為什麼你我特別害怕混亂？一遇亂，直覺反應就是趕快整理，回到熟悉的狀態。但如此一來，反而讓我們更看不清事情真正樣貌，也因此錯失人生中的許多機會。
每天，他都會反省自己所做的事，如達不到，就在筆記本畫上一個黑點。他就這樣每天檢討、記錄，數十年如一日。五十九年後，他在寫回憶錄時，用不少篇幅描述他的美德日記，更加肯定這種作法使他養成良好的習慣。
連偉人都無法改掉的缺點
富蘭克林擁有雄心壯志，他的美德日記確實使他成為更好的人：筆記本上的黑點一開始很多，漸漸變得越來越少。這不足為奇，畢竟他不管下定決心做什麼，都會貫徹到底。他終究成為史上最有名、最多才多藝的人：他把墨西哥灣流畫在海 圖上；發明遠近兩用的雙焦點眼鏡、避雷針和可彎曲的導尿管；他是美國第一任郵政署長，曾任駐法大使和賓州州長；美國獨立宣言的文件也是由他簽署的。
但這個偉人卻有一個缺點一直改不了。
在富蘭克林訂立的美德目標當中，第三種就是秩序：東西要放在一定的地方，養成物歸原位的好習慣，每日按照既定計畫行事。儘管這個目標看來簡單，富蘭克林卻老是做不好。他在回憶錄中感嘆道：「為了秩序，我實在傷透腦筋，不知怎樣才會進步。我就是改不了這個壞習慣，幾乎想要放棄了。」
富蘭克林所言並不誇張。一個學者寫道：「去他家拜訪過的人，都很驚訝，他竟然把重要文件到處亂放，有的在桌上，有的在地板上。」富蘭克林的人生已經夠豐富了，很難相信他要是能把文件、資料整理好，人生就能更成功。
我們都具有想要整潔的想法，本能地欣賞秩序，認為雜亂不可能會帶來任何好處，甚至以為亂本身就是不好的。
富蘭克林的錯誤似乎不讓人訝異，讓人跌破眼鏡的是，這麼一個有決心、毅力、事在必成的人，為何就是這個目標無法達成？也許，在他的下意識中，他已明瞭凌亂並非成功的阻礙。其實，在人生的許多層面，整潔有序並非關鍵。
研究職場行為的學者有時會把人分成兩類：一類傾向把所有的文件歸類、整理好，也就是「歸檔派」，另一類則喜歡把所有的文件堆在一起，也就是「堆積派」。幾年前，AT&T實驗室的研究人員惠特克（Steve Whittaker）與賀許柏格（Julia Hirschberg）研究辦公室裡的人員處理文件的方式。誰最喜歡堆積文件，讓文件堆積如山？誰最會主動處理，一一歸檔？如果辦公室要遷移，規定每一個人都得減少檔案數量，誰做得比較好？
常收拾反而囤積沒用檔案
結果讓這兩位研究人員很驚訝。「我們以為歸檔派擅長新文件的評估、分類，能去蕪存菁，比較容易找到所要的檔案。」但這不是他們發現的結果。歸檔派並不會精簡檔案，只留下經常重要的或經常查詢的。
他們的檔案櫃總是整整齊齊地擺滿許多不再使用的文件。他們喜歡把桌面淨空，一有檔案就迅速歸類、整理，到頭來反而囤積了很多沒用的檔案。要找出真正有用的東西時，儘管已經整理好，由於沒用的檔案太多，仍舊不易搜尋。由於這樣的人在分類、歸檔上花了太多工夫，乃至對檔案產生依賴，最後變得任何檔案都難以割捨。
至於堆積派，總會把所有的文件堆在桌上。過了一段時間，發現有些文件已經沒用了，就會丟到資源回收桶裡。留下來的都是實用或常用的檔案。到了要遷移辦公室時，堆積派通常只留堆在上半、比較常用的部分，下半幾乎很少使用的文件 就丟掉了。對堆積派的人而言，如果有人看不慣他們桌子亂七八糟，索性動手幫他們整理，如此一來反而造成大災難。
一項研究發現，我們大約每五天就會建立一個新的郵件資料夾。
整理郵件是在浪費時間
電子郵件的歸檔、 整理很花時間——根據全錄帕羅奧圖研究中心（PARC）的研究，我們花在電子郵件上的時間，光是整理就占了一○％的時間。但這樣花工夫整理，還是值得吧？錯了！惠特克曾與IBM研究中心人員發表一篇精湛的報告「我是否浪費時間整理電子郵件？」他們下結論道，你確實是在浪費時間。
惠特克等人經過數百位受試者的同意，在他們的電腦安裝監控軟體，追蹤受試者使用電子郵件的情況，總計達八萬五千次，包括在收件匣中使用捲軸上下查看，尋找某一封郵件、從以寄件人排序的資料夾中點選某一封標題的電子郵件或使用搜尋功能。
惠特克發現，從一層又一層資料夾中點選郵件費時約一分鐘，但如使用搜尋功能尋找郵件，平均只花十七秒就找到了。靠資料夾分類的人花較多的時間尋找郵件，且不見得能找到要找的那一封。換言之，縱使把所有的郵件丟到一個「檔案」的資料夾，找尋郵件的速度，要比從一層又一層的資料夾樹狀結構去找來得快。
如果將文件仔細分類反而導致生產力下降，整理電子郵件等於浪費時間，那行事曆的管理呢？有關行事曆的管理有兩種作法。一種是只記錄預約的時間，如看診、搭機或開會；大部分應留下空間，好讓我們安排時間。另一種作法則是仔細安排每一個時段的工作計畫，專心完成。
科技強人不做時間管理
有人曾實驗極端作法。安德里森（Marc Andreessen）是網際網路第一代新星，他在一九九四年創立網景通訊（Netscape）， 把這家公司賣掉後得手四十億美元，之後在矽谷成立一家創投公司，投資Skype、Twitter、Airbnb等公司。
由於各方邀約和會議不斷，讓他非常苦惱，他索性保持行事曆空白，不做任何約定與計畫。如果某件事真的非常重要，就該立刻做。如不夠重要，那就用不著占據安德里森未來的時間。他寫道：「我一直在實驗這種作法。我甚至無法告訴你，這麼做之後，我有多快樂。」
即使我們不能像安德里森那樣拒絕任何人的約定，也或許可以學到一點，那就是別把自己的行程排得太滿，才有調適的空間。計畫過於周詳，沒有彈性，很快就會流產了。每日計畫雖然看來井然有序，但人生本來就亂七八糟、 變化莫測。
不整理的人生魔法
作者 提姆．哈福特
● 《金融時報》「臥底經濟學家」專欄作家、BBC 廣播節目主持人，也是牛津大學納菲爾社會科學院訪問學者。
● 著作《臥底經濟學家》（中文版書名《誰賺走了你的咖啡錢》）全球銷售近百萬冊，授權近30 種語言。
● 2016 年、2006 年兩度榮獲巴斯夏新聞獎，廣播節目也曾連續三年獲得英國皇家統計學會優秀新聞推薦。
譯者 廖月娟
出版 天下文化
出版日期 2017/3/30
