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每天Email收到眼花 快下班才發現該回的都沒回….. — 電子郵件斷捨離 別把收件夾當儲藏室

每天Email收到眼花 快下班才發現該回的都沒回….. — 電子郵件斷捨離 別把收件夾當儲藏室

席蔚雅

職場

2014-09-12 11:53

Email帳號幾乎人人都有,用了這麼久的電子郵件服務,多數人會使用的功能可能僅是收信跟寫信而已。上班族在「雲端」的書信往來,每天可能20、30封起跳,未經管理的收件夾,就像雜物儲藏室,若臨時要找信,可能要瞎忙好幾分鐘,才能撈出要找的郵件。1111人力銀行副總經理何啟聖指出,花太多時間處理「產值低」的事情,不僅容易損害專業形象,更會導致主管觀感不佳。

只會收、寄信 工作效率快不了

 

何啟聖表示,只懂收發信件卻不懂善用電子郵件信箱附加功能的人,處理事情通常是雜亂無章的,直接影響到行政效率。他舉例,主管通常一次交辦很多件事,問起特定事項的處理進度時,不少員工無法即時回答,這都是因為缺乏整理的概念,沒有將事情依照輕重緩急區分執行。他一直告訴上班族,要用比現處職位再高一層級的眼光看待工作,而從整理信件這件小事,就能培養顧全大局的胸襟。

 

何啟聖雖擁有私人助理,但處理電子郵件卻從不假手他人。他認為建立並且熟悉自己的使用習慣是很重要的。從20多年前擔任記者開始,何啟聖就養成整理郵件與聯絡人的習慣。長時間使用公司內部信箱系統,當時對他來說只是收發信件,完全改用Gmail不過是最近5年的事。Gmail擁有強大的自建資料夾、註記標籤、設定時間提醒等功能,輕易上手後就不想再更換,讓他工作更有頭緒,不再手忙腳亂。

 

「處理事情就像分類公文,也像整理書架,重要的放上層,不重要的放下層,甚至可以放進一旁的紙箱」何啟聖說。在收信的當下整理,就能節省後續搜尋的時間,Gmail雖然可設定依照日期排序信件,也可依照寄件人檢視,但事先整理讓待辦事項一目了然,才能有條不紊的安排行程並依先後順序處理。

 

時間統合管理 郵件整理的關鍵

 

將時間統合管理,也是管理郵件的關鍵。何啟聖以自己為例,進入信箱後,首先會刪除垃圾郵件,剩餘信件依照內容重要性與緊急程度區分,其次才是分公、私領域。他建議,剛開始嘗試管理信件者,可以從Gmail的註記標籤功能著手,緊急或重要的貼上「優先順序」標籤,不急於一時的貼上「後續處理」標籤表示待辦,再試著用自建資料夾分類。

 

何啟聖特別提醒,資料夾分類要精簡,開太多資料夾反而只會造成混淆。按照重要性與急迫性分為特急件、急件、速件、一般件;若依照寄件人領域區分,則只開出公職、商務含保險、朋友、媒體資料夾。即使和特定記者有商務往來,還是把該記者寄出的信件歸在媒體資料夾,一個寄件者的信只放在一個資料夾,方便記憶。

 

設定處理時限 回覆郵件不落勾

 

分類之後,還可就沒有當下處理的信件設定時限,提醒自己記得回覆或處理,收到活動通知時,則順手把時間、地點、詳情記錄到Google行事曆。何啟聖通常在電腦上做這件事,直接複製貼上對他來說相當便利。學會使用之後,已經不手寫行事曆,省下攜帶筆記本的空間,用智慧手機即可隨時上網查看並且即時更新。

 

聯絡人也是電子信箱重要的一部份,何啟聖將手機通訊錄與Google通訊錄設定連動,但並未輸入所有聯絡人資訊,多數還是手工分類名片,常用的聯絡人才以名片王等軟體協助建檔。當要發通知時,也能發送群組信件,同時知會相關人員。

 

確實落實郵件管理,才不會天天都在瞎忙,減少時間浪費,不手忙腳亂,工作起來自然更有效率。

 

把收件夾當書櫃 5類郵件輕鬆管理

 

郵件依緊急程度可分為5大類,郵件管理可參考整理書櫃的模式,重要郵件放在顯眼處,要立即處理的郵件放在方便拿取處,分類管理才不會出現廣告信看一堆,緊急郵件卻忘記回的窘況。

 

 

重要程度

對照書櫃位置

說明

舉例

特急件

最顯眼處

最重要的必讀信件

預算審核表

急件

離特急略遠一層

重要性僅次特急件

業績報表

速件

最方便拿取處

時間上最急迫處理的信件

需立即簽核文件

一般件

書櫃外的紙箱

不必當下處理,甚至被催討時再翻出,或可請對方重寄的信件。

推薦函、書序邀稿

參考件

最下層

有空再看,不需處理的信件。

轉寄勵志文章

垃圾郵件

廢紙簍

直接丟棄

廣告信

製表:席蔚雅

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