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培養三秒決定是否捨棄的勇氣

培養三秒決定是否捨棄的勇氣

商周出版

職場

2016-04-24 10:09

為了培養捨棄的勇氣,必須建立三秒判斷這東西要不要丟的原則。也許有人認為單憑三秒判斷,搞不好會誤丟什麼重要的文件資料,所以接下來要說明判斷的基準。

作者︰今藏由香里
 
「高明的婉拒」更能贏得對方的信賴

根據某項問卷調查:「在工作上,你是那種懂得如何拒絕別人的人嗎?」結果約50%的人回答:「不是。」
之所以不是的理由,約50%的人回答:「雖然很想拒絕,卻不曉得如何拒絕。」

擁有拒絕的勇氣

對於一向講究情義的日本人來說,很難「拒絕來自別人的請託」吧,而且拒絕難免會讓人產生這樣的想法:
‧我是不是太固執了?
‧我是不是個不通情理的人?
‧別人會不會覺得我不負責任?
‧我是不是把氣氛搞得很僵?
‧會不會影響別人對我的評價?
‧會不會影響人際關係?
腦海中勢必會浮現各種負面想法,是吧?

不過,請放心,拒絕不但不會影響人際關係,也不會搞僵氣氛。
暢銷商業書作家臼井由妃女士認為比起「妥協的YES」,有建設性的NO對自己和他人更有益處(摘自《職場菁英的三種高明拒絕方式》,青春出版社)。只要確立判斷基準,「拒絕」不但能提升工作效率,還能增進彼此工作品質,創造最有益處的結果。

但是有一點希望大家明白,那就是「拒絕」不是目的,如何讓「彼此都得到最有益處的結果」才是目的。
拒絕的判斷基準有三項:
‧確實掌握自己能承受的負荷程度。
‧思考事情的優先順序。
‧訂立自己能充分掌控的計畫表。
我們必須掌握這幾點,否則勉強接下的結果,往往不是來不及完成,就是超過自己的負荷,不但工作品質變差,還無法達到一定成果。

如何高明婉拒對方請求?

接著,說明如何高明婉拒的四個步驟。

○1先說些能夠緩和氣氛的緩衝話語
緩衝話語是商場上不可或缺的,通常用於想拒絕對方、難以啟齒、受他人之託時,例如:「不好意思」、「真的很抱歉」、「讓您費神了」等,不過既然決定拒絕,當然是以「很抱歉」一語為佳。

○2表達自己的心情
「雖然我真的很想幫忙……」、「若是能幫上忙就好了……」告訴對方自己要是情況許可的話,一定會幫忙。

○3說明必須拒絕的理由
「因為手上還有這禮拜必須完成的工作……」、「我現在手上正在忙兩件大案子……」像這樣說明自己的現況。

○4表達希望下次有機會能幫上忙的心意
「要是下次有什麼需要我幫忙的地方,請不要客氣。」
「我忙完這件案子就比較輕鬆了。到時要是有什麼需要幫忙的地方,我一定義不容辭。」。

連結○1~○4的意思如下:
「真的很抱歉,我雖然很想幫你,但我現在手邊還有兩件案子在忙,實在沒空。等這兩件案子處理完,我就比較有空了,到時如果有什麼需要幫忙的地方,還請告訴我一聲。」

這麼一來,不但不會讓彼此的關係產生嫌隙,也不會覺得尷尬。
舉個比較極端的例子:「我現在很忙,沒空幫你。」同樣是拒絕,但語氣如此強硬地拒絕對方的請託,絕對會影響彼此的關係。
拒絕絕對不是壞事。擁有拒絕的勇氣,創造有益彼此的結果,才能建立信賴關係。

做好理所當然的小事,就能深受信賴。

培養三秒決定是否捨棄的勇氣

前面已經說明整理的重要性,接下來的問題在於如何保持整潔狀態。
不少人的感慨是,就算整理乾淨,但是不消一個月就打回原形,要想保持桌面乾淨整潔,必須要有捨棄的勇氣。

我每天都會收到許多文件資料、郵件等,要是不篩選、不丟棄的話,只怕桌上會堆積如山。「無法立即判斷」、「先擱著吧」,像這樣無意識拖延的習慣,一旦日積月累,桌上就成了垃圾山。

某本雜誌報導,年收入不到三百萬日圓之人的房間有五個特徵,第一個特徵是:因為什麼東西都捨不得丟掉,導致房裡堆滿無用的東西。

倒也不是說「捨不得丟掉=年收入不高」,然而,要是捨不得丟,就無法得到新的什麼,所以為了不斷進步,必須懂得捨棄。(附帶一提,第二個特徵是「洗手間、浴室和廚房等地方十分髒污」)

為了培養捨棄的勇氣,必須建立三秒判斷這東西要不要丟的原則。也許有人認為單憑三秒判斷,搞不好會誤丟什麼重要的文件資料,所以接下來要說明判斷的基準。

丟掉過期的文件資料
第一個原則是:丟掉過期的文件資料。
在針對上班族的整理術研討會上,與會者最大的煩惱莫過於「文件資料愈積愈多」。

有此煩惱的人往往會想著「先擱著吧」、「也許哪一天用得到」,但結果就是「每天都花時間在找東西」、「需要的時候偏偏找不到」、「成堆的文件讓人看了就心煩」,從而產生負面情緒。

捨棄過期的舊資料,只留下真正需要的東西就對了。正因為手邊留了一堆沒用的東西,才會導致心緒煩亂。

讓你「猶豫」要不要丟的東西,就是不需要的
究竟要不要留?猶豫時又該如何判斷?

當你告訴自己:「好!來整理桌子吧!」啟動整理模式時,勢必會遇到「猶豫」這道障壁,整理自己的房間時也是如此,是吧?不限文件資料,舉凡文具用品、書籍、電子郵件等,面臨要不要保留的問題時,一定會心生「猶豫」。

這時,你的心情八成如以下所述:
‧也許哪一天會發揮效用。
‧也許哪一天還會用到。
‧丟掉多可惜啊!
‧也許哪一天要用到,就會後悔丟掉。
雖然這些理由聽起來都很正當,但我敢斷言—
讓你猶豫要不要丟的東西,肯定再也用不到。

因含糊判斷而留下的東西,日後找起來肯定很辛苦。雖然處理掉新東西或根本還沒用過的東西會覺得很可惜,但東西只要用不到就毫無意義可言,不如送給需要的人,不必執著一定要留在身邊。

「可是啊,今藏小姐,以前我毅然決然處理掉的東西,沒想到後來又需要用到。」也有人對我這麼說。

我問他後來怎麼處理,對方回道:「還是想辦法再弄到囉!」或者說:「反正還能找到可以替代的東西,也就還好。」

沒錯,這些就是縱使沒有也不會造成多大問題的東西。
打造整潔舒適的工作環境遠比計較東西要不要留來得重要,既然是讓你猶豫是否要丟掉的東西,就不會再派上用場,所以爽快地處理掉也無所謂。

處理信件的原則與處理文件相同

信件是必須「立即拆閱」的東西,所以三秒判斷要不要留,不要的話就處理掉,要是連看都不用看的話,那就立即丟掉吧。

職場的信件可粗略分為三種:
○1關於收支、經營的信件:請款單、契約書、申請書等。
○2與人往來的郵件:問候信件、招待狀、通知函等。
○3也許能作為參考用的信件:公司簡介、目錄、廣告信函等。

收到比率最高的是第種「也許能作為參考用的郵件」,也是最容易導致郵件堆積如山的原因。
那麼,該如何處理如此麻煩的東西呢?只要謹守以下原則就行了:
「也許能作為參考用」而留下來的郵件,幾乎日後都不會拿來參考。
因為當桌上的東西堆積如山時,不但很難找到,也體認到這東西對任何人都沒有幫助。

立即拆閱,用三秒判斷是否需要,不需要的信件當場處理掉,這就是不囤積信件的鐵則。

我雖然分別說明處理文件資料與信件時的判斷原則,但基本道理其實都是一樣的—用三秒判斷是否需要這東西,用不到的東西立即丟掉,謹記這一點就對了。
 
(本文選自全書,周政池整理)

作者︰今藏由香里

一九八五年任職設於TSUTAYA總部的Culture Convenience Club股份有限公司,擔任祕書、行銷企劃人員。從公司只有十名員工的草創時期開始,便跟在社長身邊工作,學習到「創造工作成效的整理力」、「選擇力」與「活用時間」的重要。之後又於美國運通公司擔任祕書一職,深得公司各部門的信賴,亦曾經手法人事業部、加盟店營業部、高爾夫球場營業部等部門的事務。二○○九年自立門戶,創立Office’s Room公司,以顧問身分協助眾多企業與個人改善經營績效,並主持研討會、演講等活動,成為炙手可熱的專業講師。

出版:城邦文化

書名:小事的力量 :將職場習以為常的「基本小事」做好做滿,你不只值得信賴,也將不可取代
 

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