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魔鬼藏在細節裡—非知不可!製作簡報常見的幾個錯誤

魔鬼藏在細節裡—非知不可!製作簡報常見的幾個錯誤

鄭俐瑛(簡報口語表達企業講師)

管理

達志

2014-12-04 09:24

懂得製作簡報在職場上已經是必備的工作能力。由於經常受邀兩岸多家科技大廠授課,指導過許多公司主管同仁在表達與簡報上的問題,發現多數人都擁有清楚的專業與邏輯,偏偏在簡報畫面的呈現上,沒有將上述本身的優點特質給發揮出來。

簡報的本質與目的是要建立有效溝通方式,不僅需要口條清晰、邏輯清楚,簡報PPT的呈現,也就是投影片(Slide)的「編排」與「設計」,同樣也是需要注意的重點。一般常見有以下幾項美中不足的地方,若能花點心思留意與改進,掌握個基本投影片製作原則,就能達到簡報溝通事半功倍的效果:

 

字形使用超過2種以上

 

字形在投影片的呈現上是一種畫龍點睛的效果。字形運用得好,可以凸顯重點;也可以加強簡報主題的個性。但同一份簡報,建議不要使用超過兩種以上的字形,免得讓聽眾觀看投影片時,造成視覺上的混淆,而無法抓住原本想表達的重點。建議儘量採取同一種字形,以粗細加上顏色的變化,來混搭運用。

 

【正確】數字與中文各是一種字型                       【錯誤】每一行字都是不同字型

 

 顏色過於複雜  不超過3種為佳

 

其實好的投影片製作通常都是簡單、清楚,畫面若是過於混亂往往會使整個簡報結果打了折扣。色彩可以替簡報主題、內容增添不少色彩,更可以呈現個人專業度;但相反的,投影片使用過多的顏色,反而呈現過於雜亂、輕浮的印象。建議投影片的色彩運用(大範圍的部分),包含字體顏色不要超過3種以上。

 

【正確】白為主底色,搭配紅色標記重點     【錯誤】主要區塊色有3種,搭配7種字 

 

配色使用不當  講求對比才恰當

 

常常看到投影片中的字體色與背景色過於接近,而看不清楚字體本身。這是頗為糟糕的簡報投片配置。如果覺得自己在色彩的搭配上比較沒有信心的話,建議採取簡單的做法:深色字體搭配淺色背景,或是深色背景搭配淺色字體。做好時,將簡報投影出來,走向聽眾區由近至遠觀看,字體可以看得清楚即可。

 

【正確】白色為主底,搭配深色字體                    【錯誤】淺色基底,搭配淺亮色字體色

 

忽略圖片重要性   畫素清晰也是重點

 

一般來說,好的投影片內容製作順序:圖>表>字,也就是一圖勝過千言萬語。雖然如此,在多年的教學過程當中,發現圖片的品質常是多數人不會去注意的細節。圖片畫素(Pixel)不足、尺寸過小,當要放大圖片時,會造成畫面模糊,反而造成反效果;同時也間接讓台下的聽眾覺得報告人不夠專業、不夠貼心。許多公司內部報告會將產品原始文件掃描使用,也應該注意把簡報無關的內容刪除掉,不要為了圖一時方便而省略處理圖片的功夫。

 

【正確】圖片畫素、尺寸充足                             【錯誤】圖片畫素、尺寸不足

 

 

內容呈現過多  一頁一重點剛剛好

 

既然是要有效傳遞與溝通內容,就應該多從聽眾的角度出發。儘量避免單一畫面放入過多的訊息,否則反而讓人難以消化。另外,觀察太多簡報者為了豐富版面,放置與投影片主題無關的圖片。其實,投影片在內容的規畫與放置上,應要有適度的留白,讓聽眾的視覺能夠在不擁擠狀態下,將畫面的訊息順利的傳遞至大腦的記憶中。

 

除了之前提到的投影片設計之外,在教學經驗中也最常發現圖表使用上的問題。一般常用的流程圖、類別圖、系統圖……等,都是經常用來簡報說明的輔助圖。一個好的圖表能清楚、明確的輔助主題內容的傳遞;甚至有時候本身就能夠表達其主題涵意,而且不需要多作說明。

 

另外,製作統計圖表時,輸入數據的表格並不需要一併顯示。因為圖表本身就代表數據的涵意,表格就無需重複出現,這樣才能避免聽眾在觀看時產生資訊混淆,無法快速了解簡報者當下想要說明的重點。

 

【正確】只呈現必要之資訊與數據                       【錯誤】過多的資訊與重複數據

 

 

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