在今天看見明天
熱門: 鋼鐵股 富邦金 開發金 鴻海 升息

拒絕未必要撕破臉,向主管巧妙「說不」的4技巧

拒絕未必要撕破臉,向主管巧妙「說不」的4技巧

SmartM人才培訓網

名人專欄

2017-08-21 17:38

職場如江湖,難免身不由己,得要面對自己不樂意或預期外的任務,例如在已安排旅行的週末被要求加班,或是被指派自己無法負荷的工作量。當這樣的情況發生,有些人為了讓主管留下好印象而勉為其難答應。然而根據過去的資料顯示,犧牲個人休息時間往往導致較差的工作表現,工作固然重要,但適時的放鬆不僅能激發靈感,更能提升工作效率。


文/SmartM/許博涵

向老闆說「不」從不是件容易的事,管理顧問公司 Thrivatize 創辦人兼執行長 Suz O’Donnell 提出四個不傷情面的拒絕主管方法,創造溝通雙贏局面。

技巧1:先表達認同再說明個人立場

當主管提出增加工作量、延後下班時間等要求時,比起直接拒絕,更好的溝通方式是先認同主管的需求再表明個人立場。
 
例如可以向主管說:「我知道這份工作很重要,但我今晚已和客戶有約,不方便留下來,請問這份工作最晚何時要完成?」這樣的答覆向主管傳遞出「自己已接到命令並準備執行」的訊息,使他了解自己並非刻意拒絕。

另外,詢問完成期限可判斷工作的急迫性,在不影響自己原本計畫的前提下,提出新的時間規畫以達到目標。

技巧2:只答應自己有把握的部分

職場上也常遇到主管臨時交付任務,雖然任務本身可能很有趣,但因為個人工作安排等限制而無法全心投入其中。
 
面對這樣的情況,可以考慮向主管說:「我對這個計畫非常有興趣,然而目前我已將所有的時間與心力投入在XXX專案中,所以無法全部參與。不過我有自信可以完成當中資料分析的部分,希望我能以這樣的方式參與計畫的運行。」

事先說明立場,僅承諾自己有把握的部分,多數主管也不會特別為難。部分性的參與也能使個人工作量不致落入天天加班的窘境。

技巧3:重新定義要求,提出替代方案

拒絕主管的請求時,重新定義問題並提出替代方案也是一個很好的方式。回覆主管時可以分成三個部分,首先重述主管的要求,承認這份工作的重要性。接著描述個人的實際情況,表明自己無法順利完成的原因。最後提出替代方案,自己可以隔周提早來上班完成,或是會主動尋找其他可以幫忙的同事。

不要因為無法完成而道歉,既然現實條件如此,努力找尋可能的解決方式,讓主管了解自己有解決問題的能力才是最重要的。

技巧4:主動邀請合作夥伴一同完成

人力資源顧問公司 21Oak 的老闆 Jill Santopietro Panall 認為,當上司要求下屬完成任務時,最主要想看到「承擔責任」的態度。因此接獲工作指令時,不一定要自己一個人埋頭苦幹,而是可以回覆主管:「沒問題!如果XX部門的同事在明天早上能給我相關的資料,那麼我便可在時限內完成。」
 
提出完成任務的所需條件,並合理要求同事和自己一同分擔,不僅展現出自己對於工作縝密的規劃,同時減低個人的負擔。

不過也請記得在事後給予同事一些回饋,特別是自己因為休假而需要他人幫忙時,買一杯咖啡或是紀念品都是表達感謝之意的好方法,也順道維護了彼此的關係!

原文連結:https://www.smartlinkin.com.tw/article/3245
延伸閱讀:新書搶先看》主管朝令夕改,得語帶威脅制止

延伸閱讀

新增1本土病例!桃機停車場清潔人員確診 緊急召回數百名防疫計程車司機漏夜採檢

2022-01-04

每年八百萬香客湧入 創造三億發財金盈餘 信眾豪氣還金 紫南宮「錢母經濟學」揭密

2022-01-05

303全台大停電找到元兇?疑似興達電廠「1個程序」操作錯誤,導致549萬戶受波及

2022-03-03

群創3度啟動庫藏股、減資9.5%加股利每股發2元現金,股東買單嗎?今天股價這樣走

2022-05-12