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處理棘手難題不拖延 提升工作效率

處理棘手難題不拖延 提升工作效率

競爭力直升機

政治社會

2016-11-29 16:24

講求紀律的領導人都認為,能夠妥善處理生活和工作上的棘手事務,是成功的要件之一。正視問題不拖延,才能盡快解決問題,也才能把時間和精力都放在你的「少數大事」上。

說到有效的自我領導,拖拖拉拉恐怕是真正的殺手。根據美國網站《今日心理學》(Psychology Today)的說法,有兩成的人習慣拖延。他們會躲開有挑戰的任務或不想解決重大的問題,甚至找機會來分散自己的注意力。拖延心理會帶來惡果,有些是直接的,有些是間接的。這些負面後果有可能很具體,比如說沒趕上截止期限;或不是那麼具體,比如說因為某個問題一直沒解決而失眠,於是火氣就變大。拖延是阻礙你成功的敵人,會暗中破壞你或你的團隊或你的公司成功達陣的潛力。拖延會促成失敗,對你的組織、員工以及你的領導生涯都有嚴重的影響。

在MAP,我們曾協助過許多不知道如何處理棘手問題的領導人。當他們缺乏必要的經驗和自信來處理某個工作時,就會變得遲疑拖延,刻意擱置不處理。比如說,當有需要找績效不佳的員工來談談時,便會故意拖拖拉拉,因為他們沒有自信能做出有效溝通。我們會個別指導這些領導人去克服這個挑戰,因為獲取必要成果對他們來說很重要,而這些成果都與他們的主要目標息息相關。

你有沒有過這種經驗,一再推遲找表現不佳的屬下來個別談話?或是把困難的計畫一延再延,就因為這些事會考驗你的自信、能力、舒適圈或耐性?以上這些,都是拖延成性的標準警訊。以下方法可以幫你以更大的熱忱來處理這類棘手的難題,改善你愛拖延的毛病。

找出觸發事件:
有個好方法可以改掉你拖延的習慣,那就是自我分析,找出你經常會拖延的是哪一類的事情。知道自己最大的挑戰是什麼之後,就要試著找出你拖延的背後原因。有了這樣的自知之明,才能讓自己看清楚究竟是什麼情況下會陷入這個陷阱?又是如何陷入?再協助自己做出正面的改變。這個練習將會幫你及時辨識出觸發事件,往前踏出一步,你將更有能力去主動回應,把該做的事情做好。


 
當責不讓:
如果你知道自己會拖延某些事,就請建立一套個人的當責系統來克服這種壞習性。比如說,出現棘手的挑戰,便擬出一套小小的行動計畫,設定嚴格的截止期限,然後把行動計畫標示在你的行事曆上。把這棘手的難題放進你的行事曆裡,有助於預防拖延的毛病,讓你能一鼓作氣地解決問題,而非一味閃躲。

踏出第一步:
有句老話說得好:「凡事起頭難」,不管是做什麼事,最困難的就是踏出第一步。只要開始著手那件被你拖延的事,就等於打破了拖延的惡性循環。當我行事拖拖拉拉時,不管是在逃避什麼,最後都會發現那些我逃避的事情百分之九十並不像我想像得那麼糟糕。而且,不管你在拖延什麼,只會帶來更多壓力,你應該心有戚戚焉吧?真是如此,請先踏出第一步去處理,只要肯開始做就離完成任務更靠近了一點。擬出可行的辦法,一步一步去解決問題,你就能馬上感覺到情緒及心理上都有鬆了一口氣的感覺,而那些惱人的事也不再占用你心理的寶貴空間。

採取行動!

※擬定日常計畫時,請一起找出你經常會拖延的事情或活動。找出當週有哪一天曾經拖延了什麼事,或任何跟拖延有關的模式,請優先把它們放進自己的行事曆裡。
※在一天當中專注力最強、精神最好的時候接下困難的挑戰。
※探討你會拖延某些活動的原因。如果你不知道怎麼辦,可以請教別人,或尋求資源來協助你。

(本文選自全書,張若儀整理)

作者:約翰‧曼寧(John Manning)

出版: 大雁出版

書名:領導的本質:成為領導人的52堂必修課
 

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