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想偷懶 先把電郵刪到10封

想偷懶 先把電郵刪到10封

艾瑞‧梅塞爾

職場

922期

2014-08-21 12:54

在忙碌的生活中,想擁有屬於自己的時間,就要懂得策略性偷懶,選定一項可行的限制,然後堅持到底。
「設限」,是一個獲得自由的重要方式。

設限有多種形式,從精神查核表、電子郵件流程,到你實體空間的設計配置都是。各種形式的設限都很重要,端視手邊的任務而定。許多人發現自己做事很難維持有條不紊,但是我會教你一套既簡單執行、又不必嚴格自律的方式,這一切都關乎設定「限制」。

只要你說得出來,都可以加以設限!無論是電子郵件、買日用品、駐足的時間或是你的工作日,統統都可以。收件匣不應保留超過五十封的電子郵件,也不需要八盒穀類早餐,每小時不該花超過幾分鐘在facebook,而且你的工作日絕對不該多達七天。每件事都該有個限度,即使是休憩時間。

上限顯然有需要,但許多人會錯過另一面:每件事的最低限度。這非常適用於旅行(每月至少要安排一趟旅行)、健康〈每周至少要跑三十哩〉、營養〈每周至少要在家煮飯三次〉等。限制可以根據次數或總量,只要合理皆無不可。

關鍵在選定一項可行限制,然後堅持到底。與其訂一個過於遠大、卻往往無法達成、只讓自己沮喪的限制,不如保守點。

舉個例子吧,我限制自己收件匣不得保留十封以上的電子郵件,不允許超出那個數量,絕不,目前我的收件匣就只有六封。


減少電腦程式 降低依賴

 

設定郵件篩選器、有虛擬助理協助,加上自動回應機制,將我收到的電子郵件數目,降低到能即時處理的程度,收件匣也就從不留超過十封以上的訊息。若我發現自己不斷超出自己設下的限制,那代表得再簡化這套系統,或是虛擬助理得更常檢查電子郵件,或有什麼地方得改變。無論是哪一項,都不代表沒有方法解決。

當我改用蘋果電腦,一方面是因為我想這麼做很久了,另一方面是因為電腦壞了。我雖然有備份,資料卻不是最新的,因此遺失了一部分,為了不讓這種災難再度發生,我決定轉為雲端儲存每筆資料,這是三年前的事了,那時要這麼做不像現在那麼容易。

由於我把所有資料都存放在雲端,電腦就只有兩種程式:Dropbox及Chrome瀏覽器,其他什麼都沒安裝,這就是我的限制。如果真的還需要什麼別的,我會在網路上尋找另一種能完成相同任務的方法,又或者我會意識到,其實不需要那個軟體也能搞定。

這麼設定的好處在於,假使電腦現在壞了,我可以立即轉到其他台電腦或iPad,在三分鐘內就能繼續作業。我有想過把生活上所有事都轉到iPad進行,在試行一周後,我發現有四、五件任務無法在iPad執行,因此我另尋解決之道。在某些情況下,我需要某項先前還未針對iPad開發的應用程式;另外某些情況則是得傳送資料給我的助理,請她利用某種方式處理好後再回傳〈或直接處理〉,但我最終還是找到完全透過iPad作業的解決方法。

 

靠iPhone就搞定所有事
 

在那之後,我又更進一步思考能否只靠iPhone便完成生活上的大小任務?我太太和我前往洛杉磯一周,我成功地只靠iPhone處理生活上、生意上的種種事務──長島的建築案、寫這本《偷懶》的專案及任何事。在那一整周只出過兩次小問題,也都找出方法解決了。

雖然拜較大的螢幕及較高的處理效能所賜,iPad的效率高出iPhone十倍,而電腦又高出iPhone百倍,而且我並不打算每天只用iPhone處理生意,但知道必要時也能這麼做很棒。

為簡化你的生活、能有條不紊地處理事情,替每件事立下合理的限制吧。若發現自己不斷逼近那些限制,通常代表某些事該調整。

(本文選自法則七.孫蓉萍整理)

 

偷懶

明人都在用的策略性偷懶法

作者︰艾瑞.梅塞爾(Ari Meisel)

身兼效率顧問與成就建構師,樂於想出各種更為省時省力的方式,透過精簡、自動化及委外各項生活大小事,構成了「策略性偷懶」,適合企業、創業家,以及任何想從生活上再多擠一點時間的人。艾瑞.梅塞爾和妻子、三個小孩及兩隻狗住在長島。

譯者:黃貝玲

出版:大是文化出版(2014年9月)

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