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用這張圖表,讓跨部門分工更順利!

用這張圖表,讓跨部門分工更順利!

2015-10-05 17:57

分出執行者、說明者、諮詢者、被告知者四種對象,製作檢核表以免遺漏

作者:松島準矢

專案管理界常用RACI圖,釐清權責分配

情境
與別部門合作溝通不良,主管唸我:「你以為自己能搞定嗎?」
→分出執行者、說明者、諮詢者、被告知者四種對象,製作檢核表以免遺漏

Q:
我負責籌備明年新人研習的企畫活動,在過程中,我覺得跟其他部門的人及委託講師的聯絡溝通最讓人頭痛了,不曉得為什麼總是無法順利傳達我的想法。

而且好像還讓主管以為我想一個人包辦所有的事,他說:「你以為自己就能搞定嗎?」其實我很想告訴他:「不是那樣的!」但就是無法解釋清楚。


A:
看起來真慘啊!我跟你一樣,也有過很多次的失敗經驗。

儘管想事先設定進度,一邊執行一邊向主管逐一報告,卻不曉得為何進度會在某人身上停頓下來,或是其他部門的人對我說:「我沒收到這個訊息。」

以後可能還會發生相同情況。然後你會陷入不斷檢討、討論的惡性循環中......。

為了不要陷入上述窘況,不能只列出工作清單,還要製作所謂的「工作分配一覽表」,而且每個相關人員都該擁有一份這項資料。

你聽過「RACI」概念嗎?

Responsible(執行者):負責工作的人
Accountable(說明者):負責掌握並說明狀況的人
Consulted(諮詢者):進行工作時的諮詢對象
Informed(被告知者):共享資訊的被告知者、必須知道整件事情的人


「RACI」概念是專案管理界常用的一種思考模式,是一種權責分配概念,由下列四個英文單字的第一次字母縮寫而成。現在就以這個概念為基礎,整理新人研習企畫案的工作分配。

首先是Responsible〈執行者〉,這部分就是你負責。

第二個是Accoutable〈說明者〉。就是負責說明工作內容、明確劃分權責的人。不必勉強別人負責這項工作,由執行者兼任也行。因此,這次的情況,你同時也是說明者。

第三個是Consulted〈諮詢者〉。這次執行工作的過程中,你認為該找誰諮商呢?

最後是Informed〈被告知者〉。一定要事前就想好哪些人必須知道相關訊息。

接著,依照相對應的內容將工作分配好,並整理成圖表。圖表中的標示「◎=該項工作承辦人」、「○=相關人員」,像這樣事先標示清楚每項工作的承辦人,以及哪些工作需要諮商或告知訊息,工作權責就一目瞭然了。



重點筆記

RACI圖是密蘇里大學 Bloch校區,企業及公共行政部門主席李‧波曼〈Lee Bolman〉,與南加大教育臨床診斷教授麥倫斯‧迪爾〈TerrenceDeal〉提出的權責分配概念,又稱為「銳西矩陣」或「銳西法則」。清楚列出一項工作中所有參與者的角色與責任,能夠避免因權責不分導致工作互相推託的狀況。

※重點筆記由編輯部補充,非日文原書內容

〈本文選自全書 李幸臻 整理〉

作者:
松島準矢

Hybrid諮商股份公司總監,一年裡有超過180場與企畫、營運、研修等主題相關的演講,足跡遍及至民間企業、公家機關、大學,同時也從事企業組織、教育、徵才的諮商業務,還是位大學兼任講師。

近年與國立大學共同推廣,經濟產業省培養社會人基礎力的企畫案,負責分析輔助事業。工作之餘,還擔任日本東京NPO法人組織DOT-JP的執行幹事,致力提升年輕族群投票率,同時也是一般社團法人創發塾的副塾長(名譽塾長:原東京大學校長、原文部省科學大臣有馬朗人;塾長:原文部省科學副大臣鈴木寬)、支援日本年輕人支援專案「Japan Innovation」代表等。

書名:麥肯錫、史丹佛都在用的思考筆記
活用16圖表,工作效率提升3倍!



出版:大樂文化

目錄:

推薦序
序 與其憑感覺做事,不如參考大師的思考筆記

第1章 被說報告廢話太多,我該怎麼辦?
簡報高手賈伯斯,常用的聚焦思考法
情境1:花五天做了四十頁簡報卻被主管打槍
聚焦於宗旨、目標、作業範圍、關係人,才是簡報的關鍵
諮詢前,最好整理說話內容的五個重點
情境2:諮詢主管時老是被說:「你怎麼講得落落長?我完全聽不懂。」
你最好是帶著答案來諮詢,而不是希望主管給答案
麥肯錫的邏輯樹思考法,一分鐘完整表達
情境3:主管很忙,該怎麼用一分鐘報告完畢
用邏輯樹圖表,把重點的優先順序整理出來
麥肯錫的MECE歸納術,抓到簡報重點
情境4:被說簡報言之無物、讓人看不懂
時間順序、由大至小、兩項對比的三方法,就能一目瞭然

第2章 工作量一多就容易忙亂,常常要人出手相救?
豐田的A3問題解決術,將問題流程化
情境5:提出改進部門的計畫,卻因漏洞百出被主管糾正了
將應有狀況、現況、課題、解決策略寫在一張A3紙上
麥肯錫的MECE分析法,解決你重複執行的時間浪費
情境6:每次都被主管提醒,才知道哪些沒做好
籌畫活動時,注意提案是否彼此獨立、絕無遺漏

第3章 同事準時下班,而自己卻天天加班?
戴明博士的GPDCA模擬思考術,掌握全盤狀況
情境7:等到火燒屁股才做,因此總是做不出好成果
目標→計畫→執行→檢查→改善5流程及19項重點
用麥肯錫矩陣排列法,來決定優先順序
情境8:分不清楚工作的優先順序,每次都得臨時加班趕工
重要且緊急的事先做,不重要不緊急有空再處理
用WSE現況整理法,評估工作難度
情境9:下班前,老是被主管臨時插入新工作
將意願、技術、經驗製成評估表,讓主管知道你的進度及困難

第4章 不太會拿捏工作分配,導致合作時總是引起爭議?
專案管理界常用RACI圖,釐清權責分配
情境10:與別部門合作溝通不良,主管唸我:「你以為自己能搞定嗎?」
分出執行者、說明者、諮詢者、被告知者四種對象,製作檢核表以免遺漏
學心理學家用溝通矩陣圖,分析對方性格與對策
情境11:不知為何,就是跟「那個傢伙」八字不合
破解勇往直前型、小心翼翼型、領導型、掌控一切型的四種個性!

第5章 被逼著提案,但就是想不出獨特的好點子?
用SCAMPER奔馳法,無限擴大想像力
情境12:每天都在想點子,頭腦快被榨乾
代替、統合、適用、修正、轉為其他用途、刪除、重新排列七方法
用麥肯錫SWOT分析法,整理現況並思考競合策略
情境13:主管要我想辦法打出一條血路,但談何容易?
將產品找出優勢、劣勢、機會、威脅四象限,你的思路就能打開
學大前研一用3C分析法鎖定目標、4P分析法突破框架
情境14:怎麼想都只有「老梗」,連自己都快受不了
站在客戶需求,就能找到區隔市場

第6章 現在這份工作真的是我想要的嗎?
史丹佛大學教授提出計畫偶然論,找出工作的意義
情境15:對「難道要做這個工作一輩子嗎?」感到疑惑
製作你的好奇、堅持、樂觀、挑戰、承擔願望表
美國心理學家提出職業錨理論,檢查你目前的工作
情境16:被主管念「你快跟不上時代了!」
把視點分成自己、周遭、他人三種,再問自己想成為什麼人

 

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