在今天看見明天

電梯簡報法:幾十秒把話說清楚

出色文化

個人成長

2016-02-16 11:03

現代人是很忙的。一件事重不重要,需不需要即刻處理,取決於一瞬之間所下的判斷。在商務場合上來說,讓自己的事情受到重視而不被暫緩在一旁,是最必要的。

作者︰美月秋子
 
上司遲遲不批示?
  
電梯簡報並非只能在進行簡報時拿來運用,正如第一章所提及,這是一種可以在所有場面上發揮功效的技巧。
  
舉例來說,假設你現在想要跟上司商量工作上的問題,但對方正忙得不可開交。總算讓你逮到機會了,而如果你用以下這樣的說法來報告,上司會怎麼想呢?請大家站在身為忙碌上司的立場,來閱讀一下以下這段內容。
  
「很抱歉在這麼忙的時候打擾了,請問您現在方便嗎?關於A公司的案 子,我在三星期之前把估價單傳送過去,並且告知對方希望能夠按照我
們的預算進行,但是對方一直沒有回應。我聯絡了好幾次負責人,剛剛 又聯絡一次,但是對方總是回覆『上頭目前還不願意批准,再等等吧』。
負責人是說這樣的費用是OK的耶。該怎麼辦好呢?要去洽詢看看別 間公司嗎?還是要等待A公司的回覆呢?如果要繼續等待A公司做出回應,我想我們商品的交期可能會有點緊。」
  
恐怕話還沒講到一半,就被丟下一句「我現在很忙,你那邊自己處理」,強制中斷話題吧,要不然就是有可能被擱置在一旁暫緩處理。
  
就算你問了「現在時間方便嗎?」,對方爽快地回應「方便」,身為忙碌的上司也很難為了你一個人撥出十幾甚至二十幾分鐘的時間吧。
  
對方不願意聽你說話,是因為你沒有讓對方認知到「這件事很重要」。這並非聽者的責任,而是說話的人,也就是你的責任。
  
如果你最終沒有順利向上司報告這件事,最後發生問題了,被質問「為什麼沒有向我報告」的,又會是你對吧?如果此時你用「我有想跟您報告,但是您沒有時間︙︙」諸如此類的理由來搪塞,將會失去對方的信賴。
  
最好的辦法,就是用幾十秒的時間報告完畢並尋求指示判斷。
  
「估價單寄給A公司遲遲沒有得到回應,是否要找其他公司比較好呢?」像這樣短短一句說明結論,也許就足夠了。如果上司想了解詳情,應該自然會提出問題,我們再針對問題回答,進行最低限度的對話就行了。

現代人是很忙的。一件事重不重要,需不需要即刻處理,取決於一瞬之間所下的判斷。在商務場合上來說,讓自己的事情受到重視而不被暫緩在一旁,是最必要的。

不僅限於自己的上司,交易的公司或客戶也一樣。我想各位讀者最好先有這樣的認知比較好──「大家並沒有時間好好聽你講話」。「不要浪費對方時間」這種概念,我想也將成為未來的商務禮儀之一。

若能運用電梯簡報的能力,不僅幫自己,也幫對方省下時間。在需要對方的傾聽時,電梯簡報可以說是一種最有效的說話技巧。

        
有效改善溝通效率


我的專業領域在於「待客與人際溝通」,從事以法人團體為對象的研修與顧問工作。在待客禮賓的研修課程上,主要是以客服部門的現場從業人員為對象,提供基本的禮儀訓練、待客時的禮賓準則,以及如何與顧客保持長久合作的溝通等課程。

在從事這樣的工作上,先了解一下電梯簡報應該好── 我抱著這種想法在美國的書店讀到電梯簡報的相關叢書後,便展開了相關研究,同時也積極在日常生活中運用這樣的技巧。結果出現了一些連我自己都感到吃驚的變化,以下我想向大家介紹其中幾個發現。

溝通時的誤會減少了

我在與網站製作公司往來時,由於是以想像為主體,有時候會碰上一些難處。例如對方提出了試作的提案,結果我才發現「咦,我想要的不是這樣︙︙」像這樣的狀況並不少。

設計相關產業上,聽說很常發生溝通的疏失與誤解。當傳達力與傾聽力沒有充分同步配合,便會造成時間、成本、勞力上不必要的浪費。從這點來看,若能使用電梯簡報,由於能減少誤解的產生,以結果來說,連帶也就能節省時間與勞力。不只是委託的時候,當你接到委託時也能用電梯簡報的技巧來復誦一次,避免雙方語意上的誤解。

縮短講電話的時間

電話的通話時間變短了,這雖然可以說是理所當然的結果。在講電話時由於看不見彼此,所以會擔心對方是否有理解自己說的話,而容易重覆講好幾次。我發現如果能運用電梯簡報,簡潔扼要地傳達重點,對方也能迅速理解。在電話聽轉語音信箱時,我也會統整好內容再錄下留言。

另外還有一件動作,在準備掛電話前我會再作一次簡報,以達到整理與確認的目的。

購物不再拖沓

我在出完差的回程等新幹線時,常常在車站的共構大樓裡購物,由於還要趕車,所以這時候並沒有辦法慢慢閒逛、仔細觸摸實品、多方考量。於是我一踏進店內就馬上把需求的物品及預算告訴店員,請對方提供我三種款式參考,這樣一來就不用煩惱半天,光憑喜好就能下判斷。以結果來看,我成功縮短了採買的時間。店員也不用小心翼翼地盯著這邊看、一邊誠惶誠恐地靠近我。少了這場心理戰,雙方都能在輕鬆的情緒下完成交易。

讓演講更有效果

我一年大約會進行一百五十場的演講,在我意識到電梯簡報這樣的技巧之後,說話的方式也有了轉變。在一開場的自我介紹、以及說明當日的演講內容時,我都會丟出一個重點,藉此幫助自己講得更流暢,也能營造出強弱分明的對比張力。

擅長進行演講或簡報的人,我是不清楚他們本人是否有所自覺,不過他們的確都會在演說中加入重點。舉例來說,軟銀的孫正義社長在進行簡報時,會先拋出一段三十秒的電梯簡報,再正式進入主題。

自我介紹時更加深對方的印象

我時常會接受報章雜誌的採訪,在一開始交換完名片,自我介紹的同時我會進行一段電梯簡報,就像以下這樣子。
我叫美月秋子,目前從事以企業及團體為對象的待客禮賓課程講師。

因為我身為禮儀老師,大家或許會因為課程主題的關係, 在交換名片時有點緊張,但今天不是上課, 希望各位能放鬆心情,還請多多指教。  

有一些年輕的文字編輯曾問過「我這樣的名片交換方式是正確的嗎?」透過這段話,現場人員就能夠在放鬆的氣氛下展開工作。

結果採訪工作變得流暢順利,從一開始就能熱烈地侃侃而談,花費的採訪時間也變短了。按照以往的流程,在事前都只能得知採訪的主題,細節則是順著當天採訪時的氣氛來發揮。也就是聽到問題之後才開始想答案來回答,整個過程大約都要花上一小時以上的時間,而這次卻在半小時左右便完成了,剩餘細節再用電子郵件聯繫,後來也大多都採取這樣的形式。

我想是因為透過電梯簡報,在開頭先簡潔說明我自身的工作內容與想法,讓記者也比較容易發揮提問。

                                          
(本文選自全書,周政池整理)

作者︰美月秋子

大學畢業後便任職於日本本土及外資航空公司,擔任國際線客艙空服員(CA),已累積有十七年的資歷。此後自行創業,擔任人才培訓講師,以空服員時期所學習的頭等艙高規格服務力為基本,提供獨創的人才研修術而獲得佳評。成效奇佳的研修課程「會賣的業務員、銷售員」受到全國各地的好評與邀約,一年內進行超過150場的研修與講座。本書針對研修課程內現在最熱門的主題「電梯簡報」來做詳細解說,是首度推出的相關主題作品。個人著作另有暢銷書《頭等艙乘客再平凡不過的習慣》、《看穿一個人有沒有前途的「好眼力」》等眾多作品。同時也在日本生活資訊網站「All About」擔任商務禮儀專欄講師。

出版:出色文化

書名:15秒,說服所有人!
 

延伸閱讀

老美觀選妙喻:台灣「歐巴桑式民主」 粉碎中國歷來最大假消息攻勢

2020-01-13

她原本術後恢復差、準備寫死亡診斷…幾天後竟奇蹟重生!醫師:給病人機會,並且永遠做最後放棄的人

2020-01-15

被忽略的美好——餘甘子

2020-01-15

【Netflix春節片單】從《獵魔士》到《愛的迫降》 8部宅在家必看影劇

2020-01-17

編輯推薦