大企業的CEO除了日理萬機，每天大概都要接到成百上千封電子郵件，當中有些可能十萬火急，多數是垃圾廣告，可能還有不少惡意騷擾，有網友在美國問答網站Quara上問到：Bill Gates、Larry Page、Mark Zuckerberg 怎麼在百忙之中管理電子郵件？
大企業的CEO除了日理萬機，每天大概都要接到成百上千封電子郵件，當中有些可能十萬火急，多數是垃圾廣告，可能還有不少惡意騷擾，有網友在美國問答網站Quara上問到：Bill Gates、Larry Page、Mark Zuckerberg 怎麼在百忙之中管理電子郵件？
經常在 Quora 回答網友問題的 Wikipedia 創辦人 Jimmy Wales 這回果然又被「釣」了出來，他說：
Jeff Bezos（編按：亞馬遜創辦人暨 CEO）告訴過我，他跟所有人說，如果你寄電子郵件給我，你不是會在十分鐘內收到回信，不然就是永遠等不到。他是個有趣的傢伙，可以笑笑就好，不過就我的經驗來說，這只有一半是玩笑。:)
看完大人物的回答後，來看小助理怎麼說，一位匿名網友簡要描繪了他幫老闆處理郵件的原則。
他自述，自己曾幫一位家喻戶曉的企業名人處理郵件，平均每天大概收到 800 多封信件，如果有什麼大消息，最多一天曾經處理 2000 封信。這些信件大略分類如下：
私人信件通常都可以暢行無阻，抵達老闆手上（幾乎啦，有些例外在下面說明）
媒體信件轉往行銷部門
求職信件轉給人資
跟業務有關的轉至客服部門
勸募請求轉到家族基金會
衣衫不整的女子來信請求心靈慰藉，刪無赦
還有一些信件轉給律師
有一部分私人信件會被擋在他手上，像是笑話啦，政治文啦，或者任何像是在 Facebook 會看到的內容等等，除非寄信人是白名單上的其中一員，不然通通不得其門而入。所謂白名單包括老闆的配偶、小孩、雙親和少數朋友，不過朋友清單愈來愈短了。
他能處理的就盡量處理，他的工作職責包括安排行事曆，因此也可以代老闆約定開會時間。
熱情客戶來信讚美也會連同事先擬定的回信草稿轉給老闆，他的老闆通常自己在草稿上多加一兩行後親自回覆，內容多是由衷感激，但是言辭保持距離，不表露繼續聯絡的意願。
批評指教的信件，也會附上回信草稿轉給老闆。但若是恣意謾罵的就進垃圾桶陪伴裸女。如果實在難聽到有威脅恐嚇的嫌疑，就得請律師出馬了。
每位五百大企業的 CEO 行事風格不一， 對於電子郵件處理的方式也大異其趣，有些人親自處理，有些人交給下屬。這位匿名的回答者說，寄信給他的老闆等於放棄隱私，因為他握有看遍所有信件的權力。
特別有趣的是他自己對這份工作的感想：
我非常了解我的老闆，但是我的老闆對我幾乎一無所知，這是一種很獨特的親密關係，有很深的信任感在裡頭，不只是所謂隱私而已，還包括判斷。
我猜他大概花了半年的時間才全盤信任我的做法，而我又多花了幾個月時間才游刃有餘。說到薪水嘛，10% 是工作上的付出，90% 則是歸給謹慎和周延的判斷力。
還有他也從過來人的經驗提醒所有想寄信給 CEO 的讀者，別以為 CEO 都事必躬親，信件通常是交給助理處理，助理才是決定信件去向的人。如果想要 CEO 親自讀信，不是想辦法跟他成為至交，不然信就寫得就有禮貌一點吧。
How do Bill Gates, Larry Page, Mark Zuckerberg and Jack Dorsey manage their email?↩
本文獲「Inside」授權刊登
