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向例行工作說Bye Bye

向例行工作說Bye Bye

商周出版

職場

2013-11-04 11:13

無法做出一番成績,是因為所接獲的工作是那些不會和良好評價有所連結的例行性事物,絕對不是因為你沒有能力,或工作不適合的緣故。不論你是不是上班族,工作多半都是從例行性的內容開始。不論是誰,在一開始時,即使是負責例行性工作,也會拚了命去做,嚴格遵守交期,不犯下絲毫錯誤,光是做到這樣就能獲得長官稱讚。但這其實是個極大的陷阱。

一比九法則

我想不管是哪種企業人士,如果一定要工作的話,與其做些例行性工作,大家應該寧願選擇創造性的工作吧!光是試想工作內容,創造性工作就讓人覺得更具價值也更有趣。不僅如此,如果這項工作又可以幫助你贏得肯定,大家當然都會想從事這類的工作。

但是絕大多數的人並不會被指派負責創造性的工作。這是為什麼呢?

理由非常簡單──因為就現實面來說,創造性的工作原本就比較少。在這世界上,一項有價值的創造性工作,必定會伴隨著幾項沒有價值的例行性工作。如果就比例上來看,大概是一比九左右的壓倒性差距。

工作其實就像是一件任務,除了核心業務之外,其他業務就像大樹的枝葉般擴散開來。

比方說,當我們要做到「刪減五百萬日圓經費」這項任務時,就會產生幾項工作,包括整理經費數據資料、根據資料進行各種交涉以刪減經費,最後還要彙整報告等。

另外,如果是「讓營業額成長一倍」的任務,就會產生和顧客接洽交涉、簽訂契約,也會產生業務管理的工作,還包括負責將商品配送至客戶指定地點的後勤工作。

在這麼多工作當中,創造性工作和例行性工作是並存的。但是很可惜,就數量上來看,例行性工作仍然占絕大多數。

除了沒有價值的工作其數量原本就較多之外,數量稀少的創造性工作又必然會衍生出許多事務性的工作或是瑣碎的雜務,所以例行性工作也就越來越多了。例行性工作占絕大多數,就機率上來看,也意味著被指派創造性工作的可能性降低。

因此,如果我們不做任何努力,很有可能只會被分派到例行性工作。如果沒有任何作為,只是祈禱能夠被分派到有價值的工作,不僅創造性工作不會找上門,等到天荒地老,我們也不會獲得別人的肯定與評價。

那麼,到底哪些人才會備受肯定呢?就是那些能抓住數量稀少,具有工作價值的人。
 
具體來說,就「刪減經費」這項任務而言,實際進行交涉刪去經費,絕對比輸入資料更容易獲得肯定;如果是「提高營業額」的任務,比起配送商品,集讚美於一身而享受光環的是簽下訂單的人。儘管輸入資料或是配送商品所耗費的時間與體力遠遠超過交涉或簽單,但是現實就是如此。

即使主管對著全體組員稱讚道:「大家做得很好!因為大家團結一致,才能有這麼好的結果。」但這只是口頭上說說而已,實際上全體組員並不會一起獲得升遷。

雖然聽起來很殘酷,即便是為了完成相同任務,朝著相同目標而努力工作,但升遷機會或是獎金分紅,都只會落在少數從事創造性工作的人身上,這是不爭的事實。
 
 
「能力不佳的人」才會謹守交期
 
工作和能力或適合與否並沒有關係。

無法做出一番成績,是因為所接獲的工作是那些不會和良好評價有所連結的例行性事物,絕對不是因為你沒有能力,或工作不適合的緣故。
不論你是不是上班族,工作多半都是從例行性的內容開始。除了因為例行性工作的數量較多之外,當你還是新進人員時,因為還沒有實際的績效,所以負責例行性事務是理所當然的。

不論是誰,在一開始時,即使是負責例行性工作,也會拚了命去做,嚴格遵守交期,不犯下絲毫錯誤,光是做到這樣就能獲得長官稱讚。
但這其實是個極大的陷阱。

比方說,手上握著兩百張電話費用申請表的課長走到座位旁對你說:
「麻煩你,可以在後天早上前,幫我打好這些單據,然後送到會計那去嗎?」

如果是你在處理這項工作,最會留心哪一方面呢?
沒錯,不犯下任何計算錯誤,一定要確實遵守後天早上為止的這個期限──大部分的人都會意識到這些事。

更有趣的是,不管是已經在職場上打滾的人,還是完全沒有社會歷練的學生,大家的想法都是一樣的。換句話說,如果有一百個人碰到這樣的狀況,就有一百個人都會把「嚴格遵守交期並且不犯任何失誤」這兩件事列為優先考量。

不知道是不是受到學生時期開始,各項作業或是考試、專題講座要交的報告等的不良影響,對多數的日本人來說,「嚴格遵守交期並且不犯任何失誤」這樣的習慣早就深植人心、滲透到骨頭裡去了。因此,幾乎所有人都下意識的認為工作也是一樣,必須遵守交期並且不犯錯。
的確,當你還是新進員工時,這樣做是好的。把例行性事務處理得妥妥當當、毫無失誤,這樣就會獲得主管稱讚。

但是幾年之後,光只做到這樣卻不再被稱讚了。如果工作上一直以來都是「遵守交期並且不犯錯」,漸漸地也會不再獲得好評,之後演變成只有例行性工作才會分配給你。

這正是所謂的「負面螺旋」。

即使留心不要犯錯,謹守交期,但是大家對你的評價還是不會變好。當今這個年代已經不像以往的年功序列制(編按1),只要做久了,總有一天會輪到你出人頭地,有時候還會因為績效不彰而被列為裁員重整的頭號候選人也不一定。

問題是,你只會被分配到例行性工作也是不爭的事實。即使依照上級交辦內容,盡力完成工作,一年過去,當我們試著在評鑑表上寫下今年做過哪些工作時,也就只能寫下這些極為平凡的內容。

換句話說,站在向上螺旋階梯入口的最大障礙,就是「例行性工作」這個大陷阱。

只要你帶著謹守交期、不犯錯的心態做著例行性工作,創造性工作就不會找上門,正因為如此,你總是被分配到例行性工作,等再久也不會獲得好評。為了脫離這種困境,我們勢必要做些改變才行。但是,也不是那麼簡單就能改變,我想有很多人應該連要怎麼改變的方法都不知道吧!
 
舉剛才提到電話賬單的例子。如果接獲這項工作的是一位拚命三郎,雖然長官指示後天早上前交就可以,但是他有可能在第二天早上就完成了。於是他會這麼說:「課長,已經完成了!」
聽到這句話的課長心裡想的卻是:「唉呦,後天再做好就可以了嘛!」

你明白了嗎?這種努力是不會換得任何成果的。但是,因為不知道該如何努力,所以多數人只會做出這種「錯誤的努力」。做事遵守交期,不犯錯,已經很足夠了,但是為什麼我們就只能想到這些呢?

我認為那正是阻礙螺旋上升的最大障礙。同時,能夠幫助我們從例行性工作跳脫出來的線索,也被這障礙給掩蓋了。請先拋棄「工作要遵守交期,不犯錯誤」這項從過去到現在,一直以來被視為常識的觀念。另外也請充分理解,跳脫例行性工作這項大陷阱是一件很重要的事。
 
編按:
1.以年資和職位訂定標準化的薪水,通常搭配終身僱用的觀念,鼓勵員工在同一公司累積年資到退休。
 
 
從例行性工作地獄中跳脫出來的唯一方法
 
我所提出的解決方法之一,就是「把例行性工作變得不像例行性工作」。你的例行性工作比例之所以會高,是因為它占滿了整個工作時間。如果能將其中一項工作變成不是例行性工作的話,比例就會下降。

「但是什麼叫把例行性工作變成不是例行性工作呢?」
「不管如何瞞天過海,例行性工作就是例行性工作啊!」大家會這麼想一點也不奇怪。

要如何「讓例行性工作變得有效率」?

比方說,從交辦的例行性工作當中找出浪費的地方加以改善;過去輸入資料要花一百八十分鐘,現在減少十分鐘,把時間縮短成一百七十分鐘……等,就是屬於這種方法。

但即使提高了效率,也不過是縮短十分鐘而已,再怎麼說還是屬於例行性工作的範圍。從主管的角度來看,即使屬下跟你報告縮短了十分鐘,你也不會大大稱讚一番吧!
「是喔,提高效率縮短十分鐘啊!不過這點芝麻綠豆大的小事不用向我報告吧,你去休息個十分鐘吧!」站在主管的立場,搞不好這就是他們心裡的OS。

但是一樣是提高效率,如果過去要花三天的時間,現在只要十分鐘就可以辦到的話,又是不同的故事了。主管絕對會開心到不行,甚至會放下手邊的工作,用力給你稱讚一番。

如果將工作效率大幅提升到這樣的境界,那麼該項工作就不再只是件例行性工作。雖然說縮短十分鐘不會受到讚揚,但是如果可以縮短到在十分鐘內完成,效率大幅提升到這個地步的話,當然會成為讚揚的對象。

換句話說,即使是件不會獲得好評的例行性工作,如果可以提高效率,賦予其『附加價值』,例行性工作也會大變身,變成一件可以獲得高度評價的工作。 這樣一來,例行性工作的比例也會下降,確保自我成長的時間。而例行性工作本身會變得令人讚賞,可以讓我們脫離負面螺旋,而你終於也收集到一項創造性的工作了。
 
這可說是一箭雙鵰的解決方法。簡單來說,你的首要任務就是從例行性工作當中找出沉睡中的好機會。
 
(本文精選自全書,陳若雲整理)
 
作者︰福井克明
Lucky River株式會社董事長、經營顧問。大學聯考失敗後,直接進入公司就職,以極優異的成績在十九歲就當上店長。有感於經營能力的不足,為了學習商業理論再度報考大學。白天在大學學習經營理論,晚上則在物流公司當約聘員工,帶領十幾名員工。在大學三年內所打工的連鎖補習班中當上社長,其所創下的合格成績及業績都是歷年最高。大學畢業後,開設人力派遣公司,但深感與其當一名創業家,不如當一名上班族更能創造存在價值,因此決心走上上班族之路。
 
之後,歷經東京證券交易所第一部上市企業子公司CFO,以普通員工進入上市外食企業,在一年半內當上董事,擔任經營戰略及IR(投資關係管理)。至今服務過七家企業,歷經無數次從小職員到部長到總經理的過程,以這些經驗為基礎,建構了如何在最短時間內得到成果的工作術。 
 
出版:商周出版(2013年7月)
 
書名:小職員拼上位的祕傳工作術
 
 
目錄:
 
前言 工作要像螺旋梯一般,向上攀升
 
第一章 鮮為人知的「成果」與「評價」的架構
為什麼「有能力的人」可以交出漂亮的成績單?
無論哪種行業,大體上都可以將工作類型一分為二
董事長和新進員工之間並沒有能力上的差別
一比九法則
「比較適合」、「有經驗」這類的話都是謊言
「偶發的差別待遇」引起極大的實際成果差異
雖然模糊不清,不公平卻是每天不斷發生、真實上演
成果與評價的螺旋階梯
「能力不佳的人」才會謹守交期
第一章的重點整理
 
第二章 請降低「例行性工作的比例」
就算讀到一本好書也無法有所改變的理由
「能力不佳的人」多半很忙碌
只要降低「例行性工作比例」就可以脫離困境
從例行性工作地獄中跳脫出來的唯一方法
把垃圾山變寶庫
光靠整理電話賬單,一年省下五百萬日圓的人
一旦「權限」受限,人類的思考就會停止
不要讓自己變成「例行性工作之神」
如果不是第一個發現的人,那就沒有價值
工作就像是陀螺一般轉個不停
第二章的重點整理
 
第三章 只要使用「思考模板」,就可以創造出驚人成果
把例行性工作變成非例行性工作的思考法
為什麼工作會變成只是遵守交期、不犯錯呢?
思考模板1 請推測工作委託人的「期待值」
思考模板2 請調查一下委託人所「關心的事」
思考模板3 請試著想像工作成果的「使用場景」或「使用者」
思考模板4 請想像「繼任者」或「假想敵」的行為
思考模板5 請意識到公司的「六項目的」
思考模板6 請經常思考「驚喜」這個問題
思考模板7 請透過「數據化」和「分析」發現無法找到的部分
思考模板8 請確認努力的「方向性」
思考模板9 請自行決定「時間表」你的工作價值何在?
第三章的重點整理
 
第四章 成為獨一無二的存在,「真正的個人品牌價值」
商務人士真正的個人品牌價值為何?
品牌價值是透過「成果」而形成產出的對象一定是「人」
正因為有差異化,所以才具備存在價值
不要只是一個橡樹果,要成為桃子
不會有人委託孫正義負責統計電話費用
為什麼好評與報酬都是事後獲得?
就算未受賞識,也無須恐慌厭煩 
欲速則不達強摘的果子不甜,越想要的職位只會越受束縛
遇到不好的主管等於遇到絕佳的機會
第四章的重點整理
 
第五章 永久維持「螺旋上升」的方法
工作就像九九乘法表一樣
最後的二十%創造出一五○%的成果
看似他人的責任,也必須視為自己的責任
以自我反省為一天劃下句點
充分了解自己未受肯定的原因
不要用向他人口述般的口吻寫下你的夢想
人生的目的在於「將存在價值極大化」
第五章的重點整理
 
結語 用力,掙出一片美好風景! 

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