上班族必練的基本功 「三本筆記術」搞定難題

《麥肯錫的筆記術》作者大嶋祥譽在書中指出，做好筆記第一個要打破的迷思在於：「筆記就是記錄下別人所講的話。」大嶋指出，麥肯錫顧問做筆記最主要的目的，是為了解決問題，把筆記當成「思考的工具」、「解決問題的工具」來使用。換句話說，筆記不該只是扮演輔助記憶的角色，而是能有助思考的「第二個腦」。

擅長解決問題的人，從做筆記的階段，就已經能在筆記中解決問題了。因為從定義問題、分析或整理事實，提出假設，到導出解決方案，好的筆記，都應明確地羅列這幾件事。
能夠做出解決問題的筆記，首要之務在戒掉大多數人採用的「一本流」筆記法，以為只要一本筆記就能搞定一切！以為只要做好記錄詳實、沒有遺漏的一本筆記就可以吃得開。因為頂尖的麥肯錫顧問，是不會只做一本筆記的。

劍橋筆記本 記錄事實 像員警打探消息

大嶋指出，她任職麥肯錫時，大家都會隨著解決問題的流程，分別使用三種筆記本。第一、主要用來蒐集資訊與記錄事實的「劍橋筆記本」；第二、用來掌握問題、整理思緒或設計如何解決問題的「方格筆記本」；第三、用來製作實際資料輸出圖表，作為向客戶簡報的「麥肯錫筆記本」。

在麥肯錫，辦公室經常備有劍橋筆記本，這種筆記本的封面與封底都用厚實的紙張裝訂而成，就算外出或站著工作，也能方便記筆記。

麥肯錫顧問經常需要前往「現場」聆聽意見，就像刑警四處打探消息一樣。此時，就要專注地把聽到的資訊寫進劍橋筆記本裡。這個階段的筆記，暫且不做思緒的整理，「專注地書寫」才是最重要的。

因為，如果在現場聆聽階段就彙整重點的話，會造成只在自己腦內的框架中取捨資訊，或只根據自己喜惡來觀察事物狀況。如此一來，或許會錯失真正的重點。

這一點跟刑警偵查情報也有類似之處，重要的線索往往會隱藏在「不經意的一句話」中。為了避免漏聽這些重要的訊息，就不能預先下判斷，只要專注地寫下一字一句，事後再使用「方格筆記本」或「麥肯錫筆記本」，透過「筆記思考」來鎖定議題或找出解決方案。
 

方格筆記本 彙整思路 理出真正的問題

做好方格筆記可依循以下步驟：第一、找出真正問題；第二、建立解決方案的假設；第三、對假設進行驗證。例如，某企業面臨「A商品銷售業績不佳」狀況。第一階段的劍橋筆記本已羅列各方意見，包括市場因素或銷售管道、商品本身因素、顧客因素、企業組織因素或銷售人員因素等。以這些提示為基礎，請教經驗豐富的前輩或專業人士「像這樣的案例，問題可能出在哪 裡？」或先參考以前的事例或報告等。

鎖定問題後，再對各種問題予以分類，也就是按照「where（所在）」、「why（原因）」、「how（對策）」這三層意義來區分蒐集到的資訊。比如說，針對A商品銷售不佳，「where」可能是指：都市地區、鄉鎮地區、專賣店、量販店等。「why」可能指向：A商品是否老舊化了？價格競爭敗陣？商品機能傳達不佳？商品在店頭陳列不起眼？「how」則是：開發新產品、強化商品說明、降價、舉辦促銷、建議下架等。

把聆聽記錄下來的筆記分類為「where」、「why」與「how」這三層意義後，再根據這些分類過的資訊寫出我們發現到的重要事項——論點。於是，片段的資訊就會被這個論點所吸引，串連在一起，經過整理後就會有新的發現。

麥肯錫筆記 資訊輸出更具體 方便作簡報

「麥肯錫筆記本」基本上是一種方格筆記本，但最上方有「標題」或「議題」欄，中間有圖表空間，最下方則有代表出處的「source」欄，筆記本的淺藍色格線是為了影印時不會顯現。

「麥肯錫筆記本」是象徵「解決問題的筆記術」，因為透過「一張圖表、一則訊息」就可以展現出具體的資訊，完全不需要多餘的要素。

如何利用「麥肯錫筆記本」讓資訊輸出具體成形呢？大嶋指出，訣竅在於「製作筆記時，隨時意識到『概要』！」所謂「概要」（summary）就是要點的意思，但這裡有更深層的意義。在麥肯錫中，有個名詞叫「金字塔結構」，是指用來陳述「事實」、說明「問題」、提出「解決方案」的一套架構，「麥肯錫筆記本」就依著這套架構製作。

透過學會麥肯錫流的筆記法，筆記不將是「會議紀錄」、「客戶訪談紀錄」等流水帳記事，而是你最可靠的祕書，也是最有用的思考顧問。