職場英文Email／掌握2大句型、3大技巧，寫邀請函不再頭痛

任職於文明顧問公司的林秀玟，最近承接文化部一個文化創意產業案子，必須在年底前舉辦一場「創意產業人才發展新趨勢」國際研討會，預計邀請三位國外學者來台灣，與國內產官學界進行交流與對談。秀玟是國立大學外文系畢業，是本案的PM，必須獨力與國外學者聯繫與洽聘。秀玟接下如此重要工作，感到非常開心，覺得自己的能力可以好好發揮，然而，到底要如何寫出一封正確且不失禮的英文邀請函呢？

實用句型介紹

一、 On behalf of + Noun（機關名稱）, S+ V

On behalf of 加上機關名稱，中文意思為「謹代表OOO（公司或機關）」。
 

【例句】
On behalf of Asus, Taiwan, it is my pleasure to welcome you to our office.
（本人謹代表華碩台灣總部，誠摯歡迎你們的到訪。）

二、 S + V…, V-ing

在英文主要子句「主詞+ 動詞」結構的後面加上Ving，通常表示前面主要結構的含義，會影響後面的事件或是延續前面主要結構的動作及行為。在英文書信撰寫上經常可以看到這樣的句型。

【例句】
We are organizing an international symposium, inviting distinguished scholars and specialists to share their visions and inspiring concepts with our suppliers and customers.
（我們正在規畫一場國際研討會，邀請知名學者及專家來分享他們的遠見，並給予供應商及顧客一些觀念上的啟發。）

打動收信人的小技巧

邀請函是單位或公司與國外學者專家或廠商聯繫的第一步，同時影響受邀者對台灣的第一印象。一封格式正確、語言使用恰當的邀請函不僅可展現主辦單位的專業度與國際化，亦有助於提升國外講者的來台動機。

一、寫下SMART的信件主旨

現今社會，大家都非常頻繁地使用電子郵件聯繫，很多知名的學者或專家一整天可能會收到50封以上的郵件。因此，信件主旨相當重要，主旨標題若取得不恰當，講者很容易忽略此信，甚至直接丟到垃圾桶。寫主旨時應盡量符合SMART 原則：具體的（specific）、有意義的（meaningful）、適當的（appropriate）、切題的（relevant）、體貼的（thoughtful）。

國際會議邀請函的主旨，建議可採用「Speech Invitation from Taiwan」或「Invitation to International Symposium」。

二、寄給邀請人被退信怎麼辦？
 

很多單位或公司都會把專家學者個人簡歷與聯絡方式標註在網頁上，但有時會被退信。如果找不到其他聯絡方式，建議可以將邀請函寄給該人士任職單位或公司。

三、 寄件者該用誰的名義？

一封代表單位的邀請函，寄件者應該使用長官或主管名義，還是承辦人呢？專案承辦人員應該很清楚，若使用單位長官或主管名義發信，通常必須需要經過內部簽呈作業，在程序上較為複雜。然而，在洽聘國外講者的過程有很多變數。因此，在最初邀請函中，建議使用承辦人名義進行聯繫，等到國外講座確定接受邀請後，再以主管或長官名義寄發正式邀請函。
 

【範例】
Yours faithfully,
Wendy Lin
For JOANNA HSU, Director-general

此外，亦可將承辦人的名字寫在上方，主管姓名寫在下方，並在主管或長官姓名前面加上「for」或「pp.」（per procuration的縮寫），代表「委任、授權」之意。

完整的邀請函範例如下：

About 陳超明
台灣全球化教育推廣協會理事長

※本文經授權轉載自《English Career》

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