出生於波蘭,曾旅居德國、荷蘭、美國等地,2000年遷居日本。

 

2002年出任貝利茲公司國際商務部門亞太地區主管,2006年轉任摩根史坦利培訓發展襄理,2011年進入Google負責人才發展業務,2014年轉攻全球化學習策略,活躍於人才培育、組織開發、領導能力開發等領域。

 

目前擔任「Pronoia」 和「Motify」兩家公司負責人,其中「Pronoia」為經營顧問公司,為海內外各大企業提供商務策略、創新開發諮詢,以及幹部訓練、組織開發等服務;「Motify」則為全球性的人事管理系統公司,專門開發全新的工作模式,並提供諮詢建議。

 

他在日本定居十多年,以西方人的眼光對日本企業文化進行精闢的觀察與分析,他對合氣道和禪宗也有深入的了解。

 

本書出版後立即成為話題暢銷書,為太愛拖、太愛分析探討、太愛開會以致個人產值遠不及Google員工的日本上班族帶來振聾發聵的全新思考。

 

 

 

書名:  Google神速工作術:全世界最聰明的Google菁英,如何創造10倍的工作成果?

 

出版:平安文化

 

 

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