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客戶太多寫到眼花 製作大量客製信 不用半小時

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今周刊

原來Google可以這樣用

2019-09-05 16:11

Gmail可以延後處理、設保密模式、排程寄信,不只這樣,還可以開外掛,人手一機的時代,如果能將這些「庶務」都放進手機和電腦裡,將對企業管理有很大的幫助,而當你愈能使用這些功能,效率也能發揮得更強大,離開辦公室,照樣可以辦公事。沒有Google大神真的不行!

你在工作上有沒有遇過為解決某個問題,要發出大量郵件給不同客戶,雖然每個客戶的郵件內容大同小異,但像是稱呼、公司及專屬資料部分,都需要修改。這樣一來,一封一封郵件複製範本、修改客戶資料、寄出,常常數十封郵件完成後,半天的時間也就不見了。

 

例如舉辦一個活動,整理好報名的客戶名單,要寄出活動通知信,但要一封一封修改報名者的稱呼、公司、飲食、訂房相關資料等。或要對客戶宣傳新產品、跟大量客戶回報年度結算報告,宣傳信、結算報告的基本內容一樣,但一定要修改裡面的客戶相關資料,同樣要花上大量時間。如果能夠善用客製化郵件的技巧,就可以省下這個時間,在半小時內寄出數十封客製化郵件也不是問題。

 

設計郵件草稿 添加特殊欄位

讓我們來試試看,利用免費的Go o g l e試算表與Gma i l,搭配免費的外掛:「Yet  Another Mail  Merge」,就能完成一次寄出大量客製化郵件。

 

接著讓我們進入教學,要滿足上述需求的步驟非常簡單,你可以跟著我一步一步來做好。首先,在Gmail建立一封郵件「草稿」,如右圖所示,然後在想要客製化內容的部分,使用特殊語法(以<<特殊欄位名稱>>表示)來替換。

 

圖中,我的收件人名稱、抬頭、認識對方的原因、對方的興趣等等內容,我都用「特殊語法」準備等等自動替換。我也可以像一般編輯郵件那樣,設計好特殊客製化內容的顏色、文字大小,之後替換內容時也會換上這些格式。

 

新增試算表 建立客製名單

接著建立一份新的Google試算表,第一個欄位可以輸入「Email Address(就是收寄人的信箱地址)」,接著其他欄位,請使用前面郵件草稿的「特殊欄位名稱」來命名,大家可以對照我的前後圖片。

 

等等要進行「合併列印郵件」動作時,就會把Google試算表中每一個對應欄位的內容,自動替換Gmail郵件內文,並對應寄給每一個不同的收件者。這邊只有一個要求,試算表的「特殊欄位名稱」必須是英文,但後面實際的替換內容可以是中文,可參考下圖所示。

 

 

啟動外掛 合併郵件功能

前面步驟完成後,我們在Google試算表安裝「Yet Another Mail Merge」外掛,安裝時授權你的Google帳號即可。「Yet Another Mail Merge」很棒的一點是,它的使用者眾多,而且評價很高,最近也持續保持更新,並且還有部分中文化介面,使用起來簡單又親切。

 

如果要安裝外掛,首先打開Google試算表,開啟「外掛程式」選單,選擇「取得外掛程式」。

 

接著在外掛程式商店中,搜尋「Yet Another Mail Merge」,找到後直接點擊右方的「免費」,就能完成安裝。

 

 

做好準備與設定,打開Google試算表上方的「外掛程式」選單,選擇已經安裝的「Yet Another Mail Merge」,並選擇「開始合併郵件」功能。

 

 

 

接著在彈出的「開始合併郵件」視窗中,第一行「電子郵件將透過A欄位來寄送至收件人」,這裡可以點擊「Change」來更換正確的郵件地址欄位,如果一開始就正確,那就不用更換。

 

 

我們可以在「寄件者名稱」處,輸入這次大量寄送郵件時,我要顯示的名稱是什麼。最重要的是在「草稿」處,選擇第一步驟中我們已經撰寫好的那封郵件草稿。如果你希望知道對方是否打開郵件,可勾選「追蹤郵件開啟情形」。

 

 

就這麼簡單,基本上沒有太複雜的設定,完成後直接按下「寄出郵件」,那麼就會根據Google試算表清單,以及Gmail裡的草稿,自動寄出大量的客製化郵件了!

 

檢視成果 追蹤信件

成功寄出郵件後,Yet Another Mail Merge會自動在Google試算表中加註郵件寄出的時間。

 

接著檢視客製化郵件的成果,下圖中可以看到原本草稿的特殊語法,自動替換成試算表裡的對應欄位內容了,而且每個收件者,會收到不同的客製化內容。

 

 

再回到已經啟動方才的試算表,可繼續追蹤哪幾封寄出的郵件已經被開啟,或是點擊其內容。以上就是利用Gmail、試算表及外掛的超簡單步驟,幫助我們寄送大量客製化內容的郵件。

 

 

 

 

本文摘自今周特刊原來Google可以這樣用

 

 

 

 

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