在今天看見明天

會前做功課達成共識 開會就是為了結束會議

鄧麗萍

競爭力專題

2015-09-30

Yahoo奇摩董事總經理王興在開會前,花兩小時讀資料, 利用手機和一千兩百多名員工溝通無時差, 讓她能夠在一小時內結束會議,即使一天開六、七個會,工作效率卻是別人的三倍。

二○一四年升任Yahoo奇摩董事總經理的王興,經常要和亞太區及美國總部接洽,不僅工作充滿多樣性,工作時間更是「永遠在二十四小時的時差中」。

白天,王興忙於處理台灣辦公室的業務;晚上,要和亞太區同事進行電話會議;隔天清晨,又要和美國總部接洽,幾乎不分晝夜。意志力堅強的王興形容自己,忙起來可以三天不睡覺,但卻從不瞎忙。

王興提高工作效能的方法就是「一心多工」,別人工作十二小時,王興卻能槓桿出兩、三倍的時間,等於別人要做兩、三天的事情,她一天就能完成。能夠在短時間內完成工作,王興的祕訣就是善用手機和通訊軟體。

「我有七○%的工作時間都花在手機上。」作為一名決策者,王興經常召開跨部門會議,只要有疑慮,她會馬上找負責的同事與會,或透過通訊軟體,即時確認進度,可說是「溝通無時差」。

決策有效率,先有共識再來開會

管理約一千二百名員工的王興說,主管級會議的任務是做決策,由於執行者是部屬,主管通常不會知道太多細節。「當主管談論時,可能部屬已完成,只是你不知道。」Yahoo奇摩媒體業務部副總經理方盈傑形容王興「速度之快異於常人」,她透過即時通訊,一邊開會一邊查詢工作進度,讓決策變有效率,開會時間通常不超過一小時。

「開會應有的態度是,我們要來結束一個會議。」王興說,若抱著來討論心態,就容易發散,她希望以身作則,帶領高效能的團隊。

在開會前,王興會用兩小時做足準備,有時是前一天晚上十點以後,有時是當天早晨七點至九點,先理出重點,如果發現資料有問題,她也會事先求證,或者請同事再另行準備。

對王興來說,開會是解決問題,她不會讓兩個部門吵架,也不把開會當成是考試,來考倒同事。相反的,她要求部門主管在開會前先討論,達成團隊共識,在會議中提出不同方案的選項,做出最後的決定。曾有一次,兩個部門的主管各持己見,僵持不下,王興把他們關在會議室裡,三小時後終於有了共識,會議才繼續進行。

手機分類法,公務私人不混淆

王興有兩支手機,一支是公務機,一支是私人手機,她利用分類管理的方法,把公事往來的人和親朋好友歸檔在不同的手機,從聯絡資訊、電子郵件、簡訊等區分開來,在翻找舊郵件或簡訊等資料時,就省下了不少時間。

每天,王興至少六、七個會議,特別的是,同事都可在內部網路上看見王興的行事曆。原因是,想要找她開會的同事,能夠很快地確認會議時間,不用向她的祕書查詢。透明化管理風格,彰顯她以「團隊效率」為主的領導作風。

即使頻繁使用科技產品,王興卻不會被綁架,反而很重視紀律。為專注工作,她的LINE全關靜音,在固定的時間去檢查,才不會時時被「叮咚」所干擾。不僅如此,王興卻始終保持寫筆記的習慣。打從當業務員開始,她就持續用一本又一本筆記,記下自己的點子。「當想法形成文字時,能夠幫助我思考,或者找出問題。」

走動式管理,營造積極工作氛圍

雖然現在有社群網站或LINE群組,取代部分人際溝通,但王興還是十分重視面對面溝通。科技產品的使用模式,尤其削弱了年輕人與人互動的能力,讓他們即使意見不同,也寧可悶在心裡。「山不走向你,你就走向山。」有著俠女個性的王興,喜歡與人在一起,對同事採取走動式管理,碰到零碎的時間或開會空檔,就會走出辦公室,和同事聊聊天,希望營造出積極快樂的工作氛圍。

上任一年多,王興即使工作時間更長、工作內容更多樣性,但卻始終抱持的信念是:「我相信團隊的力量,永遠把人放在對的工作上。」對她來說,與其管理好自己的時間,不如提升團隊效率,才是發揮時間最大效能的方法。

王興
關鍵兩小時的祕訣

開會前做兩小時功課,讓會議在一小時內結束,並做出決議。
用兩支手機做分類管理,把公事私事隔開,翻找舊郵件或資料變得更快。

王興
現職:Yahoo奇摩董事總經理
經歷:傳立媒體董事總經理、博達華商國際廣告傳媒北京分公司副總經理、大成食品中國行銷副總
學歷:淡江大學英文系

 

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