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做事是雜亂無章?還是井然有序? —流程圖 迅速掌握任務全貌

做事是雜亂無章?還是井然有序? —流程圖 迅速掌握任務全貌

劉亦茹

個人成長

達志

2014-12-05 09:15

一間會議室裡傳來熱烈的討論聲,牆上的白板布滿了密密麻麻的文字,跨部門成員正如火如荼的討論宣傳策略,為了明年1月要上市的產品,整個團隊共同凝聚出新產品攻占市場的強烈企圖心,完全看不出這個會議已經進行2小時之久。

會議接近尾聲之際,站在會議桌前方的總經理一一歸納出各部門的活動任務:「請各部門同時動工,宣傳部在各通路製作宣傳看板,公關部負責媒體聯絡,行銷部發起網路粉絲募集試用大隊,並寄送物品、追蹤後續產品反應……。」

 

這樣的開會景象,你是否也很熟悉?主管很快地迅速交待工作任務,當會議結束之後,對自己部門與跨其他部門的工作事務仍是摸不著頭緒,這時就需要管理工具協助規畫,「流程圖」可以讓任務分工一目瞭了然。對管理者來說,可以綜觀各部門職責分工的狀況,而員工也能更清楚跨部門彼此之間任務協作的內容。

 

呈現出跨部門分工全貌的流程圖

 

 

幾個簡單符號 就能說明一切

 

流程圖(flow chart)是使用頻率最高的專案管理工具,特點在於,利用各種不同圖形符號,表達解決問題的步驟或是進行任務的順序,每個步驟之間的順序串聯,就是流程,是一種起源自演算法的表現方式。

 

流程圖可以用來表示業務流程、組織階層、邏輯拆解事物等;在企業應用時,可以呈現生產線的流程,或是完成一項任務的過程,各個階段用圖形符號表示,箭頭方向表示流動方向,步驟之間環環相扣的關聯性,決定了任務最後的發展走向。對管理者來說,能夠全盤掌握整個活動的狀況,是一種輔助決策的好工具;而在工作上使用流程圖,也有助提升規畫力,讓自己做事井然有序,一步一步能讓作業更加流暢。

 

佳威企業管理顧問有限公司顧問項義順表示,「流程有時間概念,必須有思考的廣度跟深度,建議先看整體再看局部,否則會看不到全觀面貌。」項義順觀察,一般人在呈現專案管理時,多用文字主述,少用圖表型思考,而流程圖算是進入圖解領域容易上手的圖表工具。

 

繪製流程圖如何快速上手?

 

繪製前:腦力激盪,將所有工作事項寫下來。

 

先在腦海中將任務流程想過一遍,接著,把所有需要執行的工作事項逐一寫下。舉例來說,舉辦一個活動的流程包括:宣傳活動、印製傳單、收取報名資料、截止報名、通知活動時間……,將這些工作事項依照優先順序排列。

 

繪製中:完整的流程圖,必須符合以下4個原則。

繪製方向由上到下,由左至右。

使用標準貫用的流程圖符號,以利閱讀與流通的廣泛性。

說明文字盡量簡潔扼要。

流程線條盡量統一長度,保持形式統一、美觀。

已經照優先順序排列所有的工作事項,按照繪製流程圖的4個原則,將事項一一填入完成流程圖。

 

繪製後:檢驗圖表,是否有遺漏的工作事項,或是順序更動。

流程圖完成後,再拿出繪製前寫下的所有工作事項一一檢驗,是否遺漏了哪些工作,或是順序上需要調整。

流程的複雜程度在於結合所有步驟的呈現,以直線流程來說,是A到B到C,但再複雜一點就會出現A分成B、C兩個路徑,或是A+B到C,檢驗時,必須多加確認。

繪製流程圖的工具,除了Excel、Word, 線上有許多免費軟體可以製作流程圖,如Diagramly、Dia Portable,也有免安裝版,直接在網站上操作,另存新檔,即可下載完成的圖檔。

 

繪製流程圖 你符號用對了嗎?

 

流程圖看似簡單易上手,應用相當廣泛,但它卻是最常被繪製錯誤的一種圖表,其中最常出現的是「符號誤用」的情況。你知道什麼時候該用橢圓形、方框或平行四邊形嗎?這可不是隨心所欲的選擇順眼的圖形。其實,流程圖符號有通用的統一格式,目前最為廣泛採用的是美國國家標準學會(ANSI)於1970年公布的流程圖符號,如下表所示。

 

流程圖貫用的統一符號

 

1.起止符號   表示程式的開始或結束

2.流程符號   表示流程進行的方向

3.輸入∕輪出符號  表示流程進行的方向

4.處理符號  表示執行或處理某些工作

5.決策判斷符號  表示對某一個條件做判斷

6.連接符號 用於︰1.轉接到另一頁  2.避免流線交叉  3.避免流線太長

 

流程圖的符號本身擁有特殊意義,從符號的形狀可以看出記載資料的形式或工作程序等,符號之間也可以加入說明文字,增加圖表可讀性。

 

舉例來說,流程圖中的橢圓符號,表示工作開始、結束時的行動;菱形符號是決策判斷時才使用,即決策點,每個菱形符號有許多箭號指入、指出,箭號旁需文字註明決策的內容,如是/不是,有/沒有。使用標準流程圖符號將有助於閱讀與廣泛流通應用。

 

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