決策背後應有的基本政策

2008-06-19 17:20

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公司的各種決策背後都應該有相關的政策來指導，既不一事事請示高階，也不應放任各級主管各憑己見行事。

有些組織在執行面呈現一團忙亂，管理方面的主要原因有二。一是缺乏明確的政策指導；二是沒有具體的ＳＯＰ（標準作業程序）可供遵行，讓中低層人員面對決策時無所適從，甚至動輒得咎，於是只好凡事請示；其結果是高階主管不得不事事過問、親自裁決，不僅形成「上忙下閒」，而且也難以發揮組織的整體力量。萬一高階主管在決策思惟上「一致性」（consistency）不夠，還會出現前後決策矛盾的現象。

基於這些經驗或觀察，企業就會開始注意各種政策的訂定。然而，應該事先明訂的「政策」有哪些？政策方向的取決是根據什麼？依學理，當然是「策略指導功能政策的取向」；亦即配合組織的策略方向，來制定價格政策、通路政策、研發政策等。至於政策的項目，則可參考各功能管理領域的相關學理，有系統地逐一決定。

然而，這種「由上而下」的政策制定，在涵蓋面上往往仍嫌不足，未必能應付實務上繁多的決策情境。再者，有些「政策」或辦事方法，其實和組織的策略方向，也沒有明顯的對應關係。

例如：若應收帳款或存貨水準發生問題該如何處理？經銷商要求提高利潤時應如何因應？競爭者發動降價突襲，我方是否應立即反擊？媒體出現不利報導時，我們應秉持怎樣的態度來澄清？內部研發資源如何分配？員工出現某些不當行為時，應該如何懲罰？諸如此類，背後都應該有相關的政策來指導，既不宜事事請示高階，也不應放任各級主管各憑己見來採取行動方案。

這些大量的政策或指導原則，不易由上而下進行周延的考量。有時需運用由下而上的方式；當部屬提出請示時，上即應洞察本身各項裁決的政策意涵，在不斷的分析與決策過程中，藉著權衡各種方案的利弊得失，來檢視組織更深層的價值觀或更高層次的政策方向。

易言之，應深入思考這些決策或取捨，期背後更深層的組織抉擇或政策前提是甚麼？並從實際研判與價值前提的檢視與反省中，逐漸行程組織的政策。就像個人在面對嚴厲挑戰或巨大誘惑時，才會檢視自己的深層價值觀一樣。

此一過程，不僅有助於形成更完整周延的政策架構，而且在研究分析時也可以建立組織文化上的共識。更進一步還可以設計標準作業程序，以供基層人員遵循。換言之，理想上組織的每一項「規定」的發展或修訂，都應經過此一檢討程序，量身訂做。

缺乏歷史或經營者不用心的組織，全憑照操而來的規章制度運作，通常會感到十分困擾，其原因也在於此。