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你是“多工處理”還是”單一處理”?

你是“多工處理”還是”單一處理”?

2014-06-27 11:17

“Focus”就是聚焦,我們生活中有很多突發、瑣碎事件不斷分散自己的聚焦能力,從小做任何事情長輩都會提醒說要專心,不能一心二用,但是現在的職場及工作往往需要具備一心多用的能力。

某次培訓前的客製需要與集團CEO進行討論,那次面談我們兩個人在會議中互相交換意見,但是過程中他的手機頻繁的傳來通知,從鈴聲聽起來有郵件、簡訊甚至LINE等各種通訊軟體。他當時跟我說抱歉,因為他需要隨時利用手機回覆信件,但也保證我們的交談能繼續進行;我過往的想法是做一件事情的時候必須”一心一用”不能分心,會議初期他頻頻低頭回訊息令我覺得非常不被重視,不過談着談着我發現這位CEO完全能夠理解我的規劃,確實發揮一心多用,我們精準地對焦了培訓內容與成效,隨後把企業未來5年的目標設定後,我們便開始討論一些培訓以外的事情。


我們聊到目前職場上最欠缺的人才是什麼,現在教育系統沒有解決的問題是什麼,過程中我故意把話題帶到Multi-Tasking 的能力。他說以前的教育就是要專心一致,但是現在的市場及職場環境一心一用是不夠的。舉一個簡單的例子,以前的輔助工具是打字機,他的唯一功能就是打字,計算機的功能就是算數用的,同一個時間只能做一件事情。

隨著科技的進步,人類能力也隨之提升,就好像一台電腦能在同一時間做很多事情。我們在下載一個檔案的同時就能開始寫報告,在寫報告的時候如果客戶緊急發了郵件進來就必須馬上回覆然後繼續打報告。我們的環境是需要更多能Multi-Tasking的人。如果沒有辦法同時或逐步做到很多事情的時候就需要學習如何授權。專心,是做任何是不可或缺的能力,但一次只做一件事情的時代已經過去了,目前開車的時候是不能使用任何電子產品,接下來的科技就能在開車的時候把郵件等新訊息念給你聽,然後你還能以聲控撰寫郵件內容而手機就能幫你處理好。



我認為multi-tasking是需要大量的聯繫,而且做些什麼事情也需要準確的判斷事情的輕重緩急。
 
一般的時間管理原則會把事情分成4種:
a. 不重要/不急迫
b. 不重要/急迫
c. 重要/不急迫
d. 重要/急迫
 
如果面臨以上4種狀態以優先處理到最後處理的事情您會如何排列呢?當然重要/急迫的事情一定是第一順位,接下來很多人就會考慮b/c 的選擇,您會如何選呢?

根據針對高階主管的調查,大多數高績效的主管都會選擇先處理重要/不急迫的事情,然後才處理不重要/急迫的事情。這個選擇沒有絕對的排列,下一次在分配您的工作表時就能多參考這個排列邏輯。



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