在今天看見明天

無論是好消息或壞消息,先說結論才是王道

岩田松雄

管理

達志

2018-08-22

領導者永遠會做最壞的打算,最好能先知道結論,才能安心聽取報告。

工作上在報告時「先說結論」是常識,但時常有人在情急之下忘記了這個大原則。尤其在報告壞消息時,很容易會先想講藉口,最後才講出進展不順利的結論。但站在主管的角度,愈是壞消息就愈想盡早知道結論。

在聽取部屬的報告時,我一開始就會問:「是好消息?還是壞消息?」身為主管,會收到各種來自部屬的報告,裡頭當然有好事也有壞事,因此每次聽到部屬說「我有事要報告」時,總會擔心是不是出了什麼狀況。

部屬來到辦公室說:「您現在方便嗎?我有件事要報告……」

一聽到這種話都不免心驚一下,心想難道出了什麼差錯。聽到部屬說出:「我構思了這個企畫案,想向您說明。」頓時鬆了一口氣。

領導者永遠會做最壞的打算,最好能先知道結論,才能安心聽取報告。

‧ 事情是否緊急?

‧ 是好消息或壞消息?

‧ 報告需要五分鐘還是半個小時?

主管在聽取報告時會想要先知道這幾個重點,態度也會因為這幾點而大不相同。

如果是好消息,就能以悠閒心情邊喝咖啡邊聽。壞消息的話,必須立刻商討對策,有時候要集合其他相關人士開會討論。

萬一是重要客戶的訴求,很可能得排開其他工作,優先因應。因此,一開始先講明「好消息」「壞消息」「有件急事」「報告專案進度」「A公司那邊想確認」等等,光是一句話就能改變主管在聽取時的態度。

● 電郵也要先提結論

先講結論的原則也同樣適用於電郵。其實只要在正文裡先簡單寫出結論和概要即可,卻有人只寫一句「請參考附檔」。這種郵件很容易讓收信者感到不耐煩。

要是希望對方早點看,應該在標題欄就寫清楚主旨,在正文第一行先寫結論。其實,最理想的寫法是光看標題就能了解結論。

「今天傍晚方便占用您一點時間嗎?」光寫這樣一句話的電郵是最糟糕的例子。究竟要談公事?私事?好消息?壞消息?沒有任何線索,一整天都得掛心這件事。

無論寫電郵、談事情,重點是別只顧自己方便,也要想想對方的心情。記得要讓部屬清楚了解到「先講結論的必要性」,並徹底落實。

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