在今天看見明天

無論是好消息或壞消息,先說結論才是王道

岩田松雄
2018-08-22
管理
達志

無論是好消息或壞消息,先說結論才是王道

岩田松雄
2018-08-22
無論是好消息或壞消息,先說結論才是王道
管理
達志

領導者永遠會做最壞的打算,最好能先知道結論,才能安心聽取報告。

工作上在報告時「先說結論」是常識,但時常有人在情急之下忘記了這個大原則。尤其在報告壞消息時,很容易會先想講藉口,最後才講出進展不順利的結論。但站在主管的角度,愈是壞消息就愈想盡早知道結論。

在聽取部屬的報告時,我一開始就會問:「是好消息?還是壞消息?」身為主管,會收到各種來自部屬的報告,裡頭當然有好事也有壞事,因此每次聽到部屬說「我有事要報告」時,總會擔心是不是出了什麼狀況。

部屬來到辦公室說:「您現在方便嗎?我有件事要報告……」

一聽到這種話都不免心驚一下,心想難道出了什麼差錯。聽到部屬說出:「我構思了這個企畫案,想向您說明。」頓時鬆了一口氣。

領導者永遠會做最壞的打算,最好能先知道結論,才能安心聽取報告。

‧ 事情是否緊急?

‧ 是好消息或壞消息?

‧ 報告需要五分鐘還是半個小時?

主管在聽取報告時會想要先知道這幾個重點,態度也會因為這幾點而大不相同。

如果是好消息,就能以悠閒心情邊喝咖啡邊聽。壞消息的話,必須立刻商討對策,有時候要集合其他相關人士開會討論。

萬一是重要客戶的訴求,很可能得排開其他工作,優先因應。因此,一開始先講明「好消息」「壞消息」「有件急事」「報告專案進度」「A公司那邊想確認」等等,光是一句話就能改變主管在聽取時的態度。

● 電郵也要先提結論

先講結論的原則也同樣適用於電郵。其實只要在正文裡先簡單寫出結論和概要即可,卻有人只寫一句「請參考附檔」。這種郵件很容易讓收信者感到不耐煩。

要是希望對方早點看,應該在標題欄就寫清楚主旨,在正文第一行先寫結論。其實,最理想的寫法是光看標題就能了解結論。

「今天傍晚方便占用您一點時間嗎?」光寫這樣一句話的電郵是最糟糕的例子。究竟要談公事?私事?好消息?壞消息?沒有任何線索,一整天都得掛心這件事。

無論寫電郵、談事情,重點是別只顧自己方便,也要想想對方的心情。記得要讓部屬清楚了解到「先講結論的必要性」,並徹底落實。

看更多《帶人的技術》

延伸閱讀

主管做到2件事,員工就會心甘情願接受困難的挑戰!

對主管而言,激勵是一門藝術,尤其當公司需要有人挺身而出,接下開創性的新任務時,要如何激勵哪些興致勃勃,卻又猶豫不決的適當人選,排除他內心可能出現負面的聲音,願意接下可能吃力不討好的任務呢?這時主管必須站在同仁成長的角度想,誠懇地為他分析,接下這一份工作,是一個培養自己實力的大好機會,有助於他拓展視野,離實現自己的願景更進一步。

做主管的到底是要先搞定下屬還是要先處理老闆呢,夾在中間如何生存啊?

最近在處理客戶公司的案子時,發現新來的高階主管也是有一種被逼入死胡同的感覺,下屬覺得她是老闆的人馬,而老闆又認為她太為下屬著想,這種裡面不是人的感覺我想看倌們多少會有同感,那到底要如何平衡這種局面並找出解決之道呢?今天來跟大家聊聊這個主題!

主管算什麼!齊心實現公司願景才是價值所在

工作是實現有理念支撐的願景。認為只有忠實執行上層下達的政策和企畫,使命必達才是工作的觀念是錯誤的。

Retail is about detail!他靠信念與堅持 不到30歲從小採購升部門主管

工作了一年多,心裡還是有那個dreamwork,我想自己應該到一個品牌工作,什麼品牌並不設限,但也是吃了很多閉門羹,畢竟我什麼都不會,只有一顆充滿熱忱的心。很幸運的是當時台灣佐丹奴的總經理願意給我一個機會,從最基礎的採購工作做起,並在進入佐丹奴約一年時就擔任senior buyer,不到30歲時就接下了整個佐丹奴的採購部門主管,掌握十數億的採購預算。

辦公室內鬥不停,主管如何處理?

作為管理者,幫助團隊達成目標是天職,解決同事間衝突也是。處理部屬的不愉快前,必須先判斷衝突的類型後才能著手解決。領導暢銷書作者Mark Gerzon認為,解決衝突很需要經驗累積,但透過基本的SOP,即可控制住情勢、有效緩解。