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掌握3W1H原則 新手主管甩菜味

掌握3W1H原則 新手主管甩菜味

陳子言

職場

2014-06-20 14:33

收到晉升的人事命令,面對全新的角色 和職掌,這一步是一步登天,還是跌入萬丈深淵,總是讓許多新手主管忐忑不安。

群文國際顧問總經理何文堂表示,根據統 計,約有6成的新手主管在晉升時沒有做好 準備,而有5成的企業在拔擢人才時,對於新 任主管沒有發展計畫。許多新手主管上任不久後,容易因為對於角色轉換的不適應、無法順利融入團隊文化、工作績效的落差,或是企業內部缺乏支援,沒有提供新手主管即時的協助、諮商和指導,導致工作表現失色或被迫離職。
 
 
突破3R難關 管理大位坐得穩
 
 
想要成功達陣,勝任管理職,就先要迎 接「3R」挑戰。「首當其衝的就是角色認知 (Role)的轉換」。何文堂分析,多數人晉升 主因是專業表現亮眼,但從技術職轉換成管理職,不僅工作職責不同,思考事情的角度與焦點,也必須從個人單兵作戰拉高至團體戰略考量,目標設定也必須從短期目標變成中長期的發展規畫,新手主管必須迅速轉換思維。 
 
 
其次是人際關係(Relationship)的延伸。 新手主管不能再像以前一樣「獨善其身」,想要帶領好團隊,就必須要「上下兼顧、左右逢源」。因此,除了要做好向上管理,還必須要清楚了解每個部屬的職責、優缺點,並做好有效溝通,與其他部門建立有效的跨部門溝通、協調模式,布建部門在企業內的支援網絡。
 
 
最後是工作成果(Result)的改變。新手主 管必須要主動了解老闆的期待有哪些,最好是請老闆將這些期待和目標具體化、描述清楚,適度的釐清,可以減少工作績效與老闆預期的有所落差。
 
 
「3W1H」法則  新主管不可不知
 
 
上任後3至6個月是新手主管最容易陣亡的 關鍵期,想要成功度過陣痛期,何文堂建議 新手主管可以掌握「3W1H」原則:
 
 
「Why」為什麼提拔你,老闆對你的期待有哪些?
 
 
何文堂認為,新手主管上任,最好找機會了解直屬主管對你的評價及未來期 待,以盤點自我能力,若有不足可以盡快補足。他也提醒,新手主管最好與直屬 主管擬定未來報告或諮商的模式,除了固定的工作報告外,每星期最好擬定固 定時間,和直屬主管談談上任後遇到瓶頸與困境,以及需要哪些建議與協助。
 
 
「Who」了解屬下們的背景、長處 適才適用
 
 
「用人所長,才能發揮最大團隊力,」上任後第一個月首要之務就是了解 部屬的背景、能力,善用長處並協助改善短處,最好可以與團隊成員當面對 談,了解其想法和期待,以及屬下們希望可以得到的協助,或從部屬先前績 效考核單,清楚每個人的職掌和表現,才能適才適所。
 
 
「What」掌握自身團隊在公司的定位與目標
 
 
新手主管必須清楚了解部門與每個人的職責目標,才能擬定計畫按部就班完 成任務。除了與直屬主管確認之外,新手主管可向人資單位尋求支援,透過查閱 部門職掌,以及主管職務工作說明書和績效考核表,以檢視部門與自己在公司的 角色與定位,釐清未來對公司的貢獻為何。
 
 
「How」如何整合部門資源,達成公司目標
 
 
釐清新手主管和部門的職責樣貌後,就要找出有效的方法整合資源、達成 目標。舉例來說,針對能力不足,可以在上任後,擘畫精進能力的學習計畫、提 升實力;若部門業務需要常進行跨部門合作,上任後最好拜訪未來需密切合 作的部門主管,先打好關係,培養合作默契,往後才能有效完成組織目標。
 
 
 
 
 

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